ケアマネージャーが行う「給付管理」とは？業務や流れ、注意点

ケアマネジャーの業務の一つである「給付管理」は、介護サービスの利用に伴う金銭の管理を担当する仕事です。それでは、具体的に「給付管理」ではどのような業務が行われるのでしょうか？

介護サービスを利用した際、サービス提供事業者は国民健康保険団体連合会（以下「国保連」）に対して介護給付費を請求します。この介護給付費の支給に関わる一連の業務を、ケアマネジャーが担う「給付管理」といいます。

給付管理の中でも特に重要なのが、国保連に提出する「給付管理票」の作成です。

給付管理票の記入項目はサービス事業者、サービスの種類、給付計画単位数などです。事業者から返送されたサービス提供票・別表と、サービス利用票の控えを照らし合わせて内容を確認し、給付管理票に転記していきます。

国保連では、サービス提供事業者が提出する明細書と、ケアマネジャーが作成する給付管理票を突合し、内容を審査した上で介護給付費を支払います。ケアマネジャーが作成する給付管理票は請求手続きに不可欠であり、事業者の請求書や明細書のみでは支払いが行われません。

ケアマネジャーの給付管理業務では、以下の手順に従い、介護給付費の支給に必要な書類を作成します。

はじめに、ケアマネジャーは介護サービスを利用する利用者に対し、毎月「サービス利用票」と「サービス利用票別表」を作成して交付します。
「サービス利用票」にはその月に利用する予定の介護サービス内容を記載し、「サービス利用票別表」には利用者の支給限度額や負担額の概算を記載します。それぞれの書類は、利用者に交付する分と控えとして保管する分の2部を作成する必要があります。

＜「サービス利用票」は2025年4月から一部様式が変更になりました＞

「サービス利用票」は2025年4月から一部様式が変更になります。画像赤枠の通り、福祉用具貸与に関しては、商品ごとに11桁のTAIS（タイス）コードまたは届出コードを記載する欄が設けられました。今回の様式改定はケアプランデータ連携システムの標準仕様改訂がきっかけとなっています。ケアプランデータ連携を使用してCSVデータをやり取りする際、TAISコードを事業所側で別途入力する手間が発生していたため、サービス利用票にTAISコードなどの情報を追加することで、別途コード入力する必要を無くすことを目的にサービス利用票の様式が変更されました。

（1）で作成した「サービス利用票」と「サービス利用票別表」をもとに、サービス提供事業者に関連する内容を記載した「サービス提供票」と「サービス提供票別表」を作成します。作成後、これらの書類をサービス事業者に交付します。

サービスが実際に提供されると、サービス提供事業者はその実績を「サービス提供票」に記載してケアマネジャーに再送付します。ケアマネジャーは送られてきた「サービス提供票」と控えの「サービス利用票」を照らし合わせ、内容に不一致がないか確認します。
内容に相違がなければ、「サービス利用票」の実績欄に記入し、その内容を反映した「給付管理票」を作成して国保連に送付します。

居宅介護支援事業所の支払いスケジュールは以下の表の通りです。

事業所がサービスの提供を行ってから、介護給付費が国保連より振り込まれるまでは約2ヶ月の期間がかかります。

まずは、サービス提供前月の20日～サービス提供月の10日までにサービス提供計画書を作成・サービス提供事業所に送付します。

サービス提供月の月末にサービス提供事業所より実績が送付されるため、受取・確認を行います。サービス提供月の翌月10日までに、サービス提供事業所と同様に、帳票類を作成します。サービス提供の翌々月の26日前後に国保連から給付金の振込が行われます。

給付管理業務では特に国保連に提出する「給付管理票」の作成が重要になります。「給付管理票」の作成のためには、サービス利用票・サービス提供票などの書類の作成が必要です。書類作成や書類の照合などの給付管理業務は国保連への書類提出期限の10日までに完了できるよう、スケジュールを徹底しましょう。

介護ソフトのトリケアトプスでは、書類間が連動しているため、転記手間が不要です。サービス提供票・サービス利用票の内容を給付管理票に転記する手間を削減できます。

また、法改正にも無償でバージョンアップ対応しており、2025年4月からのサービス利用票の様式変更にも3月中に対応予定です。

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