介護の基礎知識
通所介護(デイサービス)の実地指導(運営指導)の対策とは?

実地指導は行政の担当者が事業所を訪れ、適正な介護保険サービスが運営されているかを調査するものです。突然実地指導のお知らせが届くと驚かれる事業所様も多いのではないでしょうか。
介護保険法や指定基準に違反が見つかれば、監査に発展し、行政処分や介護報酬の返還を求められる可能性があります。しかし、実地指導は全ての事業所に平等に実施されるものであり、不正を暴くことが目的ではありません。むしろ、事業所運営の見直しや改善の機会と捉え、前向きに対応することが大切です。
本記事では、実地指導とは何かや、監査との違い、通所介護(デイサービス)にて必要な対策や書類について解説します。実地指導対策を通して、適切な事業所運営を目指しましょう。
実地指導とは
実地指導とは、介護保険法の目的を達成するために、都道府県などの担当者が介護サービス事業所を訪問し、適切な事業運営が行われているかを確認する手続きです。行政が行う指導には大きく分けて「集団指導」と「実地指導」の二種類があります。
集団指導は、指定申請先となる管轄行政が主催し、複数の介護事業所を一箇所に集めて開催する形式です。一方、実地指導は、個々の介護サービス事業所を対象に直接行われることが特徴です。
実地指導の頻度については、事業所の指定有効期間内に少なくとも1回は実施されることを基本としており、全ての事業所において定期的に実施されるものとされています。
実地指導の目的
実地指導の最大の目的は、高齢者の尊厳を守り、良質なケアが提供される体制を維持・向上させること、さらに高齢者虐待を防止することで、介護保険制度への信頼を保ち、その持続可能性を確保することです。
「良質なケアが提供される体制を維持すること」は、サービス利用者や社会だけでなく、介護事業所にとっても極めて重要な課題です。つまり、実地指導は「行政との対立」ではなく、行政と協力しながら、介護保険制度やサービスの健全な運営を継続していくための重要な取り組みといえます。
実地指導の内容
実地指導の主な内容は、介護サービスの実施状況指導・最低基準等運営体制指導・報酬請求指導の3つです。
介護サービスの実施状況指導
介護サービスの実施状況指導は、ケアマネジメント・プロセスに基づくサービス実施がされているか、高齢者虐待や適切な手続きを経ていない身体拘束が行われていないか確認されます。虐待や身体拘束に関わる行為やそれらがもたらす影響についての理解を深め、防止に向けた取り組みの促進を行います。
最低基準等運営体制指導
最低基準等運営体制指導では、個別の介護サービスの質を確保するための体制に関する事項について確認されます。
報酬請求指導
報酬請求指導は、以下の点を確認し、適切な運営と請求を促すことを目的としています。
- 報酬基準に基づく実施体制の確保
- 一連のケアマネジメントプロセスに沿ったサービス提供
- 多職種との連携によるサービス実施
上記の基本的な考え方や算定条件に基づいた運営・請求が行われているか、ヒアリングを通じて確認し、指導を行います。この指導は、不適正な請求を防止するとともに、サービスの質を向上させることを目指しています。
実地指導は以下の「介護保険施設等運営指導マニュアル」に基づいて実施されます。
参照:介護保険施設等 運営指導マニュアル実地指導と監査の違い

行政から通知が来たとき、それが実地指導なのか、監査なのか、一見わからないことがあります。以下では、実地指導と監査の違いについて解説します。
事前通知のあり・なし
監査は通常、事前通知が行われないことがほとんどです。しかし、仮に事前通知がある場合には、実地指導とは異なる根拠条文が明確に記載されています。
一方で、実地指導であっても、まれに事前通知が行われないケースがあります。
事前通知がなく行政の担当者が事業所を訪問した際には、実地指導と監査の用語を正確に使い分けていない場合があるため、必ず根拠条文を確認するようにしてください。
実施の目的
実地指導は、事業所が指定基準を遵守し、適切な介護サービスを提供するとともに、正確な介護報酬の請求を行うことを目的として実施されます。そのため、原則としてすべての事業所を対象にランダムで行われます。
一方、監査は、収集した情報から人員基準や設備基準、運営基準などの指定基準違反や不正請求が確認された場合、またはその疑いがある場合に実施されます。
また、監査は運営基準等の指定基準違反や不正請求の疑いに基づいて行われることから、調査内容もそれに応じて具体的かつ厳しい場合が多いです。
通所介護(デイサービス)の実地指導のチェック項目

実地指導で確認される事項は多岐にわたり、提供するサービスごとに特徴があります。
以下では通所介護にて特に確認される項目を一部抜粋してご紹介します。
個別サービスの質に関する事項
- 指定申請時(更新時含む)又は直近の変更届の平面図に合致しているか【目視】
- 使用目的に沿って使われているか【目視】
- 利用申込者又はその家族への説明を行っているか
- 利用申込者の同意を得ているか
- 重要事項説明書の内容に不備等はないか など
個別サービスの質を確保するための体制に関する事項
- 利用者に対し、従業者の員数は適切であるか
- 必要な専門職が配置されているか
- 必要な資格を有しているか
- 管理者は常勤専従か、他の職務を兼務している場合、兼務体制は適切か
- 被保険者資格、要介護認定の有無、要介護認定の有効期限を確認しているか
- 利用者からの費用徴収は適切に行われているか
- 領収書を発行しているか など
事項の全項目は以下の「確認項目及び確認文書」よりご確認ください。
参考:厚生労働省 確認項目及び確認文書通所介護(デイサービス)の実地指導で確認される標準確認文書

通所介護の実地指導で確認される書類は以下の通りです。
- 平面図(行政機関側が保存しているもの)
- 重要事項説明書(利用申込者の同意があったことがわかるもの)
- サービス担当者会議の記録
- 居宅サービス計画
- 通所介護計画(利用者の同意があったことがわかるもの)
- サービス提供記録
- 送迎記録がわかるもの
- 身体的拘束等の記録(身体的拘束等がある場合)
- アセスメントの結果がわかるもの
- モニタリングの結果がわかるもの
- 従業者の勤務体制及び勤務実績がわかるもの(例:勤務体制一覧表、勤務実績表)
- 従業者の勤怠状況がわかるもの(例:タイムカード、勤怠管理システム)
- 資格要件に合致していることがわかるもの(例:資格証の写し)
- 管理者の雇用形態が分かるもの
- 管理者の勤務体制及び勤務実績がわかるもの(例:勤務体制一覧表、勤務実績表)
- 管理者の勤怠状況がわかるもの(例:タイムカード、勤怠管理システム)
- 介護保険番号、有効期限等を確認している記録等
- 請求書
- 領収書
- 運営規程
- 雇用の形態(常勤・非常勤)がわかるもの
- 研修の計画及び実績がわかるもの
- 職場におけるハラスメントによる就業環境悪化防止のための方針
- 業務継続計画
- 訓練の計画及び実績がわかるもの
- 国保連への請求書控え
- 非常災害時の対応計画(管轄消防署へ届け出た消防計画(風水害、地震対策含む)又はこれに準ずる計画
- 避難・救出等訓練の実施状況がわかるもの
- 通報、連絡体制がわかるもの
- 感染症の予防及びまん延の防止のための対策を検討する委員会の開催状況・結果がわかるもの
- 感染症の予防及びまん延の防止のための指針
- 感染症の予防及びまん延の防止のための研修及び訓練の実施状況・結果がわかるもの
- 個人情報の利用に関する同意書
- 従業者の秘密保持誓約書
- パンフレット/チラシ
- web広告
- 苦情の受付簿
- 苦情への対応記録
- 市町村、利用者家族、居宅介護支援事業者等への連絡状況がわかるもの
- 事故に際して採った処置の記録
- 損害賠償の実施状況がわかるもの
- 虐待の防止のための対策を検討する委員会の開催状況及び結果がわかるもの
- 虐待の防止のための指針
- 虐待の防止のための研修の計画及び実績がわかるもの
- 担当者を置いていることがわかるもの
これらの資料は、サービスの質や適切なサービス提供のために必要な帳票類が整備されているかを確認するためのものです。サービス種別によって必要な資料は異なるため、年に一度以上の自己点検を行い、帳票の整備状況を確認することが重要です。
各サービス種別で求められる書類については、厚生労働省が提供している「確認項目及び確認文書」の資料を参照してください。
参考:厚生労働省 確認項目及び確認文書必要書類がない場合
事前提出書類の準備中に不備が発覚した場合、最も避けるべき行為は書類の「偽造」です。
例えば、通所介護では、利用者のサービス提供記録やモニタリング記録を適切に作成・保管することが求められています。もし特定の月の記録が抜けている場合でも、実際にサービス提供やモニタリングを行い、メモや記録が残っているのであれば、後から記録を作成すること自体は問題ありません。
しかし、実際にはサービス提供やモニタリングを行っていないにもかかわらず、あたかも実施したかのような記録を作成する行為は、明確な「偽造」に該当します。
監査において、介護事業所が報告や帳簿書類の提出・提示命令に従わず、または虚偽の報告をした場合、これ自体が指定の効力停止や指定取消処分の理由となります。さらに、実地指導中に偽造が発覚した場合、具体的な不正の疑いが明らかになれば監査に切り替えられ、厳しい行政処分を受ける可能性が高まります。
一方で、書類に不備があった場合でも、真摯に反省し、改善に向けた姿勢や取り組みを示せば、指定の効力停止や指定取消といった重い行政処分に至ることはまれです。実地指導前の事前確認で不備を発見した場合には、指摘される前に改善策を示すことを検討しましょう。
通所介護(デイサービス)の実地指導のチェックリスト・自己点検票とは?

自己点検票とは、介護保険法で定められた基準(人員基準・設備基準・運営基準)や介護報酬の算定が適切に行われているかを、事業所が自ら確認するためのチェックリストです。実地指導(運営指導)を受ける事業所は、指導の実施前に自己点検票を活用して事前チェックを行うことが求められます。そのため、指定権者のホームページから自己点検票をダウンロードし、内容を確認しましょう。
ここでは一例として、東京都が公開している通所介護事業の自己点検票を基に、その一部の内容をご紹介します。
人員に関する基準
- 生活相談員
指定通所介護の提供日ごとに、当該指定通所介護を提供している時間帯に生活相談員(専ら当該指定通所介護の提供に当たる者に限る。)が勤務している時間数の合計を当該指定通所介護を提供している時間帯の時間数で除して得た数が1以上となるために必要な数を配置しているか。また、生活相談員は、東京都特別養護老人ホームの設備及び運営の基準に関する条例(平成24年東京都条例第40号)第5条第2項に定める生活相談員に準じているか。 - 看護師又は准看護師(以下「看護職員」という。)
指定通所介護の単位(指定通所介護であってその提供が同時に1人又は複数の利用者に対して一体的に行われるものをいう。以下「人員に関する基準」において同じ。)ごとに、専ら当該指定通所介護の提供に当たる看護職員が1以上となるために必要な数を配置しているか。 - 介護職員
指定通所介護の単位ごとに、当該指定通所介護を提供している時間帯に介護職員(専ら当該指定通所介護の提供に当たるものに限る。)が勤務している時間数の合計を当該指定通所介護を提供している時間数(提供単位時間数)で除して得た数が、利用者(都条例第111号第101条第三項に規定する利用者をいう。以下「人員に関する基準」において同じ)の数が15人までの場合にあっては1以上、15人を超える場合にあっては、1に15人を超える部分の数を5で除して得た数を加えた数以上となるために必要な数を配置しているか。 - 機能訓練指導員
機能訓練指導員は1以上確保されているか。機能訓練指導員については、利用者が日常生活を営むために必要な機能の減退防止の訓練を行うために、利用者の心身の状態を的確に把握し、かつ、利用者ごとに作成する通所介護計画に定められた機能訓練を適切に実施するために必要な程度配置すること。
設備に関する基準
- 指定通所介護事業所は、食堂、機能訓練室、静養室、相談室及び事務室を設けるほか、消火設備その他の非常災害に際して必要な設備並びに指定通所介護の提供に必要なその他の設備及び備品等を備えているか。
- 相談室は遮へい物の設置等により相談の内容が漏えいしないよう配慮されているか。
運営に関する基準
- 管理者は、当該指定通所介護事業所の従業者の管理及び指定通所介護の利用の申込に係る調整、業務の実施状況の把握その他の管理を一元的に行っているか。
- 管理者は、通所介護計画を作成した際には、当該通所介護計画を利用者に交付しているか。
- 指定通所介護事業者は、感染症や非常災害の発生時において、利用者に対する指定通所介護の提供を継続的に行い、及び業務継続計画を策定し、当該業務継続計画に従い必要な措置を講じているか。
- 指定通所介護事業者は、利用定員を超えて指定通所介護の提供を行っていないか。ただし、災害その他のやむを得ない事情がある場合は、この限りでない。
- 重要事項をウェブサイトに掲載しているか。
介護給付費の算定および取り扱い
- 所要時間については、現に要した時間ではなく、通所介護計画に位置づけられた内容の指定通所介護を行うのに要する標準的な時間で、それぞれ所定単位数を算定しているか。 ただし、利用者の数又は看護職員若しくは介護職員の員数が平成12年厚生省告示第27号の一(厚生労働大臣が定める利用者の数の基準及び看護職員等の員数の基準並びに通所介護費等の算定方法)に該当する場合〔利用者定数超過又は職員数が基準を満たさない場合〕は、同告示により算定しているか。
- 事業所と同一の建物に居住する利用者に対する取扱い
指定通所介護事業所と同一建物に居住する者又は指定通所介護事業所と同一建物から当該指定通所介護事業所に通う者に対し、指定通所介護を行った場合は、1日につき所定単位数から減算しているか。ただし、傷病その他やむを得ない事情により送迎が必要であると認められる利用者に対して送迎を行った場合は、この限りでない。
実地指導のポイント

実地指導(運営指導)において指摘や指導を受けないために、以下の対策ポイントを押さえておきましょう。
1.書類の定期チェック
書類に不備がないか定期的に確認します。
2.マニュアル・規程の更新管理
マニュアルや規程を更新した際は、古いものと差し替えて適切にファイリングします。
3.掲示物の最新化
更新された掲示物は速やかに差し替えて掲示します。
4.整理整頓と清潔維持
施設内を整理整頓し、常に清潔な環境を保ちます。
5.算定要件の理解と確認
基本報酬や加算の算定要件をしっかりと理解し、要件を満たした上で正確に算定しているか確認します。
これらのポイントを実践することで、実地指導時の指摘や指導を未然に防ぐことができます。
実施指導に関するQ&A
Q.当日は何人の職員が来るの?
A.当日に来所する職員の人数や氏名、担当部署については、事前に送付される通知書に記載されています。部署ごとに調査に来る場合もあるため、職員数が多くても過度に身構える必要はありません。
Q.質問には全て答えなければならないの?
A.実地指導は事前に日時が通知されるため、当日はシフト調整を行い、事業所の運営状況やサービス提供に詳しい職員(運営担当者、人員担当者、利用者担当者など)を可能な限り出勤してもらう必要があります。
その場で的確に回答することで、事業所が適切に運営されていることを印象付け、信頼度の向上や追加調査の軽減につながります。
ただし、質問内容によっては、必ずしもその場で全て回答する必要はありません。
例えば、「正確な回答のため、関連書類を確認した後で改めてお答えします」のように回答することも可能です。ですが、質問に対して多く「分かりません」と答えると、事業所に対する不信感を招く恐れがあるため注意が必要です。
Q.実地指導にかかる時間はどのくらい?
A.実地指導の所要時間は、事前に送付される通知書に具体的な時間が記載されていますが、基本的には丸一日がかりと考えておくべきです。そのため、対応する職員については、シフトを調整し、可能な限り時間を確保できるようにしておいてください。
まとめ
通所介護の実地指導とは、介護保険法の目的を達成するために、都道府県などの担当者が通所介護事業所を訪問し、適切な事業運営が行われているかを確認する手続きです。実地指導の最大の目的は、高齢者の尊厳を守り、良質なケアが提供される体制を維持・向上させること、さらに高齢者虐待を防止することで、介護保険制度への信頼を保ち、その持続可能性を確保することです。
実地指導での調査の内容の主たる部分は、事前に準備を求められる書類関係のチェックです。実地指導のお知らせが届いてから慌てないためにも日々の書類管理を徹底することが非常に重要です。
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実地指導の際に慌てないためにも、日頃から書類の整理を行っておくことは非常に重要です。その際、書類管理を紙で行っていると、以下のようなお悩みがある事業所様も多いのではないでしょうか?
- 紙での介護記録の保管は保管場所の確保が難しい
- カンファレンスや実地指導の際に過去の情報をすぐに取り出せない
- セキュリティ面で不安がある
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さらに、介護ソフト「トリケアトプス」と連携することで、ファイルをわざわざ格納しなくても、「トリケアトプス」で作成した計画書や記録などを専用画面から一括でファイルアップロードできます。また、アップロードされたファイルは、利用者毎に振り分けられ、自動保存されます。
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