介護保険書類の保管期間は5年？介護記録や請求書類など書類別に解説

介護事業所の皆さんが日々目にする、介護保険法に基づくサービス提供に関する文書。介護記録や請求書類など様々な種類がありますが、どの文書をどれくらいの期間保管する必要があるのでしょうか？本ブログでは、介護保険書類の保管期間について詳しく解説します。種類が多く混乱しやすい部分もありますが、正しい理解を持って適切に保管しましょう。

「介護給付費請求書・明細書」の保管期間は国（厚生労働省）の基準によって定められています。一方、「介護記録」の保管期間は基本的には国の基準によって定められていますが、地域によっては各自治体が条例を定めている場合があるため、地域によって保管期間が変わります。それぞれの保管期間は以下の通りです。

事業所での保管期間は国の基準によって5年と定められています。

介護保険の運営基準では「完結の日から2年間」と定められています。つまり、「介護保険サービスが終了してから2年間」となりますが、これは国の決まりとなっており、地域によっては各自治体が条例を設置することが可能です。

そのため、地域によっては２年よりさらに長い5年を指定している自治体もあります。この5年という決まりは、介護報酬の受給に必要な書類が5年保管であり、介護報酬を返還する手続きにも5年間という期限があるため、これらの時期に合わせて5年間と定めていると考えられます。

介護保険の運営基準に従った場合、介護記録の保管期間は「完結の日から2年間」ですが、「完結の日」の定義とはなんでしょうか。「完結の日」の定義は以下の通りです。

• 契約の解約・解除
• 他の施設への入所
• 利用者の死亡
• 利用者の自立

介護保険の運営基準では、上記を「完結の日」、つまり「介護保険サービスが終了した日」と定義しており、そこから２年間を保管期間と定めています。

自治体によって保管期間が定められている、介護記録にあたる書類とは具体的に何を指すのでしょうか。該当書類は以下となります。

• 介護計画書（ケアプラン）
• 居宅介護支援事業所で作成される居宅サービス計画書
• 施設サービス計画書（特別養護老人ホームなど）
• アセスメント（利用者の状況把握資料）
• モニタリング記録

• サービス提供記録（訪問介護記録やデイサービスの日誌など）
• 介護日報・介護記録（日々のケア内容や利用者の状態の記録）
• サービス提供責任者の記録
• 緊急時の対応記録（事故報告書、ヒヤリハットなど）

• 医師の指示書（訪問看護や訪問リハビリに関連）
• 投薬や治療に関する記録

• 利用者負担額や請求に関する書類
• 指定更新・届出関連書類

• 苦情の内容などの記録
• 事故の状況及び事故に際して採った処置についての記録（事故報告書）

※市町村への通知、苦情、事故に関する記録は、「当該記録を用いた対応を終了した日」から自治体の定めた期間、保存する必要があります。

先述のように、介護記録の保管期間は厚生労働省や自治体によってルールが定められていますが、現状のルールに対して以下のような課題も上がっています。

介護記録の保管期限は各自治体が条例を設置できるため、保管期間が5年と長期化するケースがあります。その際、紙資料を基本とする実地指導に合わせ紙資料で保管する場合、保管スペースの確保と管理に負担がかかっています。

障害福祉サービスの介護記録の保管は「完結の日から5年」とされており、サービスによって保管期間が統一されていないことから、事業所の文書保管の管理業務が煩雑になっています。

また、押印された文書等は紙資料での保管が基本となる等、ペーパレスの障壁となるという声もあり、介護のにおける介護記録の保管による課題はまだまだ多いと言えます。

介護事業所で必要な文書の保管期間は、介護保険書類の種類や自治体の規定により異なります。介護給付費請求書や明細書は5年間、ケア提供に関連する介護記録は「サービス完結の日から2年間」の保管が基本ですが、一部自治体では5年間の保管を求める場合もあります。

保管期間の課題として、紙資料の保管スペース確保や自治体ごとの規定差、障害福祉サービスとの期間不統一が挙げられます。また、押印された文書等は紙資料での保管が基本となる等、ペーパーレス化の妨げになっている現状があります。

介護現場では、利用者ごとのアセスメントシート、ケアプラン、モニタリング記録、給付管理表など、膨大な紙の書類が日々発生します。

• 紙の書類は保管場所の確保が難しい
• カンファレンスや実地指導の際に過去の情報をすぐに取り出せない
• セキュリティ面で不安がある

などのお悩みを抱える事業所は少なくありません。そこでおすすめしたいのが、業界最安値月額220円～使用できる一気通貫型の介護ソフト「トリケアトプス」です。

トリケアトプスなら、ケアプランや記録類など、あらゆる介護保険書類をクラウド上で作成・保管・共有できます。紙に印刷してファイリングする必要がなくなり、保管場所を確保する手間も不要です。

更に、書類間の連携機能により書類同士で文章を出力できるため、転記の手間が不要になります。また、書類によってはコピー機能があり、過去の書類を活用して新たな書類を作成するなど、書類作成の効率化も可能です。トリケアトプスでは最大3ヶ月間の無料体験を実施しています。ぜひこの機会にお試しください。