介護ソフトの導入率とは？導入メリットや事例をご紹介

近年、介護現場では人手不足や業務の複雑化といった課題が深刻化しており、その解決策として「介護ソフト」の導入が全国の事業所で進んでいます。

実際にどのくらいの施設で導入されているのか、導入率やその背景、導入によって得られるメリットについて気になる方も多いのではないでしょうか。

このブログでは、介護ソフトの導入率データとあわせて、導入によってどのような効果が得られるのか、実際の活用事例も交えてご紹介します。これから導入を検討されている方、今使っているソフトの見直しを考えている方のヒントになれば幸いです。

厚生労働省の調査によると、ICT導入支援事業を活用して導入された機器の種類の67.5%が介護ソフトとなりました。その他のICT機器の導入率は以下のとおりです。

介護ソフトの提供形態としては、インターネット経由で使用するクラウド型の導入率が高く、70.3％となり、事業所のパソコンに直接インストールして使用するオンプレミス型は27.0％となりました。

介護記録の電子化の導入効果については、介護ソフトの機能の中でも、「サービス提供記録の作成・変更・閲覧・保管」機能に関しては使用率が80%以上となっており、介護記録に関する機能は多くの事業所に活用されていることが分かります。また、介護記録の電子化を行った結果、多くの事業所が以下の導入効果を感じていることが分かりました。

• 記録に要する時間が削減された…78.7%
• 記録が充実した（読みやすさ、誤字脱字の減少、内容の充実）…78.1%

また、その他記録に関して感じている効果として、以下の声がありました。

• 記入ミスが減った
• 記録の標準化の意識が高まった
• 印刷コストが抑えられた
• 外国人技能実習生が記録可能になった

以上から、介護ソフトによる介護記録の電子化を行うことで、業務の効率化だけでなく、記録の質の向上やミス防止、意識の向上、コストの抑制などの効果を感じている事業所があることが分かります。

また、別の調査では、調査対象となった全8,990施設のうち、パソコンで使用する介護ソフトのケア記録やケアプランなどの利用者情報の入力・保存・転記機能は介護施設全体の66.2％で導入されていることが分かりました。

最も介護ソフトが導入されているのは入所型施設で80.7％、次に居宅介護支援で77.8％、次に訪問系で65.7％の結果となりました。

一方、介護ソフトなどのICT機器の導入を「いずれも行っていない」事業所も19.3%存在します。ここから、介護業界全体ではICT化が進んでいる一方で、導入に課題を抱え、思うように進められない施設・事業所も少なくないことが分かります。

介護ソフトは他のICT機器より導入率が高く、多くの事業所で積極的に導入されています。介護ソフトが導入されている背景は、①高齢化による需要の増加②介護業界の人材不足の2つです。それぞれ以下で説明します。

2030年には1947〜1949年生まれの団塊の世代（第一次ベビーブーム世代）が全員後期高齢者（75歳以上）に突入し、2040年には1971～1974年生まれの「団塊ジュニア世代」（第二次ベビーブーム世代）が65歳以上となることで、日本の高齢者人口がピークを迎えると予測されてます。

高齢者人口の急増に伴い、要介護者の数も年々増加しています。以下の表の通り、平成29年（2017年）には約633万人だった要介護者は、2023年には約694万人に達しています。この傾向は今後さらに加速すると予測され、介護サービスの需要はますます高まると見込まれています。

介護業界は慢性的な人材不足で、事業所の中には経営が困難になり、最終的に廃業に追い込まれるケースも増えています。介護業界が人材不足になる理由は、「少子化」や「離職率の高さ」「採用率の低さ」の3つが要因です。

介護業界では、介護を必要とする高齢者の割合が増える一方で、それを支える若い世代が減少する少子高齢化が人手不足の大きな原因となっています。

上記のグラフが示すように、65歳以上の高齢者1人を支える現役世代の数は、2000年には3.9人でしたが、2040年にはわずか1.6人にまで減少する見通しです。

さらに2050年には、生産年齢人口（15～64歳）が5,275万人まで減り、総人口に占める割合は約51％にまで落ち込むとされています。一方で、65歳以上の人口は総人口の約38％を占めることになり、高齢者1人を支える現役世代の人数は、ついに1.4人にまで減少します。

医療や介護など、高齢化によって需要が高まるサービスに対して支える側である働き手の数が圧倒的に不足しており、このような人口構造の変化が、介護業界における深刻な人材不足の主因となっています。

厚生労働省「介護労働実態調査（令和4年度）」によると、介護職全体の年間離職率は約14.3%とされており、これは全産業平均（13.9%）よりも高い水準です。とくに訪問介護員や小規模施設では、20%を超えるケースもあり、業界全体で慢性的な人材の入れ替わりが続いているのが現状です。

介護職の離職理由は、「職場の人間関係に問題があったため」が最も多い27.5%、次点で「法人や施設・事業所の理念や運営のあり方に不満があったため」が22.8％、「他に良い仕事・職場があったため」が19.0％、「収入が少なかったため」が18.6％「自分の将来の見込みが立たなかったため」が15.0％となります。

介護業界の人材不足についての議論では離職率が注目されがちですが、実は入っても続かないという課題に加えて、そもそも人が集まらない（採用難）という問題があります。

厚生労働省の統計によると、令和5年の介護職の有効求人倍率は3.63倍（※全産業平均は約1.13倍）と非常に高い水準にあります。これは、「1人の求職者に対して、3.63件の求人がある」状態を示しており、完全な売り手市場です。つまり、施設や事業所は求人を出しても、求職者に選んでもらえないという問題があります。特に地方部では、有資格者が少ないことや若年層の流出により、採用自体が極めて困難な地域もあります。また、他業種との人材獲得競争も激しく、介護職に魅力を感じてもらうためのイメージ改善や処遇改善が追いついていないのが現状です。

以上の通り、介護業界では高齢化による需要の増加に対してそれを支える人材が不足しています。介護ソフトの導入は、これらの介護業界の課題を解決する一手となります。

介護業界では、慢性的な人手不足が深刻な問題となっており、「人がいないから仕事が終わらない」「記録や事務に追われてケアの時間が取れない」といった声が多く聞かれます。介護ソフトを導入することで、記録の自動化や帳票の作成支援、請求業務の簡略化など、煩雑な業務の多くを効率化・省力化することが可能です。

これにより、職員一人あたりの作業時間を削減でき、少ない人員でも業務を回せる体制づくりが進みます。特に小規模事業所や訪問系サービスなど、限られた人員で運営している事業所にとっては、大きな支えになります。

介護ソフトを導入することで、スマホやタブレットでその場で入力が完了するようになります。文例登録や音声入力、複数利用者の一括登録など、入力が楽になる便利な機能が搭載されていることも多いです。記録の入力で、自動で日誌や連絡帳、バイタルグラフなどを作成できます。また、実績にも連動している場合があり、転記不要・ワンクリックで１立てできて、転記ミスも防げます。

毎日発生する介護記録を効率化することで、現場スタッフの作業負担を大きく軽減することができます。また、記録の抜け漏れ防止や情報共有の迅速化にもつながります。さらに、時間に余裕が生まれることで、本来注力すべきケア業務や利用者とのコミュニケーションに時間を割けるようになり、結果としてサービスの質の向上や、利用者満足度の向上にも貢献します。

計画書はモニタリング表など各書類と連携されており、複数の書類で同じ内容を繰り返し記載しなくても、同じ内容は自動入力され、効率化につながります。記録と同様文例登録や音声入力記録が付いている場合もあります。

これにより、入力作業にかかる時間が大幅に短縮され、職員が本来のケア業務に専念できる環境が整います。たとえば、過去に登録したアセスメントや課題がボタン一つで呼び出せる機能があることで、新規利用者の計画書作成や更新作業がスピーディーかつ正確に行えます。

介護ソフトは過去の記録データを、ソフトですぐに検索することができます。大量の記録用紙の保管場所に困っているという声を事業所様からよく耳にしますが、介護ソフトを導入することで、記録データをソフト内に保存することができ、記録用紙の保管場所が不要になると共に、ペーパーレス化に繋がります。

また、介護ソフトを導入することで実地指導の際にもソフト上で検索をかけることで、必要なデータをすぐに取り出すことができます。実地指導の際のデータの印刷は必須ではないため、実地指導員に介護ソフト上からデータの確認をしてもらうことも可能です。

介護ソフトでは実績と記録が連動しているので、介護記録の操作画面で「実績反映」をクリックするだけで実績に１立てすることができ、国保連請求作業が大幅に効率化。予実管理や確認・修正作業、実績の転記や記録の突合が不要になります。

これまで手書きで行っていたために避けられなかった請求ミスも、ソフトを導入することで事前に防ぐことが可能です。例えば、期限切れの確認や、介護度の変更に伴う修正漏れなど、入力ミスがあった場合はソフトが自動で指摘してくれるため、国保連からの返戻といったトラブルの発生を減らすことができます。

介護ソフトはクラウド型とインストール型がありますが、クラウド型を選ぶことで自動アップデートにより常に最新機能が利用可能です。介護保険制度の変更や新しい機能の追加があっても、事業所側が手動で更新作業を行う必要がありません。これにより、運用負担が軽減されるだけでなく、法令遵守をしやすくなります。

介護の仕事は、身体的な負担に加え、記録や報告、請求などの事務作業も多く、長時間労働やストレスが原因で離職につながるケースも少なくありません。介護ソフトを使えば、これらの作業を簡単かつ短時間で済ませられるようになるため、日々の業務負担が軽くなります。

職員が働きやすいと感じる職場環境は、結果的に定着率の向上やベテラン人材の流出防止にもつながります。人材を「辞めさせないこと」は、人手不足対策において最も即効性のある手段の一つです。

介護業界では、経験者だけで現場を回すのが難しくなっており、未経験者やブランクのある人材の受け入れが当たり前になってきています。介護ソフトを導入すれば、業務マニュアルや操作ガイドが画面上に組み込まれていたり、申し送りや注意点を記録として残せたりするため、新人でも迷わず行動できるようになります。

結果として、指導コストの削減や業務の属人化防止にもつながり、安定したサービス提供体制の構築が可能になります。

人手が少ない現場では、どうしても伝達ミスや申し送りの漏れが起きがちですが、介護ソフトを使えば利用者の状態や対応履歴をリアルタイムで共有でき、スタッフ間の連携を強化することができます。

職員が交代制で勤務していても、過去の記録が一目で確認できる環境が整っていれば、チームとして一貫したケアを提供でき、結果的にサービスの質の向上にもつながります。

求職者は、応募前にホームページや求人票を通じて「職場の雰囲気」「働きやすさ」などを判断しています。介護ソフトを導入していることは、「業務が効率化されている＝職員に配慮がある」「ICT活用＝時代に合った職場」といったポジティブな印象を与える要素になります。

特に若い世代や、他業種からの転職希望者にとっては、「紙の記録ばかりでアナログな現場」よりも、ITが整った現場のほうが安心して働けると感じやすくなります。これは、採用活動において他事業所との差別化にもつながります。

介護ソフトの導入率は高い一方、ICT機器の導入をいずれも行っていない事業所も19.3％存在します。なぜ介護ソフトの導入を躊躇する事業所があるのでしょうか。介護現場でICT化が進まない背景には、主に「コスト」「機械への苦手意識」「仕事の進め方を変えたくない」という3つの壁があります。

介護ソフトの導入には、パソコンやタブレットといった端末の購入費だけでなく、インターネット環境の整備、月々のシステム利用料、職員への研修費用など、さまざまな経費がかかります。介護施設の多くは人件費や設備維持費などで常に予算が逼迫しており、新しい仕組みに投資する余裕がないのが現実です。「便利そうなのはわかるが、今は優先順位が低い」と判断されることも多く、ICT化が後回しになってしまうケースが少なくありません。

介護ソフトを導入することで現場の負担が減り、人件費の削減や介護の質の向上、離職防止や採用強化などプラスの効果も大きいです。介護ソフトはコストがかかる、ではなく、効率よく事業所運営するための投資と考えましょう。

介護現場では幅広い年齢層の職員が働いており、特にベテランの方ほど紙での業務に慣れている傾向があります。パソコンやタブレットに触れる機会が少なかった世代にとって、急に新しいツールを使いこなすのは簡単ではありません。「操作が難しそう」「間違えたらどうしよう」という不安が先立ち、新しい仕組みに抵抗を感じてしまうのです。このような心理的ハードルを乗り越えるには、職員一人ひとりの理解と丁寧なサポートが必要ですが、それを実施するための人員や時間が足りないという現場も多いのが実情です。そのため、ITリテラシーにばらつきのある介護現場では、直感的に使えるインターフェースや、研修・サポート体制が整った介護ソフトを選定することが重要です。

介護の仕事は利用者の命や生活に直接関わるため、「これまで問題なくやってきたやり方を変える必要があるのか？」という疑問や抵抗感が生まれやすい環境です。介護ソフトを導入することにより、業務の流れや報告の仕方が大きく変わる場合、職員の間に混乱が生じることを懸念する声もあります。実際に、「使いこなせなかったら現場が混乱するだけでは？」といった不安から、導入に踏み切れない事業所も存在します。介護ソフトの導入目的が「業務の効率化」と「職員の負担軽減」であっても、それが実感できるまでには時間がかかるため、短期的な負担感ばかりが強調されてしまうこともあるのです。

そのため、一度にすべての業務をICT化するのではなく、記録業務の簡略化→情報共有→スケジュール管理といった具合に、アナログの業務を段階的に介護ソフトに置き換えるとスムーズです。その際、現場の声を常に取り入れ、フィードバックを基に改善する姿勢が欠かせません。特に現場では今までの業務フローが変わることに抵抗がある可能性があります。どのような課題を改善するための機器の導入なのかを事前にしっかり説明し、理解を得た上で全員で同じ目標を目指して介護ソフトを導入することが成功の鍵になります。

以下では介護ソフトを導入したことで、現場の業務効率化に成功した実際の事例をご紹介します。

介護請求に強いソフト・介護記録に強いソフトなど、介護ソフトによって特徴が異なります。導入目的に合わせた介護ソフトを選ぶようにしましょう。例えば、記録業務に時間がかかっているのか、請求業務でミスや返戻が多いのか、情報共有に課題があるのか、記録業務を簡単にしたいのか、事業所ごとに解決したいポイントは異なります。まずは、現場の職員や管理者から意見を集めましょう。

また、パソコン作業に不安があるため、サポートが充実している介護ソフトを選ぶ・使用したい補助金に対応しているソフトを選ぶなど、事業所に合った介護ソフトを選ぶことも大切です。また、医療や障害に対応しているのかなど、事業所の提供するサービスに合った機能があるのかを確認する必要があります。

介護ソフトを選ぶ際、つい「今の課題が解決できるかどうか」だけに注目しがちですが、導入後は数年単位で使い続けていくものです。そのため、将来の事業所の見通しに合わせて介護ソフトを導入しましょう。

たとえば、事業規模の拡大や職員数の増加に対応できるか、将来的に必要になるであろう機能が追加できるかどうかも確認しましょう。また、介護保険制度の改定や請求フォーマットの変更に柔軟に対応できるよう、法改正に追従してアップデートされるソフトかどうかも要チェックです。

短期的な視点だけで介護ソフトを選択すると、将来的に別ソフトへの移行が必要になり、結果的に手間やコストが膨らむことにもなりかねません。長く使い続けられる信頼性と柔軟性を備えたソフトを選ぶことが、導入成功の鍵となります。

ソフトを導入したからといって、すぐに全職員が使いこなせるとは限りません。特にITに不慣れな職員が多い現場では、導入初期のフォローや運用サポートが不可欠です。そのため、サポート体制がしっかり整っているかどうかも、ソフト選びにおいて非常に重要なポイントです。たとえば、以下のような点を確認しましょう。

• 導入時に訪問またはオンラインで初期設定や操作説明のサポートが受けられるか
• 電話やチャットなどでの問い合わせ窓口が設けられているか
• 業務時間外や休日のトラブル時に備えた緊急サポート体制があるか
• マニュアルや動画などの学習コンテンツが充実しているか

サポートが充実していれば、現場で困った時にすぐに対応してもらえる安心感があり、定着や活用のスピードも高まります。また、システムに不具合があった場合の対応の早さや、制度変更時の修正対応など、アフターフォローの質も導入後の満足度に直結します。

以下では介護ソフトを導入した成功事例をご紹介します。自事業所の課題と照らし合わせてご参考にしてください。

社会福祉法人ライフ・タイム・福島では、タブレットを活用し、帳票数や二重入力の削減、転記の効率化を図り、記録時間を削減することに成功しました。

記録する人によって、記録内容や単位が異なるなど、情報が登録されていなかった。メモから帳票、帳票から別の帳票（個人別記録用紙が月次報告書等）へ転記する中で転記ミスや記入漏れが発生していた。月の施設情報をまとめる月報作成の負担が重く、毎月末に残業時間が増えていた。

• タブレットの活用により、「点在していた情報の集約」「写真の活用」「音声入力による情報量の増加」など、記録する情報が充実した。
• 記録業務の転記が削減され、1ヵ月1人当たりの記録作業時間が170.4分削減された。
• 必要な記録帳票を見直す機会になり、帳票が3つ減り、全体の約1割を削減できた。

SOMPOケア株式会社そんぽの家では、記録システムの情報を申し送りに活用し、残業時間の削減に成功しました。

利用者に対する一日のケアの内容を全て手書きで記録し、全利用者分を印刷して紙で管理していたため、介護職員が申し送りを書く手間、整理する手間、情報を収集・分析する手間が大きかった。

• 業務表と記録システムが連動していることで、ケアプランをタイムリーに改善できるようになり、介護職員のプランに対する意識が向上した。
• 記録システムへの記入内容を、申し送りにも活用することで、施設全体で月間83.5時間の残業時間を削減した。

合同会社りくとそらでは、介護ソフトを導入することで請求書処理の効率化を実現しました。

ケアプラン作成には、他社のシステムを導入し、国保連への請求は、簡易入力ソフトを使っていたが、利用者様の情報が一元管理できておらず、請求書の発行に時間がかかっていたため、一気通貫の介護ソフトを導入した。

• 特にマニュアルを見たり、サポートへ問い合わせることもなく、直感的に操作することができた。
• 利用者の情報を一元管理することができ、請求書処理にかかる時間も短縮され、正確に請求書を発行することができるようになった。

介護ソフトはすでに多くの介護事業所で導入されており、導入率は高い水準に達しています。導入するかどうか以上に、「どのソフトを選ぶか」「どう活用するか」が問われる時代です。

導入によって得られるメリットは、業務の効率化や職員の負担軽減にとどまらず、ケアの質の向上や職場環境の改善、人材定着の支援など、幅広い効果が期待できます。これからの介護現場においては、介護ソフトを活用することが当たり前の土台となり、その上でいかに現場に最適化させ、最大限に活用するかが成功のカギとなります。本記事が、介護ソフト導入前の一助となれば幸いです。

介護ソフトの導入率が高まる中で、「どのソフトを選べば自事業所に合うのか」と悩まれる方も多いのではないでしょうか。多くの製品がある中で、実際に現場の声を反映し、使いやすさと機能性を兼ね備えているのが「トリケアトプス」です。

トリケアトプスは、日々の介護記録から請求業務まで一元管理でき、現場での負担軽減と業務効率化を同時に実現します。無駄のない従量課金制で、中小規模の事業所様や新規立ち上げの事業所様に人気のソフトです。ここでは、そんなトリケアトプスが選ばれる理由や、導入のメリットについて詳しくご紹介します。

介護ソフト「トリケアトプス」は、介護記録、ケアプラン、請求業務まで一元管理できるため、バラバラだった情報をスムーズに整理・活用することが可能です。また、スマートフォンやタブレットからも簡単に入力できるため、移動中やケアの合間にも記録ができ、残業時間の削減にもつながります。介護記録を入力すると実績（請求）へ連動し、自動で実施記録票などを作成します。

最低220円と従量課金制のソフトでも最安値で使用でき、金額の上限金額もあるので安心。中規模事業者様や、事業立ち上げの際にも最適なソフトです。実績入力や国保連請求、利用者請求はもちろん、シフト作成やアプリ連携、LIFEやケアプランデータ連携など、低価格帯の介護ソフトながら、多くの機能が付いたコスパの良い介護ソフトです。現場の負担を軽減しながら、ケアの質も向上させられるツールとして、業務効率化を目指す施設にぜひ導入をおすすめしたいソフトです。

トリケアトプスが多くの事業所様に選ばれているポイントは以下の通りです。

トリケアトプスは、最大3ヶ月間の無料体験を実施しています。 この機会にトリケアトプスをぜひお試しください。