サービス担当者会議とは？開催時期や事前準備、メンバーについて解説

介護保険サービスを利用する上で、欠かせないプロセスのひとつが「サービス担当者会議」です。
ケアマネジャーを中心に、各サービス事業所や医療職、利用者・家族が集まり、利用者にとって最適なケアプランを検討・共有する重要な場です。

この記事では、「サービス担当者会議」とは何か、いつ・誰と・どのように行うのかといった基本的な内容から、スムーズな進行のための事前準備、参加メンバーの役割まで、実務に役立つ視点でわかりやすく解説します。

「サービス担当者会議」とは、介護保険制度においてケアプランを作成・変更する際に行われる会議のことで、利用者に関わるさまざまなサービス提供者が一堂に会して、支援の内容や方向性について話し合う場です。正式には「居宅サービス計画作成に係るサービス担当者会議」と呼ばれます。

サービス担当者会議の開催タイミングについては、法令や実務上の基準に基づき、新規のケアプラン作成時や状態変化に応じて適切に行うことが求められています。以下に、主な開催タイミングを詳しくご紹介します。

利用者が介護保険サービスを初めて利用する場合、ケアプランの原案作成後に開催します。本人・家族の希望を確認し、関係事業者から必要な情報を集めて支援の方針を決めます。

介護度が変わると、介護サービスの必要量や内容に見直しが必要になるため、ケアプランを再作成する必要があります。そのため、関係者で新たな支援方針を共有・確認する目的で、サービス担当者会議を開催する必要があります。

生活状況や希望に変化があった際に開催します。例えば以下のようなケースです。

• サービスの種類・量を増減したい
• サービス事業所を変更したい
• 新たな課題（認知症の進行、転倒、入退院など）が発生した

こうしたときは、変更内容が重要であれば都度会議を開く必要があります。

概ね6か月に1回のケアプランの見直しが必要とされており、プラン継続や微調整の際にも会議を開催するのが基本です。モニタリングの結果、サービス提供に問題がない場合でも、関係者の情報共有として会議を開催する場合もあります。

病院や施設から在宅に戻るときは、生活環境が大きく変わる重要なタイミングです。そのため、ケアプランの見直しが必要になり、サービス担当者会議を開いて医療職や福祉職と連携しながら、在宅生活をスムーズに再スタートできるよう支援内容を調整します。

転倒、骨折、認知症の急な進行などがあった場合、迅速に状況を共有して対応方針を協議します。このように、事故・急変時などは必要に応じて緊急的に開催されることもあります。

サービス担当者会議では、ケアマネジャーが主体となって、多職種のチームで進める必要があります。介護サービス担当者だけでなく、本人やその家族が参加する場合もあります。主なメンバーは以下の通りです。

予定が合わないなどの理由で出席が難しいサービス担当者については、事前の照会や文書での意見提出により参加とみなされます。この場合、ケアマネジャーから欠席する担当者宛てに照会文書を送付します。照会文書には、サービスの提供状況やケアプランの見直しが必要かどうかなど、ケアマネジャーからの質問を記載します。担当者はその質問に回答し、文書を返送することで、会議に出席したものとみなされます。「照会」が活用される場面は下記のとおりです。

• サービス担当者の日程調整が困難なため会議を行わない場合
• 新型コロナウイルス感染防止の観点から会議を行わない場合
• シフトの都合により会議への出席が難しい担当者が会議に出席できない場合（欠席者のみ照会で対応）
• 介護度の更新があったものの、利用者の心身に大きな変化がないため、会議は開催せず現行プランを継続する場合
• ケアプランの長期・短期目標の見直し時期ではあるが、内容に変更がないため、目標は延長とし会議を実施しない場合

回答者側は照会文書が届いた際は、なるべく早めに回答・返送するようにしましょう。

ケアマネジャーからサービス担当者に対する照会を行う際は、サービス担当者宛に「サービス担当者に対する照会（依頼）」を送付します。照会文書は、サービス担当者に対してあらかじめ記載した質問にコメント形式で回答してもらう形となります。主な照会内容は以下の2点です。

• 現在のサービス提供状況について
• ケアプランの見直しの必要性や意見について

訪問介護など各サービス事業所は、専門職の視点から具体的なコメントを記入して返送します。

サービス担当者会議の際に用意すべき書類とその役割は以下の通りです。

「議題用紙」は会議の進行表のようなものです。利用者の課題や対応方法、本人や家族の意向など、話し合うべき内容を事前に整理しておきます。会議当日、参加メンバーに配布したり、説明資料として使います。「サービス担当者会議の要点（第4表）」と混同しやすいですが、こちらは会議の公式記録として保管・提出される文書のため、別の書類となります。「主治医意見書」はサービス担当者会議前に情報提供依頼書を主治医に提出して入手しておくようにしましょう。

サービス担当者会議の流れは「事前準備」「会議当日」「開催後の処理」でそれぞれ異なります。スムーズな会議の進行のためにも、ケアマネジャーは流れを覚えておくようにしましょう。

①利用者・家族と面談
利用意向、生活課題、希望をヒアリングします
②アセスメント実施
心身状態や生活状況を把握・整理
③ケアプラン原案の作成
必要なサービス内容・頻度を記載した原案を作成します
④参加者の調整
担当サービス事業所に連絡し、日程を調整します
⑤必要書類の準備
ケアプラン原案、議題用紙、主治医意見書などを準備します

①開会・自己紹介
ケアマネが司会進行役として会議を開始します。まずは全員が自己紹介し、参加目的を共有します。
②利用者の状況説明
ケアマネがアセスメント内容を報告し、必要に応じて主治医意見や訪問記録も紹介します。
③ケアプラン原案の説明
原案の内容（目標・サービス種別・頻度など）を説明します。
④サービス担当者から意見聴取
それぞれの専門職が支援内容・提案・懸念点などの意見を述べます。利用者・家族の意見も確認します。
⑤役割分担・方針の合意
提案をもとに修正点があればケアプランを調整します。サービスの開始日や訪問頻度などを確定します。
⑥今後の課題・次回会議の確認
未決定事項の対応、次回検討する内容などを共有します。
⑦閉会
確定した内容を振り返り、会議を終了します。

①サービス担当者会議の要点（第4表）作成
会議内容・結論・課題を記録した文書を作成します。
②ケアプランの修正（必要に応じて）
原案に対して変更があれば調整を行います。
③利用者・家族へケアプラン交付
最終版を説明・同意を得て署名をもらいます。
④サービス事業所へ情報共有
決定内容を各担当者へ連絡します。（文書または口頭）

ケアプラン原案は参加メンバーに事前共有しておき、参加者が内容を理解した状態で会議を行うことで、当日の話し合いがスムーズになります。ケアプラン原案にて利用者・家族の希望や課題が整理されていると、議論が深まりやすいです。

会議前に十分な説明を行い、意向を把握しておくことが重要です。利用者が発言しづらい場合、代弁的な支援も配慮するようにしましょう。

医療職・福祉職・家族などの視点を共有し、それぞれの役割を明確にします。重複や支援の抜け漏れを防ぐため、担当業務を具体的に確認します。

会議の要点は文書で記録を残し、保管義務があります。録音・録画を行っても良いですが、文書で記録を残すようにしましょう。議事録というよりも「検討した内容・結論・今後の課題」が重要です。

出席が難しいサービス担当者には、事前に「照会文書」で意見を求め、返答をもらえば出席扱いにできます。事前に照会を行うことを忘れないようにしましょう。

「サービス担当者会議の要点」とは、サービス担当者会議を開いた際にその会議の内容を簡潔にまとめて記録するための議事録です。サービス担当者の予定の調整が難しいなどの理由で会議を開かなかった場合も、関係する事業所（サービス担当者）に確認した内容を記録します。

Excel形式のひな形は以下の「サービス担当者会議の要点（第4表）」よりダウンロードいただけます。
※本Excelファイルは、厚生労働省の公開資料を参考に、当社が独自に作成したものです。内容の正確性は保証されませんので、使用はご自身の責任でお願いいたします。

出典：居宅サービス計画書標準様式及び記載要領｜厚生労働省

• 利用者名
• 生年月日
• 住所
• 居宅サービス計画作成者氏名

これらは「第1表」からそのまま書き写します。

いつ、どこで、何時に何回目の会議が行われたかを記入します。

出席した人の「職種・所属」と「氏名」を記入します。利用者本人やご家族が参加した場合は、その旨も記載します。ご家族の出席の際には、利用者との続柄も記載しておきましょう。会議に出席できなかったサービス担当者がいる場合は、その人の「職種・所属・氏名」と「出席できない理由」についても記載します。（他の書類で確認できる場合は省略しても問題ありません）。

会議で検討した項目について記録します。たとえば、サービスの種類・回数・方法・注意点・誰が担当するかなどを具体的に記載します。会議に出席できなかったサービス担当者がいる場合は別途確認を行い、サービス担当者への確認日・質問内容・回答についても記録します。

なお、サービス担当者会議を開催しない場合は、サービス担当者会議を開催しない理由、またはサービス担当者の氏名・照会・年月日若しくは照会（依頼）した内容及び回答について、他の書類で確認できる場合は省略しても問題ありません。

【記載例】

• ケアプランに対する利用者およびご家族の希望や考え
• 利用予定のサービスの種類や利用頻度に関する確認
• 各サービス担当者が担う役割や支援内容の整理
• 利用者の心身の状態や生活状況の変化についての共有
• 福祉用具の利用状況や住宅改修の必要性についての検討
• 今後の生活目標や自立支援に向けた方向性の共有

当該会議において検討した項目について、それぞれ検討内容を記載します。その際、サービス内容だけでなく、サービスの提供方法、留意点、頻度、時間数、担当者等を具体的に記載します。なお、「検討した項目」及び「検討内容」については、一つの欄に統合し、合わせて記載しても問題ありません。

【記載例】

• 本人の身体状況から、入浴介助時には血圧変動による転倒リスクに注意が必要（訪問看護師）
• 身体機能の改善に対する要望が強い場合、個別リハビリを含む通所リハビリの利用も検討か（理学療法士）
• 認知機能の低下が進んでおり、服薬管理が困難なため訪問看護による服薬確認の継続が望ましい（ケアマネジャー）
• 夜間の不安感が強くなっており、独居のため見守り支援の強化が必要（家族）
• 口腔ケアが不十分なため、定期的な訪問歯科診療の導入を検討したい（介護職員）
• 食事量の低下が見られるため、栄養補助食品の導入や管理栄養士との連携が必要か（デイサービス職員）

話し合いの結果（サービス内容・方針など）を記入します。

【記載例】

• ケアプラン原案について、各サービス担当者およびご家族ともに内容に納得されており、このまま正式なケアプランとして進めることで一致
• 今回の内容を踏まえた新たなケアプランを作成し、各事業所へ共有予定
• 利用サービスについては、訪問入浴サービスを導入することで決定。〇月〇日より実施予定
• 福祉用具（歩行器）の導入については、今後の状態を見ながら再度検討することとした

「必要な介護サービスが地域にない」「必要だと考えられるが、本人の希望でサービス利用を行わない」など、解決していない課題があれば記入します。あわせて、次回のサービス担当者会議の開催時期や開催方針なども記載します。なお、これらは当該会議の要点となるため、第三者が読んでも内容を把握、理解できるように記載します。

【記載例】

• 食事摂取量の改善に向けた対応については、管理栄養士とも相談し、具体的な支援内容を整理しておく
• 次回の会議では、認知症状への対応方針および見守り支援体制について検討を行う。〇月〇日に開催予定
• 住宅改修（手すり設置）に関しては、福祉用具専門相談員と現地確認を行い、今月中に提案内容をまとめる

会議の内容をそのまま文字起こしするより、「検討した内容・結論・今後の課題」が重要です。「本人の希望により、訪問介護週3回で調整」「通所リハビリは中止とする方針で一致」のように簡潔に記載します。文章は敬語よりも「～と思われる」「～必要がある」などの常体で問題ありません。

「ADL維持のため、リハビリ週2回が望ましい（PT）」のように、どの職業の意見かが分かるように記載します。

「ケアプラン内容について、本人・家族ともに納得されている」など、同意・納得を明確に記載するようにします。

まだ決まっていないことや、次回以降の検討事項も必ず記載するようにします。

サービス担当者会議は、利用者一人ひとりに合った支援体制をつくるための大切な機会です。事前の準備やメンバーとの連携が会議の質を左右するため、ポイントを押さえてしっかりと進めることが求められます。

本記事で紹介した内容を参考にしながら、利用者の意向を尊重しつつ、専門職同士が連携したより良い支援体制の構築に役立てていただければ幸いです。

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