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介護の基礎知識

介護の給与計算/勤怠管理/シフト作成は介護ソフトの利用がお得!勤怠システム8選も

毎月必要になる介護のシフト作成は、労働基準法や人員配置基準など、守るべきルールが多く、事業所にとって大きな負担になりがちです。その際、勤怠管理や給与計算・シフト作成機能付きの介護ソフトを活用することで効率化が図れることをご存知でしょうか?

この記事では、勤怠管理機能付き介護ソフトがおすすめの理由と、介護専用のシフト作成アプリとの違いを比較しながら解説。また、給与計算機能付き介護ソフト2選と勤怠管理システム6選の計8選をご紹介します。シフト作成にお悩みの事業所様の負担軽減につながれば幸いです。

介護の勤怠管理や給与計算・シフト作成における課題

介護業界では、他業界と比べて勤務形態や働き方が複雑なため、勤怠管理において以下のような課題が発生しやすい状況にあります。

  • 勤務状況の把握が困難
    緊急出勤や日をまたぐ夜勤など特殊な勤務形態が多いため、正確な勤怠状況の管理が難しいことがあります。
  • 給与計算が煩雑
    一人がケアマネジャーやヘルパーなど複数の職種を兼務することがあり、時間単位での給与計算が複雑になるケースがあります。
  • シフト作成の負担が大きい
    2交代・3交代制などの複雑な勤務体系に加え、人員配置基準を守ったり、加算の算定要件を満たす必要があるため、シフト作成に時間と手間がかかります。

これらの課題は、従来の紙やExcelなどのアナログ手法ではもちろん、一般的な勤怠管理システムでも対応しきれない場合があります。

給与計算時に注意すべき介護事業所特有の要件

介護事業者における給与計算では、職種などによる給与額の違いや、加算など注意すべき事項があります。そのため、介護に特化していない通常の勤怠システムでは、介護特有の要件に対応しておらず、シフト作成の際に不便に感じる場合があります。介護事業所の給与計算特有の事項について、以下にて詳しくご説明します。

職種や保有資格による賃金額の違い

介護事業者では、以下の表のように職種によって平均月収に差があります。また、介護福祉士や看護師の資格の有無などによって手当も変わってくるため、給与計算の前にこれらの情報を整理する必要があります。

職種別平均月収表(常勤)
※介護職員処遇改善支援補助金を取得している事業所のみ

介護職員処遇改善加算による給与支給

介護職員処遇改善加算を算定している場合、以下の表のサービス類型別で加算率が設定されています。介護報酬改定に伴い、処遇改善に関わる加算は今後も変更される可能性もあります。

※以下は訪問介護の加算率となります。

法改正による変更

社会保険料は毎年9月に変更されます。また、雇用保険法の改正により、雇用保険料が変わる可能性もあるため、給与計算を担当する職員は最新の情報を常に確認する必要があります。

介護職のシフト作成をするコツは?

シフト作成業務の負担が大きい場合は、まずは介護のシフト作成のポイントを抑えているかをチェックします。
注意するべきポイントは以下の通りです。

1. 必要な人員構成を把握する
各時間帯で必要な人員を把握し、スムーズに業務を回すためにスタッフの能力や経験を考慮した配置を行いましょう。
2. 法律や行政の配置基準を守る
人員配置基準や労働時間に関する規則を厳守することは必須です。自治体や厚生労働省の情報を参考に、人員配置基準を満たしたシフト作成を行いましょう。
3. 確定しやすい日から組む
希望休や固定シフトの職員、施設イベントなど、変更が難しい要素を優先的に決めると効率的です。
4. 夜勤を優先して配置する
負担が大きい夜勤は、公休を3~4日ごとに設け、一定ペースでシフトを組むことが望ましいです。

介護のシフト作成・管理を行う方法

介護のシフト作成を行うには、以下の通り、いくつかの方法があります。

  • シフト作成機能の付いた介護ソフト
  • 介護専用のシフト作成アプリ
  • 介護専用以外のシフト作成アプリ
  • ExcelやGoogleスプレッドシートなど汎用的なツール

シフト作成自体は上記のどの方法でも可能ですが、シフト作成の負担を減らして作業を効率化したい場合は、「シフト作成機能の付いた介護ソフト」もしくは「介護専用のシフト作成アプリ」など、介護業界に特化したツールへの乗り換えがおすすめです。
なぜなら、上記2つのツールは介護特有の要件を満たしていたり、介護計画表など、様々なデータと連携していることで効率化に繋がるためです。

以下では、介護専用のシフト作成アプリとシフト作成機能の付いた介護ソフトを使用するそれぞれのメリットを詳しくご紹介します。

シフト作成機能の付いた介護ソフトでシフト作成・管理を行うメリット

介護ソフトを使用してシフト作成・管理を行うことで、介護専用のシフト作成アプリを新たに導入するコストが不要なため、コストが削減できる点が大きなメリットです。また、介護ソフトに入っているデータとの連携により効率化が行える点もポイントです。

また、介護ソフトの開発元は当然介護業界の要件にも精通しているため、人員配置基準や加算など、介護特有の要件にもある程度対応できる場合が多いです。

コストの削減

介護ソフトにシフト作成・管理機能が付いているものを選ぶことで、シフト作成・管理ツールの使用料がかからず、介護ソフトの使用料のみでシフト作成を行うことができます

有料の介護のシフト作成ツールの利用料は、月額数千円~数万円程のため、その分の固定費が削減できます。現状ご利用中の介護ソフトがあれば、シフト作成機能があるか確認すると良いでしょう。新たに介護ソフトの導入を検討している場合や、乗り換えの場合もシフト作成機能の有無をチェックするのがおすすめです。

勤怠管理・給与計算機能と連携が可能

勤怠管理・給与計算機能が備わっている介護ソフトであれば、勤怠管理や給与計算機能と連動することで、シフトと勤務実績を一元管理でき、転記の手間を省きます。これにより大幅な業務効率化やミスの防止に繋がります。

シフト作成アプリでは、サービスにもよりますが、シフト作成に特化しているため、これらのデータを一元管理できる機能が付いていない可能性があるため注意しましょう。

サービス計画表との連動

シフト作成に介護ソフトを使用することで、サービス計画表と連動させることができます。これにより、利用者ごとに時間・曜日で訪問スタッフを設定することができ、スタッフのシフト割り振りも同時並行で行うことができ、効率化に繋がります

介護専用のシフト作成アプリでシフト作成・管理を行うメリット

介護専用のシフト作成アプリのメリットは、人員配置基準や加算など、介護特有の要件に対応している点です。介護に特化していない勤怠アプリでは、介護特有の要件に対応していない場合があります。

シフト作成機能付きの介護ソフトも最低限要件を満たしていますが、あくまで介護保険の請求業務やその他の事務作業の効率化ツールがメインのため、シフト作成機能は付属機能となり、専用ツール並みの機能が備わっている介護ソフトは少ないです。また、数少ないシフト作成機能の充実している介護ソフトも、その分使用料が割高となる可能性が高いです。高性能のシフト作成アプリを使用したい場合は、介護ソフトとは別でシフト作成アプリを導入することがおすすめです。

人員配置基準や加算のチェックを行うことができる

介護のシフト作成アプリのなかには、人員配置基準や加算要件の自動チェック機能がついているものがあります。人員配置基準は職種ごとに常勤換算法を用いて確認しなければなりません。また、申請している加算に合わせて要件がチェックできているか自動でチェックが行えるものもあります。

勤務形態一覧表の出力が行える

シフト作成アプリによっては、勤務表を厚生労働省が指定した「従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表」の状態で出力できます。

勤務形態一覧表は、6年に1回の事業所指定更新や処遇改善加算の申請、定期的に行われる実地指導など、あらゆる場面で必要になる書類です。普段作成している勤務表とは別にデータを作るとなると、作業者の負担になってしまいます。定められたフォーマットに合わせて、エクセル形式で出力できる機能が備わっていれば、シフト作成したデータがそのまま使えて便利です。

 

以上の通り、シフト作成機能の付いた介護ソフト・介護専用のシフト作成アプリはそれぞれ異なるメリットがあります。費用や事業所の規模や欲しい機能と照らし合わせて、事業所の規模や機能のニーズに合わせて、適切なツールを選びましょう。

勤怠管理に対応している介護ソフトおすすめ2選

勤怠管理に対応している介護ソフトを提供するメーカーは、現在のところごくわずかです。訪問介護に特化したソフトであれば、シフト作成から給与計算まで対応しているものもいくつかありますが、入所系施設に対応したソフトはほとんど存在しません。しかし、次にご紹介する2社は、介護ソフトと給与・勤怠管理が連動したシステムを提供しています。

福祉見聞録(東経システム社)

東経システム社が提供する勤怠管理システムには、以下のような特徴があります。

1. 全自動での勤務表作成
あらかじめ複数の条件を登録しておけば、数回のクリックだけで勤務表を自動作成できます。手作業の負担を大幅に軽減し、スムーズなシフト管理が可能です。
2. 有給申請から繰越管理まで一元化
勤務表画面で勤務実績を登録することで、有給消化実績が自動集計されます。また、有給の付与パターンを事前に設定できるため、有給管理にかかる手間を大幅に削減できます。
3. 打刻データを集計し、給与ソフトと連携
東経システム社の給与ソフトと連携し、打刻データを元に集計した情報をそのまま給与ソフトへ反映できます。これにより、勤怠データと給与情報の整合性を保ちながら、スムーズな給与計算を実現します。
福祉見聞録(東経システム社)

カイポケ(エス・エム・エス社)

エス・エム・エス社が提供する勤怠管理システムには、以下のような特徴があります。

1. カイポケユーザーは勤怠ソフトを無料で利用可能
カイポケユーザーであれば、オプション費用無しで勤怠管理ソフトを無料で利用できます。
2. パソコンやタブレットで打刻可能
専用のタイムカード機器を設置する必要はなく、パソコンやタブレットから直接打刻が可能です。
3. 勤怠管理から給与振込まで一元管理
勤怠ソフトとは別で給与ソフトも用意されており、勤怠ソフトで作成したデータを給与ソフトにスムーズに連携できます。さらに、給与ソフトから従業員の口座へ直接給与振込も可能です。全ての業務を一元管理できるため、作業負担を大幅に軽減し、業務効率の向上につながります。
カイポケ(エス・エム・エス社)

介護・福祉の勤怠管理に対応した勤怠ソフト6選(介護ソフト以外)

勤怠機能付きの介護ソフトは少ない一方、介護・福祉業界向けの勤怠管理ソフトは多く存在しています。ここでは、介護ソフトメーカー以外の介護・福祉業界に精通した6つの勤怠ソフトf休日設定も可能となりますをご紹介します。

就業大臣NX(応研社)

応研社が提供する「就業大臣」のオプションとして提供されており、本体の「就業大臣」を導入していれば、15万円からで導入可能です。応研社は高い知名度と多くの導入実績があり、安心して使用できるソフトです。

就業大臣NX(応研社)

勤次郎(日通システム社)

5,000社以上に導入されている勤怠管理ソフトです。日通システム社は人事・給与ソフトも開発しており、勤怠、給与、人事の連携に優れています。

勤次郎(日通システム社)

シフトマックス(KYOUDOU社)

クラウドベースの勤怠システムで、入所施設だけでなく、訪問介護や通所にも対応しています。打刻方法はスマートフォンやICカードのほか、通話や指紋認証にも対応しています。

シフトマックス(KYOUDOU社)

快勤くん(キタムラコンピュータ社)

ICカードに対応した勤怠管理システムで、業務形態に合わせた細かいカスタマイズが可能です。快勤くんシリーズは「快勤シフト」「快勤たぶれこ」「快勤管助」の3つの製品で構成されています。

快勤くん(キタムラコンピュータ社)

クロノスPerformance(クロノス株式会社)

介護ソフトメーカー「NDソフトウェア社」の後継システムで、30年以上の実績があります。他社のソフトとも積極的に連携しており、信頼性が高いです。

クロノスPerformance(クロノス社)

CAERU勤怠 介護(CAERU株式会社)

ICタグ、携帯、スマートフォン、FAX OCRなどで勤怠管理が可能なソフトです。30日間の体験版が提供され、体験版終了後は月額5,000円で利用できます。

CAERU勤怠 介護(CAERU株式会社)

トリケアトプスは給与計算やシフト作成・管理機能の付いた介護ソフトです

トリケアトプスは給与計算やシフト作成・管理機能の付いた介護ソフトです。

土日、祝日、夜間・深夜・早朝の割増設定はもちろん事業所単位の休日設定や交通費、各種手当の登録も可能です。また、自費サービス・障がい福祉サービス・社内業務の給与計算にも対応しています。給与一覧表、明細書はCSV形式にてデータ出力もできますので資料作成に役立ちます。

以下では具体的にどのような機能が付いているかについてご説明します。

シフト作成対応のサービス種類

トリケアトプスでは、以下のサービス種類でのみ給与計算を行うことができます。

  • 訪問介護
  • 訪問介護(障がい福祉)
  • 訪問看護

主に訪問系のサービスでのみ給与計算機能を持たせており、居宅介護や通所介護では現状給与計算機能が付いておりません。
ご希望のサービスに給与計算機能が付いているか詳しく確認したい場合は、お問い合わせフォームやお電話からお気軽にお問い合わせください。

基準給与

以下のように基準給与を設定することが可能で、時給計算か1回ごとに計算を行うかを選択できます。
独自サービスの追加の設定も行うことができます。

シフト管理・給与計算機能との連携が可能

トリケアトプスではシフト管理・給与計算機能との連携が行えるため、それぞれの転記や他ソフト間のやり取りが不要で、効率化に繋がります。

サービス計画表との連携

サービス計画表の「スタッフ割当」より、スタッフを割り当てることで、スタッフスケジュールにも自動的に反映され、シフト作成が楽になります。また、利用者の予定だけでなく、自費サービス・会議・研修・移動・待機など、事業所で独自に作成した予定を割り当てることも可能です。
また、スタッフへのメールでのシフト送付機能もありますので、スタッフごとに送付する手間が省けます。

まとめ

介護ソフトを使用してシフト作成・管理を行うことは、コスト面やその他データとの連携による効率化などのメリットがあります。ただし、すべてのソフトが事業所のニーズに合致するわけではありません。事業所に必要な機能を明確にし、体験版やデモを活用して適切なソフトを選びましょう。

トリケアトプスは、介護のシフト作成・管理について、一部限定的な部分もありますが、条件が合致すれば、最低440円~使用できる、非常にコスパの良いシフト作成機能の付いた介護ソフトです。
最大3ヶ月間の無料体験を行っておりますので、ぜひこの機会に使用感をお試しください。

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