失敗しない介護ソフトの乗り換え！データ移行やタイミングについて

介護ソフトを使っていると、「機能が使いづらい」「サポートが不十分」「コストを抑えたい」などの理由で、乗り換えを検討する場面が出てきます。しかし、介護ソフトの切り替えにはデータ移行や業務フローの変更が伴うため、準備不足のまま進めると現場に大きな負担がかかってしまうことも。
本記事では、介護ソフトの乗り換えを成功させるために押さえておきたいデータ移行のポイントや最適な乗り換えタイミング についてわかりやすく解説します。

まずは施設内の業務フローが現在使用しているソフトウェアの機能をうまく活用できているかを確認しましょう。「業務がうまく回っていない」と感じる原因として、ソフトに合わせた業務フローになっていない可能性が考えられます。例えば、ソフトに直接入力できる情報にも関わらず、担当者がメモを取ってからソフトに入力するなど、無駄な手順が挟まっていないか確認しましょう。また、個人のやり方が固定化されてしまい、業務が非効率化している場合もあります。

現状の課題は本当に介護ソフトの乗り換えを行わなくては解決することができない課題なのかを確認します。人によって介護ソフトへの理解に差がある場合、スタッフ間の知識の共有によって課題が解決する場合もあります。今のソフトに不足している機能があれば、システム会社と相談して機能追加の可能性を探るのも一つの方法です。

業務改善や現行ソフトへの機能追加を検討した結果、やはり乗り換えを行った方が良いケースもあります。

乗り換えを考えた方が良いのは以下のようなケースです。

• 介護ソフトの機能が業務と合わない
• 法改正に対応できていない
• 介護ソフトの利用料が負担に感じる
• ユーザーサポートが不十分

現在使用している介護ソフトが、日々の業務と合っていない場合、業務の効率化を妨げる原因となります。例えば、使いたい機能がない、あるいは逆に使わない機能が多く、事業所によっては機能が少ない分シンプルで使いやすいソフトの方が業務と合っている場合もあります。考えられる介護ソフトの機能が業務と合わない具体例は以下の通りです。

• 機能が多く使いこなせない
  小規模事業所が大規模事業所向けソフトを使用している場合などに見られるケースです。ソフトが高機能な分、不要な機能が搭載されていてかえって使いづらい場合があります。
• 機能が足りない
  逆に機能が足りないケースとして、スケジュール機能や音声入力、書類間連携など、プラスαの機能がないため、効率化の妨げになっている場合もあります。
• 記録の入力など、頻繫に使う機能が使いづらい
  利用者1人あたりの記録の入力に時間がかかり、記録の遅れや未記録が常態化している場合です。記録以外にも、書類作成やスケジュールなど、頻繫に使用する機能の使いやすさは効率に直結します。
• モバイル入力に対応していない
  外出先で記録ができず、事業所に戻ってからまとめて入力するため、業務の「二度手間」「非効率」が発生している場合です。インストール型ソフトの場合、モバイル入力に非対応のケースが多いです。
• 記録やスケジュール、勤怠や家族連絡などのデータが連携できない
  各ソフトで情報が分散し、転記や二重入力によるヒューマンエラーが多発する場合です。連携がスムーズなソフトや、一気通貫型のソフトに乗り換えることで解決します。

介護業界は法改正が頻繁に行われますが、利用中の介護ソフトが新しい法改正に対応していない場合、適切な対応ができなくなり、業務やコンプライアンスに支障が出る可能性があります。

介護ソフトにはクラウド型とインストール型がありますが、インストール型を選択すると、法改正の際に時間がかかったり、費用がかかる場合があります。クラウド型は自動アップデートにより常に最新機能が利用可能なため、法改正への迅速な対応を行いたい場合はクラウド型がおすすめです。

介護ソフトの利用料は5,000円～30,000円ほどと、金額に幅があります。基本料金が安くて導入を決めたけれど、必要なオプションを追加すると思ったよりコストが高くなったり、ソフトを実際に使ってみることで不要な機能が明確になり、最小限の機能で問題ないと感じられるケースがあります。

介護ソフトは基本的に機能が多いほど値段が高い傾向にあるため、現在使用しているソフトに不要な機能が多い場合は自事業所に必要な機能を見直すことで、コスパの良い介護ソフトに乗り換えられる可能性があります。

導入後にトラブルや操作の疑問があっても、サポートの対応が遅い、回答が不十分、といった状況が続くと現場は大きなストレスを抱えます。日々の業務で使うソフトだからこそ、困ったときにすぐに相談でき、的確に解決してもらえる体制が重要です。サポート体制に不満を感じて乗り換えを検討する事業所は少なくありません。パソコン作業への不安が少しでもある事業所様は特にサポート対応の評判の良い介護ソフトに乗り換えると良いでしょう。

介護ソフトを乗り換える際には、できるだけ業務への影響を少なくすることが大切です。特に意識したいのが、次の2つのタイミングです。

介護事業所では、毎月1日～10日の間に国保連合会への介護給付費請求を行います。この期間中は請求データの作成や送信で作業が集中するため、システム移行を行うのは避けたい時期です。請求業務が終わった直後であれば、比較的余裕を持って新しいソフトの設定や操作に慣れることができ、トラブルも最小限に抑えられます。

ソフトによっては、年間契約やリース契約で利用している場合があります。その場合、契約更新のタイミングで乗り換えを検討するのが最もスムーズです。契約途中で解約すると違約金が発生するケースもあるため、更新時期に合わせて切り替えることで余計なコストを抑えることができます。契約満了の3～6ヵ月前から乗り換えの検討をはじめ、情報収集とソフト選定を計画的に進めていきましょう。リース会社には余裕を持って契約解除の連絡や手続きを行うようにします。自動的にリースが更新されてしまう会社も多く、不要な費用負担や契約上の問題を引き起こす恐れがあるためです。

介護ソフトの乗り換えは、日々の業務に直結する大きな変化です。そのため、導入時期を誤るとスタッフの負担が増え、業務に支障をきたす可能性があります。特に避けたいのは「事業所の繁忙期」と「介護報酬改定のタイミング」です。

繁忙期には、月末や年度末、請求業務が集中する時期などがあげられます。この時期にシステム移行を行うと、請求業務や記録業務がスムーズに進まず、エラーや遅延が発生しやすくなります。また、スタッフが通常業務で手一杯になっているため、新システムの操作習得に割ける余力が少ないのも難点です。

さらに介護報酬改定のタイミングも注意が必要です。改定期はソフトウェアの仕様変更や請求ルールの見直しが重なるため、ソフト会社側でもアップデート対応に追われます。そのため、乗り換え時に不具合やトラブルが発生しやすく、安定運用までに時間を要するケースがあります。

スムーズな乗り換えを実現するためには、業務が比較的落ち着いている時期を選び、余裕を持って移行準備を進めることが大切です。

介護ソフトを乗り換える際、最も大きな課題となるのがデータの移行問題です。膨大なデータをすべて移行することは難しい場合が多いですが、利用者の名前や介護保険などの基本情報については、低コストもしくは無料で移行できる場合が多いです。詳細な記録や履歴の移行はより複雑で、手入力による「データパンチ移行」が必要になります。この方法は時間とコストがかかるため、十分な準備と予算の確保が求められます。乗り換え前にどの範囲のデータが移行できるかソフト会社に確認しておくようにしましょう。チェックすべき項目は以下の通りです。

1. 利用者名・性別・生年月日・住所
2. 介護保険情報
3. 親族関係者・緊急連絡先
4. 口座情報
5. 計画書
6. 法人・事業所情報

また、CSV出力できるデータ、また取り込みできるデータが双方で異なることで、データが移行できない可能性があります。ソフト乗り換えの際には、既存の介護ソフトと乗り換え先のソフト双方の移行可能なデータを確認しておきましょう。

実際に介護ソフトを別のソフトに乗り換える際、実際の使用環境や従業員のスキルレベル、さらには組織の文化にも適合するかなどを総合的に判断する必要があります。以下では特に考慮するべきポイントをご紹介します。

乗り換え先のソフトを探す前に、まずは現状のソフトの問題点を洗い出し、ソフトを乗り換える目的を設定します。ソフトを変更する目的が明確でないと、単に性能が優れているという理由だけで新しいソフトを選択することになってしまいます。その場合単なる「ソフトの入れ替え」に終わり、業務の効率化や改善につながりません。現状のソフトに足りない機能を洗い出したり、「入力作業の負担を減らしたい」「請求業務のミスをなくしたい」など、具体的な目的を設定することで、業務の課題を解決できるソフトを選ぶことができます。まずは現場のスタッフに確認して、「今のソフトで困っていること」をリストアップし、乗り換えで何を実現したいか」を明確にした状態で、乗り換え先の介護ソフト選びを行うようにしましょう。

介護ソフトを乗り換える際には、自施設に必要な機能要件を満たしているかを確認することが重要です。主な機能の要件として、以下の点が挙げられます。

介護サービス事業所では、介護ソフト以外にも、他社の記録アプリや会計ソフト、見守りセンサーなど複数のシステムを活用している場合があります。これらの情報と介護ソフト間の連携が行えない場合、データの転記が必要となり、非効率なだけでなく、二重入力や転記ミスが発生しやすくなります。

事業所で既に活用している外部サービスがある場合は、そのサービスと乗り換え先の介護ソフトとの連携が可能かを確認し、連携が行えるソフトを選ぶことで業務の効率化に繋がります。

介護ソフトを乗り換える際は、事前準備からシステム運用までのプロセスをイメージできるよう、事前に理解しておくことが重要です。本記事では、介護ソフトの乗り換え手順を解説します。

まずは、自事業所で抱えている課題を整理しましょう。たとえば「請求業務に時間がかかっている」「記録の入力が煩雑」「情報共有がしにくい」など、スタッフが日常的に感じている不便さを洗い出すことが大切です。そのうえで「業務効率化」「入力作業の簡略化」「ICT連携の強化」など、ソフト乗り換えの目的を明確にしておくと、選定基準がぶれにくくなります。

また、なぜソフトを乗り換えるのか、理由を必ず職員全員に伝えて進める必要があります。理由が共有されていないと、上の一方的な決定と捉えられてしまい、せっかく導入しても現場に根づかない理由となってしまいます。

「残業を減らして職員の負担を軽減するため」「ケアの質を上げるため」など、前向きな理由を共有することで、職員も納得しやすくなります。

課題と目的が整理できたら、それを基準に複数の介護ソフトを比較します。機能の有無や操作のしやすさはもちろん、導入コストやサポート体制も重要な判断材料です。自施設の規模やサービス内容に合ったソフトを見極めることが、乗り換え成功のカギとなります。

できれば実際に介護ソフトを使用する職員も一緒に選定を行うと、現場に則したソフト選定が行えるとともに、職員にも納得感を感じてもらいやすくなります。

気になるソフトがあれば、まずは資料請求を行いましょう。各社のパンフレットや提案資料を取り寄せることで、機能や価格、導入事例などを客観的に比較できます。紙面やPDF資料を並べて見ることで、自施設の条件に合う介護ソフトを絞り込みやすくなります。

候補を絞ったあとは、実際にデモを受けたり無料トライアルを利用したりして、操作感や使いやすさを確かめます。スタッフが日常的に使う画面や入力方法を確認することで、導入後のギャップを防ぐことができます。また、サポート体制や導入時の研修の有無なども、この段階でチェックしておくと安心です。

また、新旧ソフトの併用利用をすることになるので、移行に向けての準備期間とし、介護の記録や請求データを旧ソフトと同じように入出力できるようになった時点で切り替え、通常業務に支障をきたすことなく乗り換える方法をとることもできます。

介護ソフト移行にあたっての注意点です。想定外の問題が発生して後悔することのないよう、頭に入れておくようにしましょう。

介護ソフトを乗り換え後、すぐに通常業務を行えるわけではなく、操作に慣れるまでの期間が必要となり、介護ソフトの使い方など、スタッフへの教育コストもかかります。ユーザーインターフェースの優れた介護ソフトも存在しますので、感覚的に使用することができるソフトであれば、操作に慣れるまでの時間を短縮することができます。

乗り換え以前のソフトで国保連請求の際に伝送を使用しており、乗り換え後のソフトでもCD-Rでの請求を挟まずに、引き続き伝送請求を行いたい場合は、乗り換え前・乗り換え後のソフト会社にそのように伝えておくことでスムーズに乗り換えが行えます。

介護ソフトから伝送を行うには、委任状という書類の提出が必要です。委任状とは、代理人（介護ソフトベンダー）が介護事業所に代わって介護保険の請求を行う際に国保連に提出する必要のある書類で、委任状の提出期限は市町村によって異なります。伝送から伝送への切り替えを行う場合は、介護ソフトベンダーに事前に相談しておき、委任状やその他必要な対応にについても計画的に進める必要があります。

介護ソフトの乗り換えは不安に感じる方も多いですが、自事業所の需要に合ったソフトを選定し、介護ソフトベンダーと連携して進めることで、現場の負担を最小限に乗り換えを行うことができます。介護ソフトは事業所の業務効率やスタッフの負担軽減、人材不足の解消に直結する重要なツールです。ぜひ今回のポイントを参考に、最適な介護ソフトへの乗り換えを実現してください。

介護ソフトのトリケアトプスは、介護ソフトの乗り換えに対応した介護ソフトです。乗り換えの際のデータ移行にも対応しており、介護保険請求に関する基本データ（事業所・利用者情報）の移行を無償でお手伝いさせていただきます。

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