デイサービスのタブレット導入｜メリットや注意点、導入手順を解説

デイサービスでは、介護記録や実績入力、情報共有など、日々多くの事務作業が発生します。紙での運用や転記作業に負担を感じている事業所も多いのではないでしょうか。

近年は、業務効率化やペーパーレス化を目的に、タブレットを導入するデイサービスも増えています。タブレットを活用することで、その場で記録入力ができるようになり、情報共有のスムーズ化や記録漏れ防止などにつながるケースもあります。

一方で、導入コストや通信環境、操作への慣れなど、事前に確認しておきたい注意点もあります。

この記事では、デイサービスでタブレットを導入するメリット・注意点をはじめ、導入手順やタブレットの選び方についてわかりやすく解説します。

タブレットを活用することで、バイタルや介護記録をその場で入力できるようになります。紙にメモをして後からパソコンへ転記する必要がなくなり、二重入力の手間を削減できます。また、写真添付や音声入力に対応しているシステムであれば、さらに記録作成を効率化できます。

利用者の体調変化や申し送り事項を、職員間でリアルタイムに共有しやすくなります。例えば、送迎時に確認した内容や、レクリエーション中の様子などもその場で入力できるため、事業所内で最新情報を共有しやすくなります。情報伝達漏れの防止にもつながります。

紙運用では、記録の書き忘れや転記ミスが発生することがあります。タブレットを導入することで、その場で入力・確認ができるため、記録漏れや入力ミスの防止につながります。アラート機能や入力チェック機能がある介護ソフトなら、さらに安心です。

記録や実績入力の効率化によって、事務作業の時間を短縮できます。これまで残業の原因になっていた記録業務の負担を軽減できるため、職員の働きやすさ向上にもつながります。空いた時間を利用者対応に充てやすくなる点もメリットです。

タブレットを活用することで、紙の記録や帳票を減らしやすくなります。保管スペースの削減だけでなく、必要な情報をすぐに検索・確認できるため、業務効率化にもつながります。書類の紛失リスク軽減にも効果的です。

クラウド型の介護ソフトと組み合わせることで、外出先から利用者情報やスケジュールを確認できます。送迎時の急な連絡や利用者情報の確認にも対応しやすくなり、現場での柔軟な対応につながります。

クラウド型の介護ソフトとタブレットを活用することで、データをインターネット上で管理できるようになります。

紙の記録だけで運用している場合、火災や水害、地震などの災害時に書類が破損・紛失してしまうリスクがあります。一方、クラウド上でデータを管理していれば、端末が故障した場合でも別の端末から情報を確認しやすく、BCP（業務継続計画）対策にもつながります。また、必要な利用者情報をすぐに確認しやすくなるため、緊急時の対応にも役立ちます。

介護記録は介護スタッフにとって心理的・肉体的負担が大きい業務です。介護記録アプリを導入することでストレスが減り、離職防止に繋がります。また、求職者に「ICT化している職場」として魅力を訴求できる点で、採用強化にも役立ちます。介護記録アプリはタッチペンや指での直感的な操作が可能なため、PCやキーボード操作に不慣れなスタッフでも安心して利用できます。さらに、音声入力機能を活用すれば、外国人スタッフのサポートにも役立ちます。

タブレット端末の購入費用に加え、介護ソフトの利用料やWi-Fi環境の整備費用が必要になる場合があります。また、台数が増えるほど初期費用も大きくなるため、事前に必要台数や運用方法を検討し、ソフトの利用料や故障時の買い替えの費用、メンテナンスの費用も含めた維持管理費を計算しておくことが大切です。

パソコンやタブレット操作に不慣れな職員がいる場合、最初は操作に戸惑うことがあります。

特に、これまで紙中心で業務を行っていた事業所では、運用に慣れるまで一定の時間が必要です。導入時には研修やサポート体制も重要になります。

クラウド型の介護ソフトを利用する場合、インターネット環境が不安定だと入力や閲覧がしづらくなることがあります。Wi-Fi環境によっては接続が切れたり動作が遅くなったりする場合もあるため、安定した通信環境の整備が必要です。

また、介護ソフトや通信環境に障害が発生すると、記録確認や入力が一時的にできなくなる場合があります。万が一に備えて、紙での代替運用方法やバックアップ体制を決めておくと安心です。

タブレットは持ち運びがしやすい反面、紛失や破損のリスクがあります。また、充電管理やアップデート対応、故障時の対応など、端末管理に関する業務も発生します。利用ルールを事前に決めておくことが大切です。

利用者情報を扱うため、情報漏えい対策は欠かせません。パスワード設定やアクセス制限、端末の持ち出しルールなど、適切なセキュリティ対策を行う必要があります。職員への周知や教育も重要です。

まずは、なぜタブレットを導入するのかを整理しましょう。タブレット導入を検討するに至った、解決したい現場の課題を再確認することで、どんな機能が必要か、何台必要かを考えやすくなります。

例えば以下のような目的です。

• 記録業務を効率化したい
• 紙運用を減らしたい
• 情報共有をスムーズにしたい
• 残業時間を減らしたい

タブレットを導入する際は、タブレットで使いたい機能のある介護ソフトや記録ソフトを導入する必要があります。システムによって機能や使いやすさ、費用が異なるため、システム選びも重要です。

システムによってはタブレットに対応しているものと対応していないものがあるため、対応しているものを選ぶように注意しましょう。また、タブレットに対応していてもアプリで使用する・ブラウザから使用するなど、使い方はシステムによって異なります。また操作画面のレイアウトなどシステムによって異なるため、資料請求や無料体験を行って事業所によって最適なシステムを選定しましょう。

次に、必要なタブレット端末やWi-Fi環境を整えます。利用人数や運用方法によって、必要台数は変わります。

例えば、

• フロアごとに配置する
• 職員ごとに持つ
• 送迎用にも利用する

など、実際の業務に合わせて検討しましょう。また、通信が不安定だと業務に支障が出るため、Wi-Fi環境の確認も重要です。

また、タブレットは購入以外にもレンタルする方法もあります。

レンタルの場合、初期費用を抑えやすく、比較的導入しやすい点がメリットです。また、故障時の交換対応やサポートが含まれているプランもあり、端末管理の負担を軽減しやすくなります。「まずは試験的に導入したい」「短期間だけ利用したい」という場合にも向いています。注意点としては、毎月費用が発生するため、長期間利用すると購入より総コストが高くなる場合があります。また、利用できる機種が限られていたり、契約期間の縛りがあるケースもあります。

一方、購入の場合は一度導入すれば継続的なレンタル費用が発生しないため、長期間利用する場合はコストを抑えやすいというメリットがあります。また、自社専用の端末として自由に設定や管理をしやすく、機種選択の幅も広くなります。一方で、初期費用が大きくなりやすい点はデメリットです。端末の故障時には修理費用が発生する場合もあり、古くなった際は買い替えも必要になります。導入台数が多い場合は、まとまった費用が必要になるケースもあります。

スムーズに運用するために、事前にルールを決めておきましょう。

例えば、

• 誰がどの端末を使うか
• 持ち出し可否
• 充電方法
• パスワード管理
• 故障時の対応

などを決めておくことで、トラブル防止につながります。

導入直後は、職員が操作に不安を感じることもあります。

そのため、

• 基本操作
• 記録入力方法
• 情報確認方法
• トラブル時の対応

などを事前に共有しておくことが大切です。まずは一部業務から試験的に導入し、徐々に運用を広げていく方法もおすすめです。

導入後は、実際の現場で使いながら改善を行っていきます。

例えば、

• 入力しづらい項目はないか
• 台数は足りているか
• 情報共有はスムーズになったか

などを確認し、必要に応じて運用方法を見直しましょう。現場に合った形へ調整していくことで、タブレットをより効果的に活用しやすくなります。

デイサービスでタブレットを導入する際は、「どの端末でも良い」というわけではありません。現場の業務内容や利用する介護ソフトに合った端末を選ぶことが大切です。ここでは、タブレット選びで確認したいポイントを解説します。

タブレットは、画面サイズによって使いやすさが変わります。

例えば、

• 持ち運びやすさ重視 → 8インチ前後
• 入力のしやすさ重視 → 10インチ前後

など、用途によって適したサイズが異なります。

バイタル入力や記録作成を行う場合は、文字が見やすく入力しやすい10インチ前後が選ばれることも多いです。

タブレットには主に、

• iPad（iOS）
• Android
• Windows

があります。

介護ソフトによって対応OSが異なる場合があるため、事前確認が重要です。

特にiPadは操作性がシンプルで、タブレット操作に不慣れな方でも扱いやすい傾向があります。一方、Windowsタブレットはパソコンに近い操作ができるため、Excelなどを使う場面にも向いています。

デイサービスでタブレットを導入することが決まったら、タブレット対応のデイサービス向けのシステムを選ぶ必要があります。タブレット対応のデイサービス向けシステムには以下の2つがあります。

利用者情報の管理、ケアプランの作成・管理、国保連請求など、介護の事務業務全般を効率化できる介護ソフトの一機能として、タブレットでの介護記録に対応したタイプです。介護記録とあわせて、事務作業全般の効率化を目指したい場合におすすめです。

介護ソフト一体型のシステムを導入することで、記録はAのシステム、請求はBのシステム、シフトはExcelなどといったバラバラの管理が不要になり、二重入力やデータ連携トラブルがなくなります。

まずは介護記録からICT化を進めて、他業務もいずれかはICT化したいと考える事業所にもおすすめの方法です。

介護記録に関する機能に特化したタイプのシステムです。「タブレットを活用して記録業務を効率化したい」「スタッフ間での介護記録をスムーズに共有したい」といったケースに適しています。機能を絞ることで、導入コストを抑えたい場合にもおすすめです。

デイサービスでタブレットを導入することで、記録業務の効率化や情報共有のスムーズ化、ペーパーレス化など、さまざまな業務改善につながります。特に、介護記録をその場で入力できる環境を整えることで、転記作業の削減や入力ミス防止にも役立ちます。

一方で、導入コストや通信環境、セキュリティ対策など、事前に検討しておきたいポイントもあります。現場の課題や運用方法に合ったタブレットやシステムを選ぶことが、スムーズな導入につながります。

介護ソフトトリケアトプスは、デイサービスの記録入力や書類作成、請求まで一気通貫で行えるクラウド型の介護ソフトです。デイサービスでの利用は利用者一人あたり440円～と低価格。上限価格は8,800円となり、それ以上は料金が上がりません。

トリケアトプスでは、iOS、Androidのスマホやタブレットで活用できる介護記録専用アプリをご用意しており、バイタルや入浴、食事や機能訓練、レクリエーション、送迎、排泄などが記録できます。利用者をまとめて一括入力や、例文登録、音声入力が利用できるため、日々の介護記録の効率化が行えます。さらに、介護記録は実績や連絡帳と連動しており、転記による入力ミスを防ぎ、作業を効率化することができます。

介護支援経過記録についてもアプリを用意しているため、使用頻度の高い操作はタブレットから素早く立ち上げしてスムーズに入力が可能です。

クラウド型ソフトのため、アプリにない操作もタブレットからログインすればパソコンと同様に利用が可能です。