【例文付き】訪問介護の特定事業所加算の指示・報告のルールとは？

訪問介護における特定事業所加算とは、介護福祉士などの専門人材を確保し、質の高いサービスを提供するための体制を整備している事業所を評価するための仕組みです。

訪問介護事業所が特定事業所加算を算定するための要件の1つに「ヘルパーへの指示・報告」がありますが、「指示書をどう書いたらいいかわからない」「指示や報告のルールはあるの？」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、特定事業所加算の概要や指示・報告のルールや例文について解説していますので、ぜひ最後までご覧ください。

訪問介護の特定事業所加算は2024年度（令和6年度）の報酬改正により、区分や算定要件が一部見直されました。まずは加算率や要件を確認しておきましょう。

訪問介護における特定事業所加算には（Ⅰ）〜（Ⅴ）の区分があり、それぞれ加算率が異なります。特定事業所加算（Ⅴ）は2024年度（令和6年度）の報酬改正により新設された加算です。

特定事業所加算の算定要件は「体制要件」「人材要件」「重度者等対応要件」に分けられます。算定要件は以下の通りです。

特定事業所加算の指示・報告が必要な要件は「体制要件」の中の「（３）利用者情報の文書等による伝達、訪問介護員等からの報告」にあたります。

※加算（Ⅰ）・（Ⅲ）については、重度者等対応要件を選択式とし、(13）または（14）を満たす場合に算定できることとする。また、(14)を選択する場合には（６）を併せて満たす必要がある。

「利用者情報の文書等による伝達、訪問介護員等からの報告」は特定事業所加算の算定にあたり、最もハードルが高いと言われている要件です。取得を検討している事業所では、日々の指示・報告の方法や記録の残し方が要件を満たしているか、あらかじめ確認しておく必要があります。

「利用者情報の文書等による伝達」の要件を満たすためには、サービス提供責任者が訪問介護員等に対して、サービス提供前に利用者の状況やサービス提供時の留意点などを伝える必要があります。

この伝達は、口頭だけではなく、文書等により確実に行うことが求められます。ここでいう文書等は、必ずしも紙の書面に限られません。FAXやメール、システム上の記録など、後から内容を確認できる方法であれば活用が可能です。

重要なのは、サービス提供前に必要な情報が訪問介護員等へ伝わっていること、そして伝達した内容を記録として確認できる状態にしておくことです。

サービス提供責任者から訪問介護員等への指示は、原則としてサービス提供ごとに行う必要があります。利用者の状態やサービス内容は日々変わる可能性があるため、前回と同じ内容であっても、必要な情報を確認したうえで指示を行うことが大切です。

ただし、一定の場合には、複数回分の指示をまとめて行うことも認められています。たとえば、同じ訪問介護員等が同一日に同じ利用者へ複数回サービス提供を行う場合や、1人の訪問介護員等が同じ日に複数の利用者を訪問する場合などです。

また、サービス提供責任者が不在の場合にまとめて指示を受けることも可能ですが、訪問介護員等の間で必要な申し送りができる体制や、緊急時に連絡できる体制を整えておくことが求められます。

サービス提供後には、訪問介護員からサービス提供責任者へ、提供したサービスの内容や利用者の状況について報告を行う必要があります。サービス提供責任者はその報告を確認し、記録として残しておくことが大切です。

報告は指示と同様に、原則としてサービス提供ごとに行います。報告を一括で行える場合のルールもサ責からの指示と同様で、同一日に同じ利用者へ複数回訪問する場合や、1人の訪問介護員等が複数の利用者を訪問する場合、サービス提供責任者が不在の場合などは、勤務終了後にまとめて報告することも可能です。

その場合でも、サービス提供時の状況が正しく伝わり、後から確認できるように記録を残しておく必要があります。

「前回のサービス提供時の状況」以外の項目について、毎回すべてを書き直す必要はありません。利用者のADLや意欲、利用者の主な訴えやサービス提供時の特段の要望、家族を含む環境、その他サービス提供に当たって必要な事項などは、内容に変更があった場合に記載すればよいとされています。

また、同じ日に同じ訪問介護員が同じ利用者へ複数回訪問する場合で、利用者の体調急変など特別な事情がないときは、その利用者に関する文書等での指示やサービス提供後の報告を省略しても差し支えないとされています。

以上の通り、すべての項目を毎回一から記録しなくても良い場合がありますが、前回のサービス提供時の状況や、利用者の状態に変化があった場合は、次のサービスに引き継げるよう具体的に記録しておくことが大切です。

サービス提供責任者からの指示や、訪問介護員等からの報告は、利用者の状態やサービス提供上の注意点が具体的にわかるように記録することが重要です。

東京都福祉局の資料「特定事業所加算の算定要件の留意事項」によると、文書等による指示・報告が必要な情報の例として、以下の5つの項目を挙げています。

1. 利用者のADLや意欲
2. 利用者の主な訴えやサービス提供時の特段の要望
3. 家族を含む環境
4. 前回のサービス提供時の状況
5. その他サービス提供に当たって必要な事項

特に、前回サービス提供時の状況は、訪問介護員等の間で情報を引き継ぐうえでも重要です。利用者の様子に大きな変化がない場合でも、どのように過ごされていたのか、サービス提供時に気になった点はなかったかなど、具体的に記録しておくことが望ましいでしょう。

「特定事業所加算の算定要件の留意事項」の各項目ごとの例文は以下の通りです。

利用者のADLや意欲は、サービス提供前に必ず把握しておきたい重要な情報です。歩行状態や立ち上がりの様子、食事・排泄・入浴などの日常生活動作に変化がある場合、事前に共有できていないと事故やトラブルにつながる可能性があります。

また、利用者が自分でできることまで訪問介護員が行ってしまうと、本人の残存能力を活かしにくくなります。ADLや意欲を共有しておくことで、必要な支援を行いながら、できる部分は本人に行ってもらう自立支援につなげることができます。

高齢者の体調や意欲は日によって変わるため、サービス提供時の様子を次の支援に活かせるよう、具体的に記録しておくことが重要です。

利用者の訴えや希望、サービス提供時の細かな要望を共有しておくことは、クレームや行き違いの防止につながります。たとえば、話しかけ方、介助の順番、物の置き場所、購入品の指定などは、利用者にとって大切なこだわりである場合があります。

毎回同じ説明を利用者に求めてしまうと、不満や不信感につながることもあります。事前に要望を把握し、訪問介護員間で共有しておくことで、利用者が安心してサービスを受けやすくなります。

また、過去にトラブルがあった対応や避けるべき言動がある場合も、具体的に記録しておくことが大切です。

訪問介護は利用者の自宅で行うサービスであるため、住環境や家族の状況も重要な情報です。家具の配置、福祉用具の使用状況、室温管理、家族の介護状況などは、サービス提供時の安全や支援内容に影響します。

訪問先では、その場で確認できる人がいない場合もあります。あらかじめ生活環境や家族からの要望を共有しておくことで、訪問介護員が迷わず対応しやすくなります。

また、家族の体調や介護負担に変化がある場合は、ケアマネジャーや関係職種への共有が必要になることもあります。

訪問介護では、同じ利用者に複数の訪問介護員が関わることが多くあります。そのため、前回のサービス提供時に何を行ったのか、利用者の様子はどうだったのかを共有しておくことが重要です。

前回の状況が共有されていないと、同じ作業を重複して行ったり、必要な支援が抜けたりする可能性があります。また、利用者から「前回のヘルパーには伝えた」と言われるような場面を防ぐためにも、引き継ぎ内容は具体的に記録しておく必要があります。

前回の支援内容や利用者の反応、残っている作業、次回確認すべきことなどを記録しておくことで、継続した支援につながります。

特定事業所加算における指示・報告では、サービス提供責任者から訪問介護員等への事前の指示と、サービス提供後の報告を適切に行い、その内容を記録として残しておくことが重要です。

指示・報告には、利用者のADLや意欲、主な訴えや要望、家族を含む生活環境、前回のサービス提供時の状況などを具体的に記載します。特に「前回のサービス提供時の状況」は、次の支援へつなげるための大切な情報となるため、利用者の様子や支援内容がわかるように記録します。

事業所内でサービス提供責任者と訪問介護員等が必要な情報を確実に共有できる体制を整えましょう。

介護ソフトのトリケアトプスでは、ヘルパーがアプリで実績報告を行う際にサ責からの指示書を表示し、ケア提供開始前に確認できるよう設定することができます。

サ責の指示書への入力も簡単で、状態に変化がなければマスタに登録した文言を簡単な操作で反映させることができます。

また、ヘルパーからの報告は、アプリより簡単なタップ操作で入力ができ、「サービス実施記録票」として出力。電子上でサ責への報告が完了、そのまま電子で保存することができます。

※指示書は特定事業所加算取得に必要な、「特定事業所加算の算定要件の留意事項」に沿った以下の項目を表示します。

• 利用者のADL や意欲
• 利用者の主な訴えやサービス提供時の特段の要望
• 家族を含む環境
• 前回のサービス提供時の状況
• その他サービス提供に当たって必要な事項

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