サ高住・有料老人ホーム向け介護ソフト・システム5選 記録や業務日誌作成も【2025年】

介護の現場で、事務作業の効率をアップして、スタッフへの負担を軽減してくれる便利な介護ソフト。

事業所の新規立ち上げでサ高住・有料老人ホーム向け介護ソフトの導入を検討している事業所様や、Excelや紙での記録など、管理業務の負担から、導入を考えている事業所様もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、「サ高住・有料老人ホーム向け介護ソフトを導入したいけど、選び方がわからない」「どんな基準で比較すればいいの？」といったお悩みを抱えている事業所様に向けて、介護ソフトの選び方やポイントを分かりやすく解説し、特におすすめのソフト5選を比較・解説します。

介護ソフトとは、事業所での業務効率化を目的に開発されたソフトウェアです。紙での書類管理を行う場合、手書きでの記入や、各書類間での転記が手間になっていましたが、介護ソフトを使用することで、スキマ時間にスマホやタブレットから介護記録を簡単に入力することができたり、各書類間でのデータ連携がされていることで、転記が不要になり、職員の負担を軽減し、作業効率が向上します。
介護ソフトの導入により、介護職の人材不足解消や、事務作業の負担軽減、サービスの質の向上が期待できる、介護業務の効率化に欠かせない便利なツールです。

サ高住・有料老人ホーム向けの介護ソフトは数自体多くなく、国内には100種類以上の介護ソフトが存在しますが、その中でサ高住に対応するソフトは20種類程度です。

サービス付き高齢者向け住宅は、「介護保険請求」がないため、一見すると他のサービスに比べて請求業務が簡単に思われますが、実際には、立替金の管理や敷金・礼金・一時金の処理、さらに軽減税率の適用を考慮する必要があり、多くの機能が求められます。

ここではサ高住・有料老人ホームの日々の業務をスムーズに進めるために役立つ、介護ソフトに搭載されている主な機能についてご紹介します。

氏名、要介護度、認定有効期間など、利用者の基本情報を登録・管理します

介護サービスの利用記録や介護報酬のデータを基に、利用者ごとの月額請求金額を自動で計算します。

サービス計画書や週間計画書などを作成・管理します。

サービス提供記録を入力し、利用者ごとの記録を一元管理します。

居室の入居・空床状況、入居率、売上状況の分析が行えます。

立替金や一時金、敷金・礼金の管理機能が付いている介護ソフトもあります。立て替えた項目と金額は翌月に発行する請求書に自動で反映することができます。

以下では、サ高住・有料老人ホームの現場に介護ソフトを導入することで得られる具体的なメリットや、運営効率・業務品質の向上につながるポイントをご紹介します。

介護ソフトを活用することで、立替金や一時金、敷金・礼金などの管理がスムーズに行えます。例えば、事業所が「新聞代」を立替えた場合でも、翌月に発行する「請求書」にその項目や金額を自動で反映させることが可能です。このように、日々の業務内容を介護ソフトに入力しておくことで、月初や月末の請求処理時に悩むことがなくなります。

サ高住・有料老人ホーム向けに居室の入居・空床状況、入居率、売上状況の分析などの機能が付いているソフトもあります。部屋移動や空室確認がすぐに行えたり、経営上の分析・課題発見が簡単に行えます。

サ高住・有料老人ホームでは、介護サービス（非課税）、医療サービス（非課税）、食事の提供（8%）、日用品の販売や一部サービス（10%）など、異なる税率が混在します。介護ソフトでは品目ごとに税率をあらかじめ設定しておくことが可能。請求書や領収書の税区分ミスを防ぐことができます。

紙で入力すると手間がかかる介護記録も、介護ソフトならスマホやタブレットから簡単に入力が行えます。記録項目があらかじめ用意されているため、チェックや選択だけで素早く記録でき、入力漏れも防止できます。文例登録や音声入力機能を使えば更に効率化が可能です。入力した内容は自動的に他の職員と共有されるため、引き継ぎや申し送りの時間を短縮できます。

計画書はモニタリング表など各書類と連携されており、複数の書類で同じ内容を繰り返し記載しなくても、同じ内容は自動入力され、効率化につながります。

記録と同様文例登録や音声入力記録が付いている場合もあります。

介護ソフトなら過去の記録データを、ソフトですぐに検索することができます。大量の記録用紙の保管場所に困っているという声を事業所様からよく耳にしますが、介護ソフトを導入することで、記録データをソフト内に保存することができ、記録用紙の保管場所が不要になると共に、ペーパーレス化に繋がります。

また、介護ソフトを導入することで実地指導の際にもソフト上で検索をかけることで、必要なデータをすぐに取り出すことができます。実地指導の際のデータの印刷は必須ではないため、実地指導員に介護ソフト上からデータの確認をしてもらうことも可能です。

介護ソフトはクラウド型とインストール型がありますが、クラウド型を選ぶことで自動アップデートにより常に最新機能が利用可能です。介護保険制度の変更や新しい機能の追加があっても、事業所側が手動で更新作業を行う必要がありません。これにより、運用負担が軽減されるだけでなく、法令遵守をしやすくなります。

介護業界全体で人材不足が深刻化していますが、介護ソフトの導入は人材不足への対策にも有効です。

まず、業務効率化によって少人数でも業務を回せる点が大きなメリットです。介護職員一人あたりの対応件数を無理なく増やすことができ、人手が限られていても事業所運営を安定させやすくなります。

また、ソフトの活用により職員の負担が軽減されることで離職防止に繋がるだけでなく、新規採用の場面でもITツールを導入している事業所は「効率的で働きやすい職場」としてアピールでき、人材確保が難しい中でも、他事業所との差別化が行えます。

失敗しないサ高住・有料老人ホーム向けの介護ソフト選びには、以下の手順に沿って選択することが重要です。

①事業所の課題を洗い出す
②インターネットで情報収集
③資料請求を行って比較
④無料体験を利用

介護ソフトを選ぶ際に、まず最初に行うべきことは自事業所の課題を明確にすることです。ただ何となく「便利そうだから」「周りが導入しているから」という理由だけで選んでしまうと、実際に導入した後に「思ったより業務が楽にならない」「現場で使いにくい」という問題が起きやすくなります。

例えば、請求業務に時間がかかっているのか、記録に問題があるのか、事業所ごとに解決したい課題は異なります。まずは、現場の職員や管理者から意見を集めましょう。

「有料老人ホーム＋ソフト」や「サ高住＋ソフト」で検索し、各ソフトの特徴を確認しましょう。現在、介護ソフトは多くのメーカーから販売されており、公式サイトや比較サイトを活用すれば、機能や価格、導入実績などの基本情報を簡単に調べることができます。まずは、自事業所で解決したい課題に合ったソフトがどのメーカーから提供されているかを確認し、導入候補のソフトの目星を付けましょう。

検索を行うと、検索結果にランキングサイトが出て来ることがあります。参考にすることで、ソフト会社から発信された情報だけでなく、客観的な視点の新たな情報収集に役立ちますが、中にはソフト会社と利害関係があり、ランキングサイトの順位や中身が偏った情報となっている場合もあるため注意が必要です。

偏った情報に惑わされず、正確な情報を得るためには、サイトの運営元を確認することが大切です。ソフト会社と関係のある会社ではないか、利害関係はなく、中立の立場であるか見極めることがポイントです。運営元を判断するのは難易度が高い場合は、1つのランキングサイトだけを参考にするのではなく、いくつかのランキングサイトを比較し、情報が正しいかどうかを確認しましょう。

自事業所の課題にあったソフトにいくつか目星を付けたら、各メーカーに資料請求を行い比較します。資料には、公式サイトに載っていない細かい仕様やオプション、サポート内容、料金体系の詳細やソフトの操作画面などが載っています。

次に無料体験（デモ体験）を行います。多くの介護ソフトメーカーでは、導入前に操作感を試せるよう、無料体験版やデモ環境を用意しています。資料や説明だけでは、「現場で本当に使いやすいか」「操作が複雑すぎないか」といった部分はなかなか分かりません。特に現場職員が直感的に操作できるかどうかが導入成功の鍵になります。

さらに、無料体験時にサポート担当者へ操作方法や不安点を質問してみましょう。回答の丁寧さや対応スピードは、実際に導入した後のサポート品質を見極める大きな判断材料になります。このように、無料体験を活用して現場目線で試すことで、「机上では良さそうだけど現場では使いにくい」という失敗を防ぎ、自事業所に最適なソフトを選ぶことができます。

費用や特徴、小中規模事業者様向け～大規模事業者様向け、機能など、介護ソフトによって様々な特徴があります。どの介護ソフトにすべきかお悩みの事業所様に向けて、選ぶ際のポイントをご紹介いたします。

介護記録を手書きで管理する場合、利用者さんの居室から退室後、内容を覚えておいて記録票に後から記入するため、内容を忘れてしまったり、後から内容を整理するのに手間がかかってしまいます。
スマホやタブレット連携が行える介護ソフトを選ぶことで、その場で介護記録の入力が可能となり、効率的に介護記録業務が行えます。

スマホやタブレット連携が行える介護ソフトかどうかを判断するポイントは以下の通りです。

✅ 「クラウド型」の介護ソフトか
介護ソフトには「クラウド型」と「インストール型」の２種類があります。クラウド型はインターネットからソフトを使用する方法で、インターネット環境さえあればスマホやタブレットからでも使用できます。インストール型はソフトをパソコンに直接入れて使う方法のため、インストール済みのデバイスからしか使用することができません。スマホやタブレットからもソフトを使用したい場合は、「クラウド型」を選ぶようにしましょう。

✅ 専用アプリが用意されているか
使う頻度が高い機能はブラウザ上だけでなく、専用アプリが用意されていると、すぐに立ち上げができ、見やすい画面で入力ができます。

サ高住・有料老人ホーム向け介護ソフトの利用料は1,000円～30,000円ほどと、金額に幅があります。また、初期費用がかかる場合もあります。欲しい機能に対してオーバースペックな介護ソフトを導入してコストが高くなってしまった…なんてことのないように、費用と欲しい機能を照らし合わせて、コストパフォーマンスの良い介護ソフトを選ぶようにしましょう。

経営分析に強いソフト・介護記録に強いソフトなど、介護ソフトによって特徴が異なります。導入目的に合わせた介護ソフトを選ぶようにしましょう。また、パソコン作業に不安があるため、サポートが充実している介護ソフトを選ぶ・使用したい補助金に対応しているソフトを選ぶなど、事業所に合った介護ソフトを選ぶことも大切です。また、事業所でサ高住・有料老人ホーム以外のサービスを行っている場合、その他医療や介護、障害に対応しているのかなど、事業所の提供するサービスに合った機能があるのかを確認する必要があります。

複数の施設・事業を運営する、大規模事業所向け機能を搭載したタイプか、対応する種類や事業所施設間連携に制限があるものの、その分シンプルで使いやすく、安価なソフトが多い小中規模事業者向けか、事業所の規模に合わせた介護ソフトを選びましょう。

費用が安い分、機能に制限のある介護ソフトもあります。自事業所の課題に合わせた、必要な機能が付いているか確認するようにしましょう。

また、以下の機能の付いた多機能ソフトもあります。

• 勤怠管理
• シフト作成
• 経営管理
• 会計処理

多機能型ソフトは費用が高めの場合もあるため、優先順位を明確にすることが重要です。

介護ソフトによっては、見守りシステムやナースコール、服薬管理システムと連携することも可能です。
現状使用している外部機能があれば、それらと連携可能な介護ソフトを選択すると、更なる業務効率化に繋がります。

比較サイトやSNSで、実際に導入した事業所の声を参考にするのがおすすめです。特に「使いやすさ」や「解決できた課題」など、具体的な評価に注目しましょう。

導入後の運用をスムーズにするため、サポート内容も比較しましょう。例えば以下のようなサポートがあると安心です。

• 開業支援やデータ移行支援
• 導入時の訪問サポート
• メール・電話での運用サポート

特に、日々のメールや電話でのサポートは、操作方法が分からなかったり、困った際にすぐに相談できる点で重要です。
サポートの繋がりやすさや、親切に回答してくれるかなどを無料体験期間に確認するようにしましょう。

以下では、サ高住・有料老人ホームに対応した介護ソフト主要5社をピックアップし、料金や無料体験期間などの項目からそれぞれの特徴をわかりやすくご紹介します。

トリケアトプスは介護記録・書類作成・利用者請求機能を備えたクラウドソフトです。介護記録ではバイタルや食事など、日々の介護記録を入力すると自動でバイタルグラフや業務日誌などを作成します。低価格のため、小中規模事業者様や、立ち上げたばかりの事業所様にも人気の介護ソフトです。利用者請求機能については、利用者選択方式で指定月から実績データを一括コピーできるので、毎月の事務作業が楽々こなせます。また、軽減税率計算やインボイス制度にも対応しています。

注意点として、入居管理機能が付いていないため、居室の入居・空床状況、入居率、売上状況の分析による経営上の課題発見まで行いたい事業所様には物足りなさを感じてしまうかもしれません。ですが、とにかく費用を抑えたい事業所様や、経営分析機能までは不要な事業所様には非常におすすめの介護ソフトです。

月額1,100円と低価格ですが、居宅介護支援及び居宅サービス等と合わせて使用すると、それらのサービスの使用料のみで利用が可能となり、サ高住・有料老人ホーム向けのサービス利用料は無料となります。（※軽減税率機能：プラス月額2,200円、介護記録機能：プラス月額3,300円）

日々の介護記録から経営管理まで行える介護ソフトで、事業所の管理がしやすい・介護記録がしやすい・情報共有しやすい点が特徴です。施設入居前の問合せや見学等の情報を記録・検索し、見込み客管理ができる営業支援ツール機能を搭載しています。さらに入居後には請求業務機能のほか、バイタル等業務日誌作成、ヒヤリハット・事故報告等の記録機能として利用可能です。

小規模事業所から大規模事業所まで対応する介護ソフトです。日別／月別で利用料の管理が可能です。登録作業は、文字検索による絞り込みや一括登録により事務作業の効率がアップします。空き部屋・在室入居者の状況が一目で確認可能です。見守り支援システムを活用することで、事業所や家族がいつでも利用者を見守ることができます。

トリケアトプスは介護・看護・障がいに対応した総合型クラウドソフトです。 サ高住・有料老人ホーム以外のサービスについても一元管理できるため、複数サービスをお持ちの事業所様におすすめです。トリケアトプスが選ばれてきたポイントは以下の4つです。

トリケアトプスは、最大3ヶ月間の無料体験を実施しています。 この機会にトリケアトプスをぜひお試しください。