介護の基礎知識

グループホーム（認知症対応型共同生活介護）の実地指導（運営指導）の対策とは？

実地指導は行政の担当者が事業所を訪れ、適正な介護保険サービスが運営されているかを調査するものです。突然実地指導のお知らせが届くと驚かれる事業所様も多いのではないでしょうか。

介護保険法や指定基準に違反が見つかれば、監査に発展し、行政処分や介護報酬の返還を求められる可能性があります。しかし、実地指導は全ての事業所に平等に実施されるものであり、不正を暴くことが目的ではありません。むしろ、事業所運営の見直しや改善の機会と捉え、前向きに対応することが大切です。

本記事では、実地指導とは何かや、監査との違い、グループホームにて必要な対策や書類について解説します。実地指導対策を通して、適切なグループホーム運営を目指しましょう。

実地指導とは

実地指導とは、介護保険法の目的を達成するために、都道府県などの担当者が介護サービス事業所を訪問し、適切な事業運営が行われているかを確認する手続きです。行政が行う指導には大きく分けて「集団指導」と「実地指導」の二種類があります。

集団指導は、指定申請先となる管轄行政が主催し、複数の介護事業所を一箇所に集めて開催する形式です。一方、実地指導は、個々の介護サービス事業所を対象に直接行われることが特徴です。

実地指導の頻度については、事業所の指定有効期間内に少なくとも1回は実施されることを基本としており、全ての事業所において定期的に実施されるものとされています。

実地指導の目的

実地指導の最大の目的は、高齢者の尊厳を守り、良質なケアが提供される体制を維持・向上させること、さらに高齢者虐待を防止することで、介護保険制度への信頼を保ち、その持続可能性を確保することです。

「良質なケアが提供される体制を維持すること」は、サービス利用者や社会だけでなく、介護事業所にとっても極めて重要な課題です。つまり、実地指導は「行政との対立」ではなく、行政と協力しながら、介護保険制度やサービスの健全な運営を継続していくための重要な取り組みといえます。

実地指導の内容

実地指導の主な内容は、介護サービスの実施状況指導・最低基準等運営体制指導・報酬請求指導の3つです。

介護サービスの実施状況指導

介護サービスの実施状況指導は、ケアマネジメント・プロセスに基づくサービス実施がされているか、高齢者虐待や適切な手続きを経ていない身体拘束が行われていないか確認されます。虐待や身体拘束に関わる行為やそれらがもたらす影響についての理解を深め、防止に向けた取り組みの促進を行います。

最低基準等運営体制指導

最低基準等運営体制指導では、個別の介護サービスの質を確保するための体制に関する事項について確認されます。

報酬請求指導

報酬請求指導は、以下の点を確認し、適切な運営と請求を促すことを目的としています。

報酬基準に基づく実施体制の確保
一連のケアマネジメントプロセスに沿ったサービス提供
多職種との連携によるサービス実施

上記の基本的な考え方や算定条件に基づいた運営・請求が行われているか、ヒアリングを通じて確認し、指導を行います。この指導は、不適正な請求を防止するとともに、サービスの質を向上させることを目指しています。

実地指導は以下の「介護保険施設等運営指導マニュアル」に基づいて実施されます。

参照：介護保険施設等運営指導マニュアル

実地指導と監査の違い

行政から通知が来たとき、それが実地指導なのか、監査なのか、一見わからないことがあります。以下では、実地指導と監査の違いについて解説します。

事前通知のあり・なし

監査は通常、事前通知が行われないことがほとんどです。しかし、仮に事前通知がある場合には、実地指導とは異なる根拠条文が明確に記載されています。

一方で、実地指導であっても、まれに事前通知が行われないケースがあります。
事前通知がなく行政の担当者が事業所を訪問した際には、実地指導と監査の用語を正確に使い分けていない場合があるため、必ず根拠条文を確認するようにしてください。

実施の目的

実地指導は、事業所が指定基準を遵守し、適切な介護サービスを提供するとともに、正確な介護報酬の請求を行うことを目的として実施されます。そのため、原則としてすべての事業所を対象にランダムで行われます。

一方、監査は、収集した情報から人員基準や設備基準、運営基準などの指定基準違反や不正請求が確認された場合、またはその疑いがある場合に実施されます。
また、監査は運営基準等の指定基準違反や不正請求の疑いに基づいて行われることから、調査内容もそれに応じて具体的かつ厳しい場合が多いです。

グループホームの実地指導のチェック項目

実地指導で確認される事項は多岐にわたり、提供するサービスごとに特徴があります。
以下ではグループホームにて特に確認される項目を一部抜粋してご紹介します。

個別サービスの質に関する事項

指定申請時（更新時含む）又は直近の変更届の平面図に合致しているか【目視】
使用目的に沿って使われているか【目視】
利用申込者又はその家族へ説明を行い、同意を得ているか
重要事項説明書の内容に不備等はないか
入居申込者が認知症であることを確認しているか
入居申込者の心身の状況、生活歴、病歴等の把握に努めているか
提供した具体的なサービスの内容等（サービスの提供日、提供したサービスの内容、利用者の状況、その他必要な事項）を記録しているか
生命又は身体を保護するため、緊急やむを得ない場合を除き、身体的拘束等（身体拘束その他利用者の行動を制限する行為を含む）を行っていないか
身体的拘束等を行う場合に要件（切迫性、非代替性、一時性）を全て満たしているか
身体的拘束等を行う場合、その態様及び時間、その際の利用者の心身の状況並びに緊急やむを得ない理由を記録しているか
身体的拘束等の適正化のための対策を検討する委員会を３月に１回以上開催しているか
身体的拘束等の適正化のための指針を整備しているか
介護職員その他従業者に対し、身体的拘束等の適正化のための研修を定期的に開催いているか
自ら提供するサービスの質の評価を行うとともに、定期的に外部の者又は運営推進会議による評価を受け、結果を公表しているか
利用者の心身の状況、希望及びその置かれている環境等を踏まえているか
介護従業者と協議の上、援助の目標、当該目標を達成するための具体的なサービスの内容等を定めているか
認知症対応型共同生活介護計画を本人や家族に説明し、同意を得ているか
認知症対応型共同生活介護計画の実施状況の把握を行っているか
必要に応じて認知症対応型共同生活介護計画の変更を行っているか
サービス提供は事業所の従業者によって行われているか
利用者の食事その他の家事等（清掃、洗濯、買物、園芸、農作業、レクリエーション、行事等）は、原則として利用者と介護従業者が共同で行うよう努めているか。

個別サービスの質を確保するための体制に関する事項

利用者に対し、従業者の員数は適切であるか
計画作成担当者は必要な研修を受けているか
管理者は常勤専従か、他の職務を兼務している場合、兼務体制は適切か
管理者は必要な研修を受けているか
被保険者資格、要介護認定の有無、要介護認定の有効期限を確認しているか
利用者からの費用徴収は適切に行われているか
領収書を発行しているか
緊急時等において、速やかに主治の医師又は協力医療機関に連絡しているか
運営における以下の重要事項について定めているか
1.事業の目的及び運営の方針
2.従業者の職種、員数及び職務内容
3.利用定員
4.指定認知症対応型共同生活介護の内容及び利用料その他の費用の額
5.入居に当たっての留意事項
6.非常災害対策
7. 虐待の防止のための措置に関する事項
8.その他運営に関する重要事項
利用者に対し、適切なサービスが提供できるよう従業者の勤務体制を定めているか
利用者が安心して日常生活を送ることができるよう、継続性を重視したサービス提供に配慮しているか
資質向上のために研修の機会を確保しているか
認知症介護に係る基礎的な研修を受講させるため必要な措置を講じているか
性的言動、優越的な関係を背景とした言動による就業環境が害されることの防止に向けた方針の明確化等の措置を講じているか
入居定員及び居室の定員を上回っていないか
感染症、非常災害発生時のサービスの継続実施及び早期の業務再開の計画（業務継続計画）の策定及び必要な措置を講じているか
従業者に対する計画の周知、研修及び訓練を定期的に実施しているか
定期的に計画の見直しを行い必要に応じて計画の変更を行っているか
非常災害（火災、風水害、地震等）に対する具体的計画はあるか
非常災害時の関係機関への通報及び連携体制は整備されているか
避難・救出等の訓練を定期的に実施しているか
訓練の実施に当たって、運営推進会議を活用し、地域住民の参加が得られるよう連携に努めているか
利用者の安全並びに介護サービスの質の確保及び職員の負担軽減に資する方策を検討するための委員会を定期的に開催しているか
感染症が発生し又はまん延しないよう次の措置を講じているか
・感染症の予防及びまん延の防止のための対策を検討する委員会開催（おおむね６月に１回以上）、その結果の周知
・感染症の予防及びまん延の防止のための指針の整備
・感染症の予防及びまん延の防止のための研修及び訓練の定期実施
個人情報の利用に当たり、利用者（利用者の情報）及び家族（利用者家族の情報）から同意を得ているか
退職者を含む、従業者が利用者の秘密を保持することを誓約しているか
広告は虚偽又は誇大となっていないか
苦情受付の窓口を設置するなど、必要な措置を講じているか
苦情を受け付けた場合、内容等を記録、保管しているか
運営推進会議をおおむね２月に１回以上開催しているか
運営推進会議において、活動状況の報告を行い、評価を受けているか
運営推進会議で挙がった要望や助言が記録されているか
運営推進会議の会議録が公表されているか
市町村、利用者家族、居宅介護支援事業者等に連絡しているか
事故状況、事故に際して採った処置が記録されているか
損害賠償すべき事故が発生した場合に、速やかに賠償を行っているか
虐待の発生又はその再発を防止するため次の措置を講じているか
・虐待の防止のための対策を検討する委員会の定期開催及びその結果の介護従業者への周知
・虐待の防止のための指針の整備
・虐待の防止のための研修の定期実施
上記の措置を適切に実施するための
担当者を置いているか

参考：厚生労働省確認項目及び確認文書

グループホームの実地指導で確認される標準確認文書

グループホームの実地指導で確認される書類は以下の通りです。

平面図（行政機関側が保存しているもの）
重要事項説明書（利用申込者の同意があったことがわかるもの）
利用契約書
アセスメントの結果がわかるもの
モニタリングの結果がわかるもの
認知症対応型共同生活介護計画（利用者又は家族の同意があったことがわかるもの）
診断書
サービス提供記録
モニタリングの結果がわかるもの
身体的拘束等の記録（身体的拘束等がある場合）
身体的拘束等の適正化のための指針
身体的拘束等の適正化検討委員会の開催状況及び結果がわかるもの
身体的拘束等の適正化のための研修の開催状況び結果がわかるもの
外部又は運営推進会議による評価の結果
認知症対応型共同生活介護計画（利用者又は家族の同意があったことがわかるもの）
アセスメントの結果がわかるもの
サービス提供記録
モニタリングの結果がわかるもの
雇用の形態（常勤・非常勤）がわかるもの
サービス提供記録
従業者の勤務体制及び勤務実績がわかるもの（例：勤務体制一覧表、勤務実績表）
従業者の勤怠状況がわかるもの（例：タイムカード、勤怠管理システム）
資格要件に合致していることがわかるもの（例：資格証の写し、研修を終了したことがわかるもの）
管理者の雇用形態がわかるもの
管理者の勤務体制及び勤務実績がわかるもの（例：勤務体制一覧表、勤務実績表）
管理者の勤怠状況がわかるもの（例：タイムカード、勤怠管理システム）
研修を修了したことがわかるもの
介護保険番号、有効期限等を確認している記録等
請求書
領収書
サービス提供記録
運営規程
従業者の勤務体制及び勤務実績がわかるもの（例：勤務体制一覧表、勤務実績表）
雇用の形態（常勤・非常勤）がわかるもの
研修の計画及び実績がわかるもの
職場におけるハラスメントによる就業環境悪化防止のための方針
国保連への請求書控え
業務継続計画
研修の計画及び実績がわかるもの
訓練の計画及び実績がわかるもの
非常災害時の対応計画（管轄消防署へ届け出た消防計画（風水害、地震対策含む）又はこれに準ずる計画）
運営規程
避難・救出等訓練の実施状況がわかるもの
通報、連絡体制がわかるもの
生産性向上のための委員会の開催状況がわかるもの
感染症の予防及びまん延の防止のための対策を検討する委員会の開催状況・結果がわかるもの
感染症の予防及びまん延の防止のための指針
感染症の予防及びまん延の防止のための研修及び訓練の実施状況・結果がわかるもの
個人情報の利用のための同意書
従業者の秘密保持誓約書
パンフレット／チラシ
web 広告
苦情の受付簿
苦情への対応記録
運営推進会議の記録
市町村、利用者家族、居宅介護支援事業者等への連絡状況がわかるもの
事故に際して採った処置の記録
損害賠償の実施状況がわかるもの
虐待の防止のための対策を検討する委員会の開催状況及び結果がわかるもの
虐待の防止のための指針
虐待の防止のための研修の計画及び実績がわかるもの
担当者を置いていることがわかるもの

これらの資料は、サービスの質や適切なサービス提供のために必要な帳票類が整備されているかを確認するためのものです。サービス種別によって必要な資料は異なるため、年に一度以上の自己点検を行い、帳票の整備状況を確認することが重要です。

各サービス種別で求められる書類については、厚生労働省が提供している「確認項目及び確認文書」の資料を参照してください。

参考：厚生労働省確認項目及び確認文書

必要書類がない場合

事前提出書類の準備中に不備が発覚した場合、最も避けるべき行為は書類の「偽造」です。

例えば、グループホームでは、利用者のサービス提供記録やモニタリング記録を適切に作成・保管することが求められています。もし特定の月の記録が抜けている場合でも、実際にサービス提供やモニタリングを行い、メモや記録が残っているのであれば、後から記録を作成すること自体は問題ありません。
しかし、実際にはサービス提供やモニタリングを行っていないにもかかわらず、あたかも実施したかのような記録を作成する行為は、明確な「偽造」に該当します。

監査において、介護事業所が報告や帳簿書類の提出・提示命令に従わず、または虚偽の報告をした場合、これ自体が指定の効力停止や指定取消処分の理由となります。さらに、実地指導中に偽造が発覚した場合、具体的な不正の疑いが明らかになれば監査に切り替えられ、厳しい行政処分を受ける可能性が高まります。

一方で、書類に不備があった場合でも、真摯に反省し、改善に向けた姿勢や取り組みを示せば、指定の効力停止や指定取消といった重い行政処分に至ることはまれです。実地指導前の事前確認で不備を発見した場合には、指摘される前に改善策を示すことを検討しましょう。

グループホームの実地指導のチェックリスト・自己点検票とは？

自己点検票とは、介護保険法で定められた基準（人員基準・設備基準・運営基準）や介護報酬の算定が適切に行われているかを、事業所が自ら確認するためのチェックリストです。実地指導（運営指導）を受ける事業所は、指導の実施前に自己点検票を活用して事前チェックを行うことが求められます。そのため、指定権者のホームページから自己点検票をダウンロードし、内容を確認しましょう。
ここでは一例として、岡山県総社市が公開しているグループホーム事業の自己点検票を基に、その一部の内容をご紹介します。

人員基準

従業者の員数
- 夜間及び深夜の時間帯以外に介護従事者の員数は標準数（利用者の数が3又はその端数を増すごとに1）を満たしていますか。
- 夜間及び深夜の時間帯の介護従事者の員数は標準数（1以上）を満たしていますか。
- 介護従事者のうち1以上の者は，常勤となっていますか。
計画作成担当者
- 事業所ごとに計画作成担当者を配置できていますか。
- 計画作成担当者は，必要な研修を修了していますか。
- 計画作成担当者のうち1以上の者は，介護支援専門員をもって充てていますか。
  ＊ただし，介護支援専門員は常勤でない者を充てても差し支えない。
管理者
- 共同生活住居ごとに常勤の管理者を置いていますか。ただし，共同生活住居の管理上業務に支障がない場合は，当該共同生活住居のほかの職務に従事したり，又，他の事業所，施設等の職務に従事することは差し支えない。＊訪問系サービス提供者として従事する場合（勤務時間が極めて限られている場合を除く。）は，支障があると考えられる。
- 特別養護老人ホーム，老人デイサービスセンター，介護老人保健施設，介護医療院，指定認知症対応型共同生活介護事業所等の従業者又は訪問介護員等として，３年以上認知症である者の介護に従事した経験がありますか。
- 管理者は，必要な研修を修了していますか。
指定認知症対応型共同生活介護事業者の代表者
- 代表者は，認知症である者の介護に従事した経験を有する者又は保健医療サービス若しくは福祉サービスの提供を行う事業の経営に携わった経験を有する者ですか。
- 代表者は，必要な研修を修了していますか

設備基準

消防設備その他の非常災害に際して必要な設備
- 消防用設備及び必要な備品を整備し，点検はできていますか。
- 入居定員は適切ですか。
- 一つの居室の定員及び床面積は適切ですか。

運営基準

内容及び手続きの説明・同意
- サービスの提供の開始に際し，あらかじめ，利用申込者またはその家族に対し，運営規程の概要，介護従事者の勤務の体制その他の利用申込者のサービスの選択に資すると認められる重要事項を記した文書を交付して説明を行い，当該提供の開始について利用申込者の同意を得ていますか。
提供拒否の禁止
- 利用申込みに対して，要介護度や所得の多寡等を理由にサービス提供を拒否していませんか。
受給資格等の確認
- 提供の開始に際し，利用者の提示する被保険者証によって，被保険者資格，要介護認定の有無及び要介護認定の有効期間の確認をしていますか。
- 利用者の被保険者証に，指定地域密着型サービスの適切かつ有効な利用等に関し留意すべき事項が記載されているときは，これに配慮したサービス提供をするように努めていますか。
要介護認定の申請に係る援助
- 利用申込者が要介護認定を受けていないことを確認した場合は，要介護認定の申請が既に行われているかどうかの確認をし，申請が行われていない場合は，申込者の意思を踏まえて申請が行われるように必要な援助を行っていますか。
- 要介護認定等の更新の申請が，遅くとも当該利用者が受けている要介護認定等の有効期間が終了する30日前までに行われるよう必要な援助を行っていますか。
入退居
- 入居申込者の入居に際しては，その者の心身の状況，生活歴，病歴等の把握に努めていますか。
- 主治の医師の診断書等により，認知症の状態であることの確認をしていますか。
- サービス提供が困難である場合は，適切な他の（介護予防）認知症対応型共同生活介護，介護保険施設，病院又は診療所を紹介する等の適切な措置を速やかに講じていますか。
- 退居の際には，利用者及び家族の希望を踏まえた上で，退居後の生活環境や介護の継続性に配慮し，必要な援助を行っていますか。
サービス提供の記録
- 入居の年月日及び入居している共同生活住居の名称，又は，退居の年月日を被保険者証に記載していますか。
- 提供した具体的なサービスの内容等を記録していますか。
利用料等の受領
- 利用者から介護保険負担割合証記載の負担割合に応じて自己負担分を受領していますか。
- 現物給付サービスを提供した際には，その利用者から利用料の支払を受けていますか。
- 食材料費，理美容代，おむつ代，その他日常生活費に要する費用の取扱いは適切に行われていますか。
- 上記の費用の額に係るサービスの提供に当たっては，あらかじめ，利用者又はその家族に対し，その内容及び費用について説明を行い，利用者の同意を得ていますか。
保険給付の請求のための証明書の交付
- 法定代理受領サービスに該当しない指定認知症対応型共同生活介護に係る利用料の支払を受けた場合は，必要な事項を記載したサービス提供証明書を利用者に対して交付していますか。

介護給付費の算定および取り扱い

基本的事項
- 認知症対応型共同生活介護費に係る所定の単位数（ユニット数別）により算定していますか。
- 1円未満の端数があった場合は，切り捨てて計算していますか。
利用者定数超過又は職員数基準を満たさない場合の算定
- 利用者の要介護度状態区分に応じて，所定単位数を算定していますか。
- 運営規程に定められている入居定員を超えている場合又は，介護従業者の員数が基準を満たしていない場合は，所定単位数の70/100で算定していますか。
- 夜勤を行う職員の勤務条件に関する基準を満たしていない場合は，所定単位数の97/100で算定していますか。
身体拘束廃止未実施減算
- 基準告示（※）を満たさない場合は，認知症対応型共同生活介護費については所定単位数の10／100に相当する単位数を，短期利用認知症対応型共同生活介護費については所定単位数の1／100に相当する単位数を所定単位数から減算していますか。
- ※基準告示
  身体的拘束等を行う場合に，その態様及び時間，その際の利用者の心身の状況並びに緊急やむを得ない理由を記録していない場合
- 身体的拘束等の適正化のための対策を検討する委員会を３月に１回以上開催するとともに，その結果について，介護職員その他の従業者に周知徹底を図っていない場合
- 身体的拘束等の適正化のための指針を整備していない場合
- 介護職員その他の従業者に対し，身体的拘束等の適正化のための研修を定期的に実施していない場合
高齢者虐待防止措置未実施減算
- 別に厚生労働大臣が定める基準を満たさない場合は，高齢者虐待防止措置未実施減算として，所定単位数の1／100に相当する単位数を所定単位数から減算していますか。
- 【以下の項目を遵守できていない場合には要減算】
  ・虐待の防止のための対策を検討する委員会を定期的に開催するとともに，その結果を従業者へ周知徹底
  ・虐待の防止のための指針の整備
  ・虐待の防止のための研修の定期的な実施
  ・上記３項目に掲げる措置を適切に実施するための担当者の設置
業務継続計画未策定減算
- 感染症や非常災害の発生時において，利用者に対するサービスの体制及び早期の業務再開を図るための業務継続計画を策定していますか。
- 感染症若しくは災害のいずれか又は両方の業務継続計画が未策定の場合，所定単位数の3／100に相当する単位数を所定単位数から減算していますか。
  （なお，令和7年3月31日までは，感染症の予防及びまん延の防止のための指針及び非常災害に関する具体的計画を策定している場合には，当該減算は適用しない。）

参考：地域密着型サービス事業所　自己点検シート及び介護報酬改定等関係法令

実地指導のポイント

実地指導（運営指導）において指摘や指導を受けないために、以下の対策ポイントを押さえておきましょう。

1.算定要件の理解と確認
基本報酬や加算の算定要件を正しく理解し、要件を満たした上で適切に算定されているか確認します。

2.介護報酬と実績の一致確認
請求した介護報酬と実際のサービス提供実績に差異がないかを定期的にチェックします。

3.書類の定期的な確認
書類に不備がないか、日頃から定期的に確認を行います。

4.記録の適切な保管
研修の実施状況や利用者から寄せられた苦情の内容を記録し、必要に応じて確認できるようにしておきます。

5.整理整頓と清潔な環境維持
事務所内を常に整理整頓し、清潔な状態を保つよう努めます。

これらのポイントを実践することで、実地指導時の指摘や指導を未然に防ぐことができます。

実施指導に関するQ&A

Q.当日は何人の職員が来るの？

A.当日に来所する職員の人数や氏名、担当部署については、事前に送付される通知書に記載されています。部署ごとに調査に来る場合もあるため、職員数が多くても過度に身構える必要はありません。

Q.質問には全て答えなければならないの？

A.実地指導は事前に日時が通知されるため、当日はシフト調整を行い、事業所の運営状況やサービス提供に詳しい職員（運営担当者、人員担当者、利用者担当者など）を可能な限り出勤してもらう必要があります。
その場で的確に回答することで、事業所が適切に運営されていることを印象付け、信頼度の向上や追加調査の軽減につながります。

ただし、質問内容によっては、必ずしもその場で全て回答する必要はありません。
例えば、「正確な回答のため、関連書類を確認した後で改めてお答えします」のように回答することも可能です。ですが、質問に対して多く「分かりません」と答えると、事業所に対する不信感を招く恐れがあるため注意が必要です。

Q.実地指導にかかる時間はどのくらい？

A.実地指導の所要時間は、事前に送付される通知書に具体的な時間が記載されていますが、基本的には丸一日がかりと考えておくべきです。そのため、対応する職員については、シフトを調整し、可能な限り時間を確保できるようにしておいてください。

まとめ

グループホームの実地指導とは、介護保険法の目的を達成するために、都道府県などの担当者がグループホームを訪問し、適切な事業運営が行われているかを確認する手続きです。実地指導の最大の目的は、高齢者の尊厳を守り、良質なケアが提供される体制を維持・向上させること、さらに高齢者虐待を防止することで、介護保険制度への信頼を保ち、その持続可能性を確保することです。

実地指導での調査の内容の主たる部分は、事前に準備を求められる書類関係のチェックです。実地指導のお知らせが届いてから慌てないためにも日々の書類管理を徹底することが非常に重要です。

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