ケアプランデータ連携システムとは？導入のメリット・デメリットや料金を徹底解説

介護現場では、サービス利用票やケアプランのやり取りをFAXや郵送で行っている事業所も少なくありません。しかし、こうした業務は転記作業や確認作業が多く、職員の負担となっているケースもあります。

そこで注目されているのが「ケアプランデータ連携システム」です。ケアプランやサービス提供票などの情報を電子的にやり取りできるため、事務作業の効率化や情報共有の迅速化が期待されています。一方で、「導入するメリットは何か」「費用はどれくらいかかるのか」「デメリットや注意点はあるのか」と気になっている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、ケアプランデータ連携システムの概要から導入のメリット・デメリット、利用料金までわかりやすく解説します。導入を検討している事業所の方は、ぜひ参考にしてください。

ケアプランデータ連携システムとは、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所間での効率的な情報共有を目的としたシステムで、2023年4月に本格的に稼働が開始しました。
ケアプランデータ連携システムを導入することで、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所間で毎月やりとりされる居宅サービス計画書やサービス利用票などのケアプランデータを、デジタル形式で安全にやり取りすることが可能になります。これにより、従来の手書きや印刷された書類をFAXで送る手間が省かれ、業務の効率化が図られます。
導入により、全国的な介護職の人材不足という課題の解消や、事務作業の負担軽減、介護サービスの質の向上が期待されています。

これまで、事業所間のケアプラン（提供票・計画書）やサービス利用票（予定・実績）のやり取りは、FAXや郵送、手渡しなどの方法が一般的でした。しかし、これらの方法には「送受信に時間がかかる」「介護ソフトへの再入力が必要」「入力ミスが発生しやすい」「情報漏洩のリスクがある」といった課題がありました。

ケアプランデータ連携システムを活用すれば、送り手と受け手が同じプラットフォーム上でスムーズかつ安全にケアプランやサービス利用票を共有できます。

ケアプランデータ連携システムで連携できる様式は以下の通りです。

• 居宅サービス計画（第1表）
• 居宅サービス計画（第2表）
• 居宅サービス計画（第3表）
• サービス利用票（第6表）
• サービス利用票別表（第7表）

ケアプランデータ連携では、介護ソフトから必要データ（予定や実績）を出力し、それをケアプランデータ連携システムにドラッグ＆ドロップでアップロードすればデータの送信が完了します。受け手はケアプランデータ連携システムからデータをダウンロードし、その後、利用する介護ソフトに取り込めばOKです。

ケアプランデータ連携システムを導入するために、現在利用している介護ソフトを変更する必要はありません。居宅介護支援事業所とサービス事業所が異なる介護ソフトを使用していても、ケアプランデータ連携が可能なので、現状利用している介護ソフトにケアプランデータ連携機能が付いている場合は、使い慣れた介護ソフトをそのまま使用することが可能です。

ケアプランデータ連携の導入手順は以下の通りです。

インターネット環境が整備されているパソコンを用意します。最新のWindows11の利用が推奨されています。

ネットワーク環境はブラウザ：Microsoft Edge(chromium版)、Google Chrome
PDFビューワーはAdobe Acrobat Readerが推奨されています。

データのやり取りを行うためには、ケアプランデータ連携システムに対応している介護ソフトであることが前提です。ご利用中の介護ソフトがケアプランデータ連携システムに対応しているか、介護ソフトベンダーにご確認ください。トリケアトプスはケアプランデータ連携システムに対応した介護ソフトです。

ケアプランデータ連携システムを使用するには、電子請求受付システムで使用されているKJから始まる14桁のユーザーIDおよびパスワードが必要になります。電子請求用のIDは国保連合会から通知される「電子請求登録結果に関するお知らせ」の書類に記載されています。

ケアプランデータ連携システムのヘルプデスクサポートサイトにアクセスし、製品ダウンロードページより、ケアプランデータ連携クライアントアプリをダウンロードしてください。

システムを導入するPC端末に電子証明書が入っているか確認をお願いいたします。利用できる電子証明書は、『介護DX証明書』、もしくは『介護保険証明書』です。証明書が入っていない場合、電子証明書インストール手順（PDFが開きます）をご覧ください。

ケアプランデータ連携システムの利用状況WEBサイトにアクセスし、電子請求用のIDでログインし、利用申請の手続きを行います。（フリーパスキャンペーン期間中は、利用申請を行うことでフリーパスが自動的に適用されます）

ダウンロードしたアプリにログインし、利用を開始します。

ケアプランデータ連携を行うためには、まずケアプランがデータ化されている必要があるため、介護ソフトのデータ出力の機能を使用する必要があります。

ここでは介護ソフトを使用してのケアプランデータ連携の送信・受信手順についてご説明いたします。例として介護ソフト「トリケアトプス」を使用した連携方法を解説します。

まずは介護ソフトなどを使用して、送りたいデータ準備します。ケアプランデータ連携では、以下の情報を正確に準備する必要があります。

• 利用者情報（氏名、住所、連絡先、保険証情報など）
• ケアプラン内容（サービス内容、提供スケジュール、担当者など）

CSVやXMLなど、各ソフトウェアやシステムで指定されている形式にデータを整える必要があります。トリケアトプスの画面上では、「実績票出力」で利用者をチェックし、「出力」ボタンを押すことでデータの出力が行えます。例としてサービス事業所をあげておりますが、居宅介護支援事業所の場合は、「計画書出力」「利用票出力」からそれぞれデータ出力が行えるようになります。

ケアプランデータ連携システムの画面に切り替えて、「新規作成」からファイル転送・ファイルの受信を行います。複数事業所にまとめて送る場合は「一括送信」が便利です。ドラッグアンドドロップもしくはファイルを選択で、簡単にデータの送信が可能です。

ケアプランデータ連携システムの受信一覧画面から、受信したいデータを確認及び選択し、データ取得ボタンを押下すると、パソコン上にデータが保存されます。

介護ソフトの操作画面に切り替えて、受け取ったデータをソフトに取り込みます。トリケアトプスでは「各種取込」よりドラッグアンドドロップもしくはファイルを選択でデータを取り込むことができます。

トリケアトプスではこのように、データの準備・取り込みの作業を簡単に行うことができ、業務の効率化が行えます。ケアプランデータ連携を導入する際はケアプランデータ連携に対応した介護ソフトを併せて使用することがおすすめです。

介護ソフト「トリケアトプス」の公式ホームページはこちらからご覧ください。

ケアプランデータ連携システムの導入のメリットとして、以下のポイントが挙げられます。

このように、手間やコストが削減されることで、利用者への支援にかける時間が増加し、サービスの質が向上します。また、事務作業の削減により人件費が軽減され、浮いた費用を他のサービスや改善策に回すことが可能になります。結果として、全体の業務効率が向上し、介護現場における生産性の向上が期待されます。

ケアプランデータ連携システムのデメリットとしては、送信者・受信者の双方がケアプランデータ連携システムに登録している必要がある点です。片方のみが登録している場合、システムを利用することはできません。事業所の利用状況（申込状況）は、WAM NETの「ケアプランデータ連携システム利用状況」でエリア別に確認可能です。ケアプランデータ連携を導入している事業所が確認できますので、データ連携システムの導入を検討する際は、周辺の居宅介護支援事業所や介護サービス事業所の利用状況を必ず確認しておきましょう。

相手がケアプランデータ連携システムに登録していない場合も、「データ連携を利用する」「従来通りFAXや郵送でやり取りする」といった使い分けも可能ですが、対応件数が増えると業務が煩雑になる恐れがあります。システムを活用する際は、できるだけ相手方にも登録を促し、互いの利便性を高めるよう努めましょう。

令和8年6月現在は「フリーパスキャンペーン」により無料で利用できますが、キャンペーン終了後は年額21,000円（税込）の利用料が発生します。（※令和8年6月現在、介護保険資格確認等WEBサービスとの統合日まで延長が決定しております。）これまでFAXや郵送にかかっていたコストを考えれば、一定の置き換えにはなりますが、新たなシステム利用料としての出費が生じることに、負担感を覚える事業所も少なくありません。

特に、小規模な介護事業所や、経営に余裕のない施設にとっては、この費用を継続的に支払っていけるのかどうかが大きな課題となります。一部の自治体では補助金の活用が見込めるケースもありますが、そうでない地域では「無料期間中に導入効果が見られなければ継続は難しい」と判断する事業所も出てくる可能性があります。

だからこそ、フリーパス期間中にシステムの利便性や業務効率化の実感がどれだけ得られるかがカギとなります。「費用をかけても導入する価値がある」と納得できるかどうかが、継続利用の分かれ道になるでしょう。

現在の仕様では、ケアプランデータ連携システムは基本的に1台のPCにインストールして利用する形となっており、複数のPCやタブレットからのアクセスには対応していません。そのため、業務の柔軟性や流動性が制限される可能性があります。

たとえば、ケアマネジャーが外出先でタブレットを使ってサービス提供票を送信する、といった操作はできず、決まった端末での作業に限られてしまいます。提供票や実績の一括送信といった定型業務には便利ですが、随時発生する情報共有や確認作業にはあまり適していないという課題があります。

システムを利用するには、事業所ごとのID取得、電子証明書の準備、専用ソフトのインストールなど、一定の初期設定が必要となります。こうした手続きは、日常的にPCを使い慣れていない職員にとってはハードルが高く感じられることもあるでしょう。

また、ITに詳しいスタッフがいない事業所では、設定作業や操作方法の習得に時間がかかる可能性もあります。厚生労働省では、オンライン説明会やサポート体制など導入支援を行っていますが、「ITに不慣れな職員でも本当に使いこなせるのか？」という不安は、導入をためらう要因の一つです。

このシステムの導入メリットは、特にFAXでのやり取りが多い事業所や、大規模な介護サービス事業所においてより顕著に現れると考えられます。一方で、もともとFAX送信の頻度が少ない小規模な事業所では、導入による業務効率化の効果を実感しにくいケースもあるでしょう。

また、デジタル化に伴って業務フローが変化することへの適応には時間がかかる場合があります。「これまで紙で行っていたやり取りをすべてデジタルに移行するのは難しい」「スタッフが慣れるまで逆に作業が増える」といった声もあり、スムーズな移行のためには業務全体の見直しが求められることもあります。

さらに、現在のやり方に慣れているからこそ、あえてそれを崩したくないという心理的な抵抗感が生まれる可能性も否めません。デジタル化の利便性を実感できるかどうかは、こうした課題をどう乗り越えるかにもかかっています。

ケアプランデータ連携システムは2026年1月現在は義務化されていません。令和6年9月18日の厚生労働省資料の資料によると、以下のようなQ＆Aが見られたため、今後も義務化される可能性は低いと考えられます。

Q.ケアプランデータ連携システムの利用を義務化する予定などはありますか？
A. 民民のやり取りなので、現時点では義務化する予定はありません。強制的に利用してもらうのではなく、メリットを理解した上で利用いただくのが望ましいと考えています。

Q.導入が進まない理由はどの地域でも同じだと感じた。取り組み例を参考に普及させていきたい。ただ、普及啓発には限界があり、義務化されるのが一番早いのではないかとも感じた。
A.今回ご紹介させていただきました先進事例を参考に普及検討のほど、よろしくお願いいたします。

義務化される可能性は低いとはいえ、ケアプランデータ連携は人手不足の介護業界にとって強力な効率化ツールです。令和８年度介護報酬改定ではケアプランデータ連携の導入が居宅サービスの加算率の上乗せ要件に追加されました。義務化されていなくても、加算を取得し、安定した事業所運営を行うためには実質必須の要件になってくると言えます。

ケアプランデータ連携を活用することで、紙やFAXでのやり取りに比べ、入力や転記の手間を大幅に削減でき、情報の行き違いやミスも防ぐことができます。導入初期には操作に慣れる必要はありますが、長期的には業務負担を軽減し、限られた人材で質の高い支援を続けていくための重要な仕組みといえるため、長く事業所経営を行うためにも導入の検討をおすすめします。

ケアプランデータ連携システムを導入するためには、『ケアプランデータ連携クライアントの利用料』、『電子証明書発行手数料』、『ケアプランデータ連携に対応した介護ソフトの利用料金』が必要になります。

詳しい料金表は以下の通りです。

※「事業所より伝送を行っており、既に電子証明書をお持ちの場合」、「伝送を委任している事業所の場合」は、ケアプランデータ連携システム専用の電子証明書の発行が必要となりますが、その発行手数料はかかりません。

公益社団法人国民健康保険中央会が実施している「介護情報基盤の活用のための介護事業所等への支援」において、介護事業所が、導入支援事業者から、介護情報基盤の接続サポートとケアプランデータ連携システムの接続サポートに必要な支援を一体的に受ける場合には、その費用が支援の対象となります。令和8年度の申請期間は令和8年5月7日(木)～令和9年3月12日(金)の予定です。※予算には限りがありますので、早めの申請をお願いします。

フリーパスキャンペーンとは、ケアプランデータ連携システムのすべての機能を、使用料1年間（21,000円分）無料で、利用できる期間限定のキャンペーンです。

「導入コストが気になる」「周りの事業所を誘いたいけれど、きっかけがない」そんな事業所もライセンス料の負担なく気軽にケアプランデータ連携システムの利用を始められるキャンペーンです。初めて利用する方・現在利用中の方・一度利用を辞めた方も、すべての事業所が対象です。キャンペーン申し込み期間は、介護保険資格確認等WEBサービスとの統合日（2026年度下期予定）までとなります。

また、今まで処遇改善加算の対象外だった訪問看護、訪問リハビリテーション、居宅介護支援等は処遇改善加算Ⅳの取得に準ずる要件を満たすか、ケアプランデータ連携システムに加入（または見込み）を満たすことで処遇改善加算を算定することができます。

令和8年度介護職員等処遇改善加算について詳しく知りたい方は以下のブログをご覧ください。

A.介護ソフトとケアプランデータ連携システム間は直接連携しておらず、手動でのアップロード・ダウンロードとなるため連携の手続きなどは特に発生しません。

A.どのソフトでも使えるわけではなく、国が定めた「ケアプランデータ連携標準仕様」に対応している介護ソフトである必要があります。「ケアプランデータ連携標準仕様」に対応したソフト一覧は以下のページにまとめていますのでご参考にしてください。

ケアプランデータ連携は介護ソフトのみでは利用できません。介護ソフトはデータの出力・取込を行ないますが、データの送受信は行えないため、ケアプランデータ連携システムを別でダウンロードしていただく必要があります。

ケアプランデータ連携システムは、居宅介護支援事業所と居宅サービス事業所間の効率的な情報共有を目的としたシステムです。システムの導入によって、ケアプランやサービス利用票などをデジタル形式で効率的にやり取りすることが可能になりました。ケアプランデータ連携の活用をお考えの際は、ケアプランデータ連携に対応した介護ソフトも合わせて導入を行う必要があります。

トリケアトプスはケアプランデータ連携システムに対応した介護ソフトです。特別な設定やオプション費用は不要で、標準仕様でケアプランデータ連携システムを利用することが可能です。

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