介護記録のデジタル（電子）化に効果的な方法とは？介護のICTで効率UP

介護業界は少子高齢化により、今後さらに深刻な人手不足に陥ると予測されます。具体的には、2030年に1947〜1949年生まれの団塊の世代（第一次ベビーブーム世代）が全員後期高齢者（75歳以上）に突入し、急激に高齢化が進行することで、医療、介護、年金などの社会保障にかかる負担が爆発的に増加することが予想されます。2030年には高齢者割合が30.8%に達し、日本の人口の約3割が高齢者になると言えます。

一方で、以下のデータの通り出生数は年々減少しています。それにより、1950年（昭和25年）には65歳以上の高齢者1人に対し、現役世代（15～64歳）は12.1人いましたが、2023年（令和5年）には2.0人にまで減少しており、少子高齢化によって現役世代に負担が集中していると言えます。さらに、2030年の労働需要は7,073万人と見込まれているのに対し、供給される労働人口は6,429万人 にとどまり、約644万人もの人材不足が生じると予測されています。

介護業界では現状既に慢性的な人手不足が深刻で、多くの事業所が人材確保に苦しんでいます。人手が足りないため、事業所の中には経営が困難になり、最終的に廃業に追い込まれるケースも増えています。そのため、業務の効率化によって限られた人員でもサービスの質を落とさずに業務を遂行できる体制作りの一環として、各事業所で介護記録の電子化が積極的に進められています。

介護記録の電子化の導入効果について、5058事業所が回答した、厚生労働省によるICT導入支援事業を利用した事業所に対するアンケートでは、介護ソフトの機能の中でも、「サービス提供記録の作成・変更・閲覧・保管」機能に関しては使用率が80%以上となっており、介護記録に関する機能は多くの事業所に活用されていることが分かります。また、介護記録の電子化を行った結果、多くの事業所が以下の導入効果を感じていることが分かりました。

• 記録に要する時間が削減された…78.7%
• 記録が充実した（読みやすさ、誤字脱字の減少、内容の充実）…78.1%

また、その他記録に関して感じている効果として、以下の声がありました。

• 記入ミスが減った
• 記録の標準化の意識が高まった
• 印刷コストが抑えられた
• 外国人技能実習生が記録可能になった

以上から、介護記録の電子化を行うことで、業務の効率化だけでなく、記録の質の向上やミス防止、意識の向上、コストの抑制などの効果を感じている事業所があることが分かります。

介護記録を電子化することで、具体的にどのような点が便利になるのでしょうか？以下では電子版の介護記録（介護ソフト）によく搭載されている機能をご紹介します。

介護記録の電子化を進めるメリットをご紹介します。メリットを知っておくことで、実際に介護記録の電子化を行った際、具体的にどのような効果があるのかイメージがしやすくなります。

電子化を行うことで、紙で保存する際に必要だった保管場所が不要になります。

介護記録には一定期間の保管義務があります。この期間は地域によって異なるものの、通常は2～5年とされています。事業運営の観点からも記録の保管は必須ですが、利用者数に年数を掛け合わせた場合、その保管スペースの負担は非常に大きなものとなります。

大型の介護施設では特に利用者が多く、それに比例して記録も増加します。さらに、長期間サービスを利用している方が多い場合、記録は年々増え続けます。その結果、スタッフのデスクや事務所のスペースだけでは収まりきらず、大部屋を専用の保管場所として使用したり、別途倉庫を借りざるを得ないケースも少なくありません。

また、障害福祉サービスの記録書類の保存は「完結の日から5年」のため、サービスによって保管期間が統一されていないことから、事業所の文書保管の管理業務が煩雑になっています。

介護記録を電子保存に切り替えることで、物理的な保管スペースが不要になります。パソコンやクラウド上に保存するため、容量を気にせず記録を管理し続けることが可能です。これにより、大型のキャビネットや段ボールで埋め尽くされていたスペースが一気に解放され、作業環境の整備にもつながります

紙の介護記録では、たとえ整理整頓されていたとしても、特定の日時や利用者の記録を探し出すには時間と労力を要します。また、カンファレンスや実地指導の場では、過去の情報を即座に取り出したい場合があります。

電子保存の場合は、日時や利用者名で検索をかければ、瞬時に必要な記録を表示させることができます。これにより、業務効率が大幅に向上します。電子化を行うことで、実地指導にいつでも対応できるよう、日頃から必要な書類をいつでも取り出せる環境を整備することが可能です。

介護記録には個人情報が含まれているため、適切な情報管理が求められます。以下は紙で介護記録を保管する場合の個人情報のセキュリティの懸念点です。

• 情報漏洩のリスク
  紙の介護記録は物理的に管理する必要があるため、管理が不十分な場合、情報漏洩のリスクが高まります。例えば、介護記録が無防備に放置されていたり、アクセス制限が不十分な場所に保管されていると、第三者に簡単に閲覧される恐れがあります。
• 管理の手間とミス
  紙の保管では、適切な管理が必要です。介護記録が散逸したり、紛失したりすることがあります。また、複数のスタッフが介護記録を取り扱う中で、誤って重要な情報を他の人に見せてしまったり、誤った場所に保管してしまう可能性もあります。
• 破損や劣化のリスク
  紙の介護記録は湿気や火災、物理的な衝撃に弱いため、自然災害や事故によって介護記録が破損するリスクがあります。特に長期間にわたる保管が必要な介護記録では、紙の劣化が進む可能性があり、情報が消失する危険性もあります。
• アクセス管理の難しさ
  紙の介護記録は、誰がどの情報にアクセスしたのかを追跡することが難しいため、アクセス制限や監視が不十分な場合、介護記録の不正閲覧や改ざんが発生する恐れがあります。

介護記録の電子化を行うことでこれらの個人情報の流出や紛失、書類の破損のリスクを防ぐことができます。

介護記録を電子化することで、手書きによる転記や印刷、保管や書類を探す手間が無くなることで業務のスピードが向上し、記録作業にかかる時間が短縮されることで、職員はより多くの時間を利用者とのコミュニケーションやケアに充てることが可能になり、残業時間の削減にもつながります。これにより、職員は心身の負担を軽減しながら、利用者一人ひとりに寄り添った質の高い支援を行うことが可能になります。電子化は単なる効率化にとどまらず、利用者との信頼関係を深め、介護サービスの質の向上にも貢献します。

介護記録を電子化することで、情報共有が格段にスムーズになります。従来の紙記録では、必要な情報を探す手間や、記録が一か所にしかないために情報伝達が遅れるといった課題がありました。しかし、電子化された記録は複数の職員がリアルタイムで閲覧・更新できるため、常に最新の利用者情報を共有できます。これにより、引き継ぎミスや情報の抜け漏れを防ぎ、チーム全体で一貫した支援が可能になり、リモートワークや遠隔での連携にも有効です。また、急な状態変化にも迅速に対応できる体制が整うため、利用者に対してよりきめ細かなケアを提供できるようになります。

介護事業所では、介護記録だけでなく、計画書や契約書、重要事項説明書、業務日誌、報告書など、多くの書類を日々印刷しています。そのため、紙の消費量だけでなく、印刷機のインク代といったコストがかかるほか、印刷の操作や待ち時間といった時間的コストも発生します。

電子化を導入することで、業務に必要な基本的な記録や書類をデジタル化し、自治体への提出など印刷が必要なものだけを厳選して出力できます。その結果、印刷コストや作業時間の大幅な削減が可能になります。また、電子化により印刷業務を見直すことで、単なるコスト削減にとどまらず、業務全体の整理や効率化にもつながるでしょう。

介護記録の電子化を推進することで紙の消費量を削減でき、環境保護に配慮した事業所としての評価にもつながります。近年、多くの企業がSDGsに取り組んでおり、紙の生産に伴う森林伐採の抑制の観点からも、電子化が推奨されています。特に大量の紙を使用する介護事業所だからこそ、電子化を進めることで、SDGsへの積極的な取り組みを示すことができるでしょう。

介護記録の電子化には、介護ソフトの導入だけでなく、閲覧用のパソコン・タブレットなどの電子端末の導入や、過去の紙の記録をデータ化する場合はスキャナーが必要になる場合もあります。また、文書管理を継続的に電子で運用するためには、専用のシステムを導入するケースもあります。こうした初期投資は、電子化の大きな課題のひとつです。

コストを抑えるために、介護業界向けのICT導入支援補助金や、自治体独自の助成制度を利用することで、ソフトウェアや機器購入費用の一部を賄うことができます。申請には準備が必要なため、早めに情報収集し、必要書類を整えましょう。

また、一度にすべてを整備するのではなく、まずは記録業務に直結する介護ソフトとタブレット導入から始め、その後、スキャナーや文書管理システムの導入へと進める段階的な方法を取ると、負担を分散できます。

介護施設では高齢の職員も多く、電子端末の操作に慣れていない方も少なくありません。そのため、新しい業務フローへの移行に不安を感じたり、不便に思ったりすることで、かえって業務効率が低下する可能性もあります。

介護記録の電子化を進める際は、スタッフの苦手意識を払拭するために、事前に研修やトライアル期間を設けることが重要です。ICT機器導入後も、ベンダーによる定期的な研修を実施することで、スムーズな定着を図ることができます。

また、最新のツールに対して抵抗感を持つスタッフも少なくありません。そのため、導入を急ぐのではなく、計画段階から電子化の意義や目的を丁寧に説明し、スタッフの理解と納得を得たうえで導入を進めることが成功への鍵となります。

介護記録の電子を進める場合には、以下の流れに沿って導入していくことがおすすめです。

①介護記録を電子化する目的を確認
②ICT機器の選定
③運用ルールの設定と実施
④効果検証と改善

まず、介護記録の電子化によって解決したい課題を明確に設定しましょう。目的をはっきりさせることで、導入の方向性が定まり、職員の理解も得やすくなります。

目的の例

• 情報共有の迅速化・円滑化
• 業務負担の軽減と効率化
• 印刷費や管理コストの削減

介護スタッフと話し合いながら、自施設にとって最適な介護記録を電子化する目的を設定しましょう。

介護記録を電子化する目的や対象範囲に合わせ、適切なツールを選定します。必ずしも大規模なシステムを導入する必要はなく、施設の規模や業務内容に応じた方法を選ぶことが重要です。介護記録を電子化する方法は主に以下の３つが考えられます。

介護記録に特化したソフトで、利用者の状態記録、バイタルチェック、支援内容の記載などが簡単に行えるツールです。スマホやタブレット対応が進んでおり、現場での記録業務を効率化できます。主に「記録業務」にフォーカスしているため、導入コストも比較的抑えられる傾向があります。
（例：コリブリ、スマケアなど）

介護記録だけでなく、ケアプラン作成、国保連請求、シフト管理など、介護事業所全体の運営をサポートする総合型ソフトです。機能が多いため、記録業務だけでなく経営管理まで一元化できるメリットがあります。その分、操作に慣れるまで時間がかかったり、費用が高めになる場合もあります。
（例：トリケアトプス、ほのぼのNEXTなど）

既存のオフィスソフトを使って、独自に記録フォーマットを作成する方法です。初期費用がほとんどかからず、カスタマイズも自由。ただし、情報管理ルールを徹底しないとデータ漏洩のリスクがあり、またシステム連携（国保連請求など）には別途対応が必要になります。小規模施設や試験的な電子化の第一歩として使われることが多いです。

「介護記録ソフト」や「介護ソフト」を選ぶ場合は、様々なメーカーがサービスを提供しており、メーカーによって、機能や料金、サポート体制などが大きく異なります。どのメーカーを選ぶか、事業所規模や目的に合わせて慎重に選定するように注意しましょう。

介護記録の電子化に伴い、業務フローの変更が必要になります。

介護施設では、スタッフによって作業の進め方が異なることが多いため、業務の標準化が重要です。各業務を細分化し、新しいフローを明確にしましょう。また、電子機器を使用するため、個人情報の保護にも注意が必要です。

設定すべきルールの例

• 端末の画面を使い終わったらオフにする
• 紛失時の対応手順を決める
• 文書のアクセス権限を明確にする

ルールが整ったら、電子化を実施し、実際の業務で運用を開始します。

導入後は、定期的に効果を検証し、運用の最適化を進めていきます。

確認すべきポイント

• 設定した目的が達成できているか
• 業務効率が向上しているか
• 職員の負担が軽減されているか
• 想定外の問題が発生していないか

最初に決めた運用ルールが必ずしも最適とは限りません。現場の意見を取り入れながら、継続的に改善し、より効果的な介護記録の電子化を目指しましょう。

アナログな作業が多く残っている施設では、パソコンに苦手意識を持つ介護スタッフが多いことは珍しくありません。特にスタッフの平均年齢が高い場合、デジタル機器に触れた経験や知識が少ないことから、電子化を導入しても定着しないリスクがあります。

介護記録の電子化をスムーズに進めるためには、こうした苦手意識を解消することが重要です。研修やトライアル期間を設け、実際に機器に触れる機会を提供することで、徐々に慣れてもらう工夫が求められます。また、導入後もベンダーを招き、定期的な研修を実施することで、円滑な運用と定着が期待できます。

さらに、最先端のツールに対してスタッフが拒否反応を示すケースもあります。このような場合には、電子化の計画段階から意義や目的を丁寧に説明し、スタッフが納得した上で導入を進めることが大切です。スタッフの理解と協力を得ることで、より効果的な電子化を実現できます。

介護記録のデジタル化は、業務の効率化だけでなく、スタッフの負担軽減やケアの質向上にも大きく貢献します。介護記録ソフト、総合型介護ソフト、Excelやスプレッドシート活用など、現場の規模や課題に合わせた方法を選ぶことが成功のポイントです。また、ICT導入にはスタッフの理解と協力も不可欠なため、段階的な導入や研修の実施も効果的です。「介護のICT化」で、より良い支援環境と、働きやすい職場づくりを目指していきましょう。

総合型介護ソフトのトリケアトプスは、介護現場の負担を軽減し、効率化を行うための介護ソフトです。クラウド型なので、スマホやタブレットからその場で介護記録が可能。介護記録はワンクリックで実績に反映でき、国保連請求も楽々です。音声入力・文例登録・一括登録機能付きで介護記録業務が効率化。介護記録を作成すると、自動で日誌や連絡帳、バイタルチェック一覧、ケース記録一覧、食事チェック一覧、口腔・機能訓練・送迎一覧、バイタルグラフを作成できます。

トリケアトプスが選ばれてきたポイントは以下の4つです。

「トリケアドライブ」は、通常のクラウドストレージサービスと同様、インターネット上に重要な書類を安全に保管してすぐに取り出せるだけではなく、介護ソフト「トリケアトプス」と連携することで、ファイルをわざわざ格納しなくても、「トリケアトプス」で作成した計画書や介護記録などを専用画面から一括でファイルアップロードできます。また、アップロードされたファイルは、利用者毎に振り分けられ、自動保存されます。パソコン操作に苦手意識がある事業者様や、クラウドストレージサービスのファイルの整理にお悩みの事業者様でも自動でデータを整理し、いつでも取り出すことができます。

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