介護の基礎知識
【介護業界特化】シフト作成におすすめツール・介護ソフトをご紹介
- 公開日：2025年06月10日
- 更新日：2025年07月01日
介護現場のシフト作成は、早番・遅番・夜勤などの複雑な勤務パターンに加え、職員ごとの希望や勤務制限、配置基準など、多くの条件を考慮する必要があります。そのため、Excelや手作業では対応が難しく、シフト作成に時間がかかる・ミスが起きるといった課題を抱えている事業所も少なくありません。
そこで注目されているのが、介護業界に特化したシフト作成ツールです。業界特有の要件に対応しながら、職員配置や加算要件も考慮したシフト作成が可能になります。この記事では、介護業界向けシフト作成ツールの特徴やメリット、さらにシフト作成に介護ソフトを活用するメリットについてもご紹介します。
介護のシフト作成における課題
介護業界では、他業界と比べて勤務形態や働き方が複雑なため、シフト作成において以下のような課題が発生しやすい状況にあります。
複雑な勤務形態による負担の増加
介護現場では、早番・遅番・夜勤など勤務形態が多様であるうえ、処遇改善加算や夜勤手当などの要素も加わるため、シフト作成が複雑になりやすく、作成に時間がかかってしまいやすい業界です。また、利用者のニーズやスタッフのスキル、希望休などを考慮しながら調整する必要があるため、管理者や事務担当者の業務負担が大きいです。
給与計算が煩雑
勤怠記録と給与計算の連動がうまくいっていない場合、手作業での確認や修正が必要となり、ミスのリスクが高まります。時間外労働や深夜手当、処遇改善加算の反映など、介護業界特有の給与計算にも専門知識が求められ、担当者にとっては大きなプレッシャーです。
法制度や加算要件への対応の難しさ
介護業界では、処遇改善加算や人員基準など、制度に基づく手当や報酬が複雑に絡みます。制度改定のたびに内容を把握し、給与や記録に正しく反映させなければならず、常に高い専門性が求められます。これに対応しきれない事業所では、加算の取りこぼしや行政指導につながる可能性もあります。
介護業界特有の給与計算の課題は、従来の紙やExcelなどのアナログ手法では対応が難しく、介護業界以外の一般的なシフト作成ソフトでも対応しきれない場合があります。
介護のシフト作成をスムーズに作成する手順
介護の現場では、職員の勤務時間や体制を考慮しながら、バランスの取れたシフトを作成することが大切です。ただし、複数の条件を調整しながらシフトを組むのは、簡単ではありません。
以下では、シフト作成をスムーズに進めるための基本的な手順をご紹介します。
1. 必要な人員構成を把握する
各時間帯で必要な人員を把握し、スムーズに業務を回すためにスタッフの能力や経験を考慮した配置を行いましょう。
2. 法律や行政の配置基準を守る
人員配置基準や労働時間に関する規則を厳守することは必須です。自治体や厚生労働省の情報を参考に、人員配置基準を満たしたシフト作成を行いましょう。
3. 確定しやすい日から組む
希望休や固定シフトの職員、施設イベントなど、変更が難しい要素を優先的に決めると効率的です。
4. 夜勤を優先して配置する
負担が大きい夜勤は、公休を3～4日ごとに設け、一定ペースでシフトを組むことが望ましいです。
介護のシフト作成を行う方法5選
介護のシフト作成を行うには様々な方法がありますが、主な方法は以下の5つです。事業所の規模や課題に合わせて作成方法を選択しましょう。
① ExcelやGoogleスプレッドシートなど汎用的なツール
ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを使って、手作業でシフトを作成する方法です。テンプレートを活用すればある程度効率化できますが、職員ごとの勤務制限や配置基準などを手動で確認する必要があるため、ミスが発生しやすく、シフト作成に時間がかかる傾向があります。小規模事業所や、シフトのパターンが比較的単純な場合に向いています。
② 介護特化以外のシフト作成アプリ
飲食店や小売業などで使われる一般的なシフト作成アプリを利用する方法です。スマホ対応や通知機能など便利な機能も多く、職員との共有もスムーズに行えます。しかし、介護業界特有の「夜勤回数の管理」「職種ごとの配置」「加算要件への対応」などには対応していない場合が多く、カスタマイズ性に限界があります。
③ 介護業界に特化したシフト作成アプリ
介護業界向けに設計されたシフト作成アプリを使用する方法です。
職種別の配置ルールや夜勤制限、勤務パターンの自動提案など、介護現場での運用を前提とした機能がそろっています。加算取得を意識したシフト管理にも対応している場合があり、中規模以上の事業所でも効率的に運用できます。
④ 介護業界に特化したシフト作成アプリ（勤怠管理対応型）
シフトを作成するだけでなく、出勤・退勤の打刻や勤務時間の集計など、勤怠管理の機能もあわせて搭載されているタイプです。介護業界特有の複雑な勤務形態や夜勤・早番・遅番などの多様なシフトに柔軟に対応できる設計になっているため、現場の業務負担を軽減できます。
日々のシフト作成から勤怠の記録、給与計算まで一元管理したいと考えている事業所におすすめのシステムです。
⑤ シフト作成機能の付いた介護ソフト
介護業界に特化したソフトの中には、記録や請求だけでなく「勤怠管理機能」を備えた一体型システムがあります。これらのソフトを導入することで、出退勤の打刻からシフト管理、加算要件に沿った勤務実績の集計までをワンストップで行うことが可能になります。
シフト作成ツールを導入せずとも、介護ソフトのみで完結するため、コストの削減になります。
介護に特化したツールを利用するメリット
介護業界の複雑なシフト作成の要件に対応できるため、シフト作成のミスの防止や負担軽減、効率化を行いたい場合は、「シフト作成機能の付いた介護ソフト」「介護特化のシフト作成アプリ」「介護特化のシフト作成アプリ（勤怠管理対応型）」のいずれかを活用する方法がおすすめです。それぞれのメリットは以下の通りです。
シフト作成機能の付いた介護ソフトを利用するメリット
介護ソフトを使用してシフト作成・管理を行うことで、介護特化のシフト作成アプリを新たに導入するコストが不要なため、コストが削減できる点が大きなメリットです。また、介護ソフトに入っているデータとの連携により効率化が行える点もポイントです。
また、介護ソフトの開発元は当然介護業界の要件にも精通しているため、人員配置基準や加算など、介護特有の要件にもある程度対応できる場合が多いです。
コストの削減
介護ソフトにシフト作成・管理機能が付いているものを選ぶことで、シフト作成・管理ツールの使用料がかからず、介護ソフトの使用料のみでシフト作成を行うことができます。有料の介護のシフト作成ツールの利用料は、月額数千円～数万円程のため、その分の固定費が削減できます。現状ご利用中の介護ソフトがあれば、シフト作成機能があるか確認すると良いでしょう。新たに介護ソフトの導入を検討している場合や、乗り換えの場合もシフト作成機能の有無をチェックするのがおすすめです。
勤怠管理・給与計算機能と連携が可能
勤怠管理・給与計算機能が備わっている介護ソフトであれば、勤怠管理や給与計算機能と連動することで、シフトと勤務実績を一元管理でき、転記の手間を省きます。これにより大幅な業務効率化やミスの防止に繋がります。
シフト作成アプリでは、サービスにもよりますが、シフト作成に特化しているため、これらのデータを一元管理できる機能が付いていない可能性があるため注意しましょう。
サービス計画表との連動
シフト作成に介護ソフトを使用することで、サービス計画表と連動させることができます。これにより、利用者ごとに時間・曜日で訪問スタッフを設定することができ、スタッフのシフト割り振りも同時並行で行うことができ、効率化に繋がります。
介護特化のシフト作成アプリを利用するメリット
介護業界に特化したシフト作成アプリを導入することで、以下のようなメリットがあります。
人員配置基準や加算のチェックを行うことができる
介護のシフト作成アプリのなかには、人員配置基準や加算要件の自動チェック機能がついているものがあります。人員配置基準は職種ごとに常勤換算法を用いて確認しなければなりません。また、申請している加算に合わせて要件がチェックできているか自動でチェックが行えるものもあります。
勤務形態一覧表の出力が行える
シフト作成アプリによっては、勤務表を厚生労働省が指定した「従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表」の状態で出力できます。
勤務形態一覧表は、6年に1回の事業所指定更新や処遇改善加算の申請、定期的に行われる実地指導など、あらゆる場面で必要になる書類です。普段作成している勤務表とは別にデータを作るとなると、作業者の負担になってしまいます。定められたフォーマットに合わせて、エクセル形式で出力できる機能が備わっていれば、シフト作成したデータがそのまま使えて便利です。
介護特化のシフト作成アプリ（勤怠管理対応型）を利用するメリット
勤怠管理対応型を利用する場合、シフト作成アプリのメリットに加え、データを一元管理できるメリットがあります。
勤怠管理とシフト管理を一元化
シフト表と連動して打刻・出退勤管理が行えるため、出勤情報の手入力や転記の手間が不要に。リアルタイムで勤怠状況を把握できるほか、労働基準法に基づいた時間管理もサポートされ、働きすぎや過少勤務の把握にも役立ちます。
給与計算がスムーズに
勤怠データをもとにした自動集計が可能なので、給与計算ソフトとの連携やCSV出力による対応もスムーズ。ミスのリスクを減らし、経理業務の負担も軽減します。
以上の通り、シフト作成機能の付いた介護ソフト・介護特化のシフト作成アプリ・勤怠管理まで一元管理できるアプリはそれぞれ異なるメリットがあります。費用や事業所の規模や欲しい機能と照らし合わせて、事業所の規模や機能のニーズに合わせて、適切なツールを選びましょう。
シフト作成に対応したおすすめアプリ
介護業界に特化したシフト作成方法には「シフト作成に対応した介護ソフト」「シフト作成アプリ」「シフト作成アプリ（勤怠管理対応型）」があります。以下ではそれぞれの具体的なおすすめアプリをご紹介します。
シフト作成ににおすすめの介護ソフト
シフト作成に対応している介護ソフトを提供するメーカーは現在、あまり多くはありません。訪問介護に特化したソフトであれば、シフト作成から給与計算まで対応しているものもありますが、入所系施設に対応したソフトは非常に少ないため、導入前に自事業所のサービスに対応しているか確認が必要です。
介護ソフトとしての機能に加えてシフト作成や給与計算が同一システムで行える介護ソフトは以下の通りです。
トリケアトプス（岡谷システム株式会社）
トリケアトプスは訪問系サービスにシフト作成機能の付いた総合型クラウド型介護ソフトです。介護記録や書類作成、レセプト機能に加えて、シフト作成や実績集計、給与計算を一元管理できるため、転記が不要。ミスの防止や効率化が行えます。
利用者との相性を考慮した訪問スタッフのシフトを簡単に組むことができ、自費サービス･会議・研修・移動・待機などのシフト作成と実績集計もできます。シフトは１画面で組むことができます。見やすいスケジュール表、実績リストで管理業務が軽減されます。利用者毎に時間・曜日で訪問スタッフを設定することにより、一括でスケジュールを作成することができます。
トリケアトプスは訪問系のサービスでのみシフト作成に対応しています。訪問系サービスは最低440円と従量課金制のソフトでも最安値で使用でき、金額の上限金額もあるので安心。初期費用無し、オプション費用無しで介護記録からレセプト、シフト作成まで全ての機能が使用できます。訪問系の事業所様で、コスパの良いシフト作成機能付き介護ソフトをお探しの方には非常におすすめのソフトです。
福祉見聞録（株式会社東経システム）
福祉見聞録には、法定条件（必要人数、1日の勤務時間、休日日数など）や、施設独自のパターン（標準・必須・禁止シフト）、職員の条件（役職や経験、希望休など）を設定し、クリック操作だけで勤務割表の原案を作成できるシフト作成機能があります。自動生成された勤務割に対して、簡単に修正を加えられる編集機能があり、変更するたびに配置人数の自動集計や不足チェックも行えます。勤怠集計ではタイムカードの連携も可能で、打刻に基づいた集計結果をもとに有給の消化状況も反映されます 。
カイポケ（株式会社エス・エム・エス）
カイポケは訪問介護や高齢者住宅にてシフト管理が可能です。高齢者住宅向けサービスの「カイポケ住まい」では、併設・隣接している訪問介護の職員シフトと連携して職員シフト作成が、ボタン１つで一元管理できます。
介護特化のシフト作成におすすめのアプリ
シフト作成機能付きの介護ソフトは少ない一方、介護業界に特化したシフト作成ソフトは多く存在しています。ここでは、介護ソフト以外の介護業界に精通したシフト作成ソフトをご紹介します。
miramos（コニカミノルタ株式会社）
miramosは介護施設様に特化したシフトの自動作成を通じて、職員様がケア業務へ集中できる環境作りと、施設様の収支の安定・業務効率化に、貢献するサービスです。AIが修正の連鎖が起きにくいシフトのベースを自動で作るから簡単な手修正で完成。作業時間を大幅削減することが可能です。相性やペアや夜勤専従も予め設定した通りにAIが自動で作成するため、悩む必要がなくストレスが軽減されます。加算要件を満たしているかチェックできるため、返戻リスクを軽減できます。
Shiftmation（株式会社シフトメーション）
Shiftmationは、勤務シフトを人工知能が自動作成。シフト作成の時間を圧倒的に短縮するシフト作成ツールです。自動作成ボタンを押すだけで、シフト案が完成。事前に設定した事業所ごとの作成条件と、スタッフの希望を考慮して作成できます。希望シフト提出はスマホのカレンダーで日付をタップするだけ30秒。管理画面に自動反映されて、転記の手間もありません。
ジョブズマイスター for 介護福祉（ケイ・エヌ情報システム株式会社）
ジョブズマイスター for 介護福祉とは、さまざまな環境が重なる介護施設のシフトを、基本的な条件設定をするだけで、自動作成してくれるシフト管理システムです。休みの希望日と、勤務の希望日をクリック入力するだけであっという間にシフトが完成します。
介護特化のシフト作成におすすめのアプリ（勤怠管理対応型）
シフトマックス（KYODOU株式会社）
シフトマックスは複雑な勤務形態を一括管理できる、介護業界に特化したソフトです。プライベートクラウド型勤怠管理システムで、企業様ごとに専用クラウド環境を構築し、効率の良いリソース管理および、高度なセキュリティ、高い独立性を実現します。インターフェースはExcelを採用しており、使い慣れたエクセル上でシフト作成、データ入力や変更を行えます。
快勤くん（株式会社キタムラコンピュータ）
快勤くんは病院や介護福祉施設様向け、様々なルールや様式に対応した勤務割作成ソフトです。毎月のシフト管理を大幅に時間短縮し、管理者の負担を軽減します。 部門毎のルール（必要人数など） 個人毎のルール（日/週/月単位設定） 連続シフトのルール（準夜→深夜→公休など） 相性ルール（職員同士の相性など）を設定可能。設定したルールに基づいて瞬時にシフトを自動作成が可能です。快勤くんは「しふと」「たぶれこ」「管助」の3つのシリーズがあり、それぞれデータを連携可能です。
CAERU勤怠 介護（CAERU株式会社）
CAERU勤怠 介護は、勤務地・勤務する曜日・時間帯・所定労働時間などを設定し、マスタースケジュールを作成できます。介護事務など、シフト制でない固定的な勤務の場合、マスタースケジュール作成が便利です。勤務地ごとにマスターデータとなる勤務時間のパターンをいくつでも登録できます。夜勤・宿直を含む交代制や変形労働時間制のシフトにも対応。早番だけでも出勤時間に応じて複数のシフトパターンがあるなど、全体で100種類を超えるようなシフトも登録可能です。
シフト作成や給与計算機能の付いた介護ソフトならトリケアトプスがおすすめ
トリケアトプスは訪問系サービスにシフト作成機能の付いた総合型クラウド型介護ソフトです。シフト作成や給与計算についての具体的な機能は以下の通りです。
シフト管理・給与計算機能との連携が可能
トリケアトプスはシフト管理から給与計算機能まで一元管理できる総合型介護ソフトのため、転記作業や他ソフト間のやり取りが不要で、ミスの防止や効率化に繋がります
サービス計画表との連携
利用者との相性を考慮した訪問スタッフのシフトを簡単に組むことができ、自費サービス･会議・研修・移動・待機などのシフト作成と実績集計もできます。サービス計画表の「スタッフ割当」より、スタッフを割り当てることで、スタッフスケジュールにも自動的に反映され、シフト作成が楽になります。急なスケジュール変更の際も、スタッフ名をドラック＆ドロップでスケジュールを楽々変更できます。
実績報告
実績報告はスマホアプリ対応で、訪問先からスマホでサ責への実績報告が完了。サービス開始時間・終了時間や介護記録が入力できます。
基準給与
以下のように基準給与を設定することが可能で、時給計算か1回ごとに計算を行うかを選択できます。独自サービスの追加の設定も行うことができます。
まとめ
介護ソフトを使用してシフト作成・管理を行うことは、コスト面やその他データとの連携による効率化などのメリットがあります。ただし、すべてのソフトが事業所のニーズに合致するわけではありません。事業所に必要な機能を明確にし、体験版やデモを活用して適切なソフトを選びましょう。
トリケアトプスは、介護のシフト作成・管理について、一部限定的な部分もありますが、条件が合致すれば、最低440円～使用できる、非常にコスパの良いシフト作成機能の付いた介護ソフトです。
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