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介護の基礎知識

介護記録の保管期間は5年?ケアプランや訪問介護記録など、対象書類についても解説

介護事業所の皆さんが日々目にする、介護保険法に基づくサービス提供に関する文書。様々な種類がありますが、どの文書をどれくらいの期間保管する必要があるのでしょうか?本ブログでは、介護保険法に基づくサービス提供文書の保管期間について詳しく解説します。種類が多く混乱しやすい部分もありますが、正しい理解を持って適切に保管しましょう。

介護書類の保管期間

以下は介護書類の保管期間です。

介護給付費請求書・介護給付費明細書(国保連請求控え)の保管期間

事業所での保管期間は5年と定められています。

介護記録の保管期間

介護保険の運営基準では「完結の日から2年間」と定められています。
つまり、「介護保険サービスが終了してから2年間」となりますが、これは国の決まりとなっており、現在は各自治体が条例を設置できます

そのため、地域によってはさらに長い5年を指定している自治体もあります。
この5年という決まりは、介護報酬の受給に必要な書類が5年保管であり、介護報酬を返還する手続きにも5年間という期限があるため、これらの時期に合わせて5年間と定めていると考えられます。

<「完結の日」の定義>
介護保険の運営基準では「完結の日から2年間」ですが、「完結の日」の定義とはなんでしょうか。
「完結の日」の定義は以下の通りです。

・契約の解約・解除
・他の施設への入所
・利用者の死亡
・利用者の自立

上記の理由により一連のサービス提供が終了した日を指します。
<介護記録にあたる書類一覧>
自治体によって保管期間が定められている、介護記録にあたる書類とは具体的に何にあたるのでしょうか。
以下の書類が該当書類となります。
■利用者に関する記録
・介護計画書(ケアプラン)
・居宅介護支援事業所で作成される居宅サービス計画書
・施設サービス計画書(特別養護老人ホームなど)
・アセスメント(利用者の状況把握資料)
・モニタリング記録
■サービス提供に関する記録
・サービス提供記録(訪問介護記録やデイサービスの日誌など)
・介護日報・介護記録(日々のケア内容や利用者の状態の記録)
・サービス提供責任者の記録
・緊急時の対応記録(事故報告書、ヒヤリハットなど)
■医療との連携に関する記録
・医師の指示書(訪問看護や訪問リハビリに関連)
・投薬や治療に関する記録
■市町村への通知に係る記録
・利用者負担額や請求に関する書類
・指定更新・届出関連書類
■苦情・事故の記録
・苦情の内容などの記録
・事故の状況及び事故に際して採った処置についての記録(事故報告書)

介護記録の保管期間の課題

先述のように、介護記録の保管期間は厚生労働省や自治体によってルールが定められていますが、現状のルールに対して以下のような課題も上がっています。

紙資料の保管スペースの確保の負担

各自治体が条例を設置できるため、保管期間が5年と長期化するケースがあります。その際、紙資料を基本とする実地指導に合わせ紙資料で保管する場合、保管スペースの確保と管理に負担がかかっています。

サービスによる保管期間の違い

障害福祉サービスの介護記録の保管は「完結の日から5年」とされており、サービスによって保管期間が統一されていないことから、事業所の文書保管の管理業務が煩雑になっています。

 

また、押印された文書等は紙資料での保管が基本となる等、ペーパレスの障壁となるという声もあり、介護のにおける介護記録の保管による課題はまだまだ多いと言えます。

まとめ

介護事業所で必要な文書の保管期間は、書類の種類や自治体の規定により異なります。介護給付費請求書や明細書は5年間、ケア提供に関連する介護記録は「サービス完結の日から2年間」保管が基本ですが、一部自治体では5年間を求める場合もあります。

保管期間の課題として、紙資料の保管スペース確保や自治体ごとの規定差、障害福祉サービスとの期間不統一が挙げられます。また、押印された文書等は紙資料での保管が基本となる等、ペーパーレス化の妨げになっている現状があります。

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