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介護の基礎知識

ケアプランデータ連携システムとは?義務化されるの?導入手順やメリット、料金や対応ソフトなど

2022年9月、厚生労働省は「ケアプランデータ連携システム」の本格稼働を実施すると発表しました。
本記事では、ケアプランデータ連携導入をお考えの事業所様向けに、ケアプランデータ連携の導入手順やメリット、料金や対応する介護ソフトについて解説します。

ケアプランデータ連携システムとは?

ケアプランデータ連携システムとは、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所間での効率的な情報共有を目的としたシステムです。
導入することで、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所間で毎月やりとりされる居宅サービス計画書やサービス利用票などのケアプランデータを、デジタル形式で安全にやり取りすることが可能になります。これにより、従来の手書きや印刷された書類をFAXで送る手間が省かれ、業務の効率化が図られます。
全国的な介護職の人材不足という課題の解消や、事務作業の負担軽減、介護サービスの質の向上が期待されています。

ケアプランデータ連携システムで連携できる様式は?

ケアプランデータ連携システムで連携できる様式は以下の通りです。

  • 居宅サービス計画(第1表)
  • 居宅サービス計画(第2表)
  • サービス利用票(第6表)
  • サービス利用票別表(第7表)

ケアプランデータ連携システムを導入するメリットとは?

ケアプランデータ連携システムの導入のメリットとして、以下のポイントが挙げられます。

■書類作成時間の削減
デジタルでのやり取りにより、手書きや印刷の時間が大幅に短縮されます。
業務効率化が進むことによって、利用者を支援するための時間を増やすことができ、ケアの質の向上にも繋がります。
■転記などの手間やミスの削減
手動でのデータ転記が不要になるため、人為的なミスを減少させることができます。
■コスト削減
郵送やFAX通信にかかる費用や、事務作業分の人件費を削減することができます。厚生労働省の調査研究のアンケート結果から試算した見込額は、『人件費削減を考慮した場合、1年間に約81万6千円の削減』、『人件費削減を考慮しない場合でも、1年間に約7万2千円の削減』となっており、大幅な費用削減が予想されています。
■データ管理の効率化
デジタル化により、情報を簡単に整理・管理できるようになります。
■情報の再利用
介護ソフトに入力している情報をそのまま利用することができ、二重入力を行わなくて済みます。

このように、手間やコストが削減されることで、利用者への支援にかける時間が増加し、サービスの質が向上します。また、事務作業の削減により人件費が軽減され、浮いた費用を他のサービスや改善策に回すことが可能になります。結果として、全体の業務効率が向上し、介護現場における生産性の向上が期待されます。

ケアプランデータ連携の使用方法

ケアプランデータ連携システムの使用方法について詳しく説明します。

①データの準備
まずは介護ソフトなどを使用して、送りたいデータをフォーマットに沿って準備します。
ケアプランデータ連携では、以下の情報を正確に準備する必要があります。

・利用者情報(氏名、住所、連絡先、保険番号など)
・ケアプラン内容(サービス内容、提供スケジュール、担当者など)

CSVやXMLなど、各ソフトウェアやシステムで指定されている形式にデータを整える必要があります。
また、個人情報を含むデータを扱うため、データファイルにパスワードを設定するなどセキュリティには注意します。
②ファイル転送サービスを利用してデータを転送
ファイル転送サービスやメール、専用システムを使用してファイル転送を行います。
データの転送には電子証明書が必要となります。
1事業所あたり年間21,000円(税込)の有料サービスにはなりますが、ケアマネもサービス事業所もお互いに国保中央会の提供する、「ケアプランデータ連携クライアント」というシステムを使用することで、ドラッグ&ドロップで、簡単にデータのやり取りが可能となります。
③データの取り込み
使用している介護ソフトにデータを取り込みます。居宅介護支援事業所とサービス事業所が異なる介護ソフトを使用していても、データの取り込みが可能です。
国民健康保険中央会ケアプランデータ連携クライアント

介護ソフトを使用してのケアプランデータ連携

介護ソフトを使用してのケアプランデータ連携の方法についてご説明いたします。
ここでは介護ソフトトリケアトプスでの連携方法を解説します。

データの出力
「実績表出力」にて、データの出力が行えます。
例としてサービス事業所をあげておりますが、居宅介護支援事業所の場合は、「計画書出力」「利用票出力」からそれぞれデータ出力が行えるようになります。
各種取り込み
各種取り込みからデータをアップロードすることで、送られてきたデータを介護ソフトに取り込むことができます。

トリケアトプスではこのように、データの準備・取り込みの作業を簡単に行うことができ、業務の効率化が行えます。
ケアプランデータ連携を導入する際はケアプランデータ連携に対応した介護ソフトを併せて使用することがおすすめです。

ケアプランデータ連携システムを利用するための料金

ケアプランデータ連携システムを導入するためには、『ケアプランデータ連携クライアントの利用料』、『電子証明書発行手数料』、『ケアプランデータ連携に対応した介護ソフトの利用料金』が必要になります。
詳しい料金表は以下の通りです。

※「事業所より伝送を行っており、既に電子証明書をお持ちの場合」、「伝送を委任している事業所の場合」は、ケアプランデータ連携システム専用の電子証明書の発行が必要となりますが、その発行手数料はかかりません。

ケアプランデータ連携システムは義務化されるの?

ケアプランデータは2023年4月に本稼働しましたが、現状は義務化されていません

今後は義務化される可能性もありますが、現在は各団体・企業の自由としております。
現状は導入が推奨されている状態で、無理にケアプランデータ連携システムを導入する必要はありません。

将来的にはケアプランデータ連携システムが必須になる可能性が高い

現在、ケアプランデータ連携システムの導入は義務化されていませんが、将来的には義務化されると予想されます。
介護業界ではペーパーレス化や、人材不足解消のための業務効率化、デジタル化が推進されているため、ケアプランデータ連携システムについても流れを受けて義務化が予想されます。
今のうちに、ケアプランデータ連携システムを取り入れて、義務化された際に困らないように慣れておく・現状使用している介護ソフトがケアプランデータ連携非対応であれば、対応している介護ソフトに乗り換えるなどの準備をしておくと良いでしょう。

ケアプランデータ連携には介護ソフトがあると便利

ケアプランデータ連携を行うためには、まずケアプランがデータ化されている必要があります。介護ソフトを利用することで、簡単な操作でケアプランを作成でき、データ化された状態でケアプランを作成することができるので断然便利です。

介護ソフトを利用するメリットは、介護ソフトに入力している情報をそのまま利用することができ、二重入力を行わなくて済むことです。また、手書きする必要がないため、転記や複製が容易に行えます。また、毎月同じ予定を立てる場合には、一から作成する必要がなくなり、非常に効率的です。さらに、居宅介護支援事業所とサービス事業所が異なる介護ソフトを使用していても、ケアプランデータ連携が可能なので、ケアプランデータ連携機能が付いている介護ソフトであれば、使い慣れた介護ソフトをそのまま使用することが可能です。

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