介護ソフトの乗り換えのポイント！データ移行や注意点について解説

介護事業所が介護ソフトを乗り換えたいと考える理由は様々です。
例えば、導入したソフトがスタッフにとって使いづらく、介護現場でうまく活用できない場合、業務効率がかえって低下してしまうことがあります。また、ソフトの使用中に不具合が発生した際に、適切なサポートが受けられない、もしくは対応までに時間がかかりすぎるといった問題が発生すると、作業が滞ったり増えたりしてしまい、ソフトそのものへの不満が蓄積されることもあるでしょう。また、使っているうちに、欲しい機能が明確になり、欲しい機能を搭載した他社のソフトがあれば乗り換えを検討する場合もあるかと思います。本記事では、介護ソフトの乗り換えを行う際の手順やポイント、注意点について詳しく解説します。

まずは施設内の業務フローが現在使用しているソフトウェアの機能をうまく活用できているかを確認しましょう。「業務がうまく回っていない」と感じる原因として、ソフトに合わせた業務フローになっていない可能性が考えられます。例えば、ソフトに直接入力できる情報にも関わらず、担当者がメモを取ってからソフトに入力するなど、無駄な手順が挟まっていないか確認しましょう。また、個人のやり方が固定化されてしまい、業務が非効率化している場合もあります。

現状の課題は本当に介護ソフトの乗り換えを行わなくては解決することができない課題なのかを確認します。人によって介護ソフトへの理解に差がある場合、スタッフ間の知識の共有によって課題が解決する場合もあります。今のソフトに不足している機能があれば、システム会社と相談して機能追加の可能性を探るのも一つの方法です。

業務改善や現行ソフトへの機能追加を検討した結果、やはり乗り換えを行うことで問題が解決される場合もあります。

乗り換えを考えた方が良いと考えられるケースは以下の通りです。

• 介護ソフトの機能が業務と合わない
• 法改正に対応できていない
• 介護ソフトの利用料が負担に感じる
• ユーザーサポートが不十分

現在使用している介護ソフトが、日々の業務と合っていない場合、業務の効率化を妨げる原因となります。例えば、使いたい機能がない、あるいは逆に使わない機能が多く、事業所によっては機能が少ない分シンプルで使いやすいソフトの方が業務と合っている場合もあります。

例えば、小規模の事業所が大規模事業所向けのソフトを使用している場合、ソフトが高機能な分、不要な機能が搭載されていて使いづらい場合があります。

介護業界は法改正が頻繁に行われますが、利用中の介護ソフトが新しい法改正に対応していない場合、適切な対応ができなくなり、業務やコンプライアンスに支障が出る可能性があります。

介護ソフトにはクラウド型とインストール型がありますが、インストール型を選択すると、法改正の際に時間がかかったり、費用がかかる場合があります。クラウド型は自動アップデートにより常に最新機能が利用可能なため、法改正への迅速な対応を行いたい場合はクラウド型がおすすめです。

介護ソフトの利用料は5,000円～30,000円ほどと、金額に幅があります。介護ソフトの利用料金が高く、コストパフォーマンスに満足できていない場合、同じ機能をより安価に提供するソフトが市場にあるかもしれません。

また、介護ソフトは基本的に機能が多いほど値段が高い傾向にあるため、現在使用しているソフトに不要な機能が多い場合は自事業所に必要な機能を見直すことで、コスパの良い介護ソフトに乗り換えられる可能性があります。

ソフトの操作に関するサポートが十分でない、またはサポート対応が遅い場合、日常的な業務に支障をきたすことがあります。サポート体制が充実しているソフトへの乗り換えを考えるのも一つの方法です。

パソコン作業に多少不安がある事業所様は特にサポート対応の評判の良い介護ソフトに乗り換えると良いでしょう。

実際に介護ソフトを別のソフトに乗り換える際、実際の使用環境や従業員のスキルレベル、さらには組織の文化にも適合するかなどを総合的に判断する必要があります。以下では特に考慮するべきポイントをご紹介します。

乗り換え先のソフトを探す前に、まずは現状のソフトの問題点を洗い出し、ソフトを乗り換える目的を設定します。ソフトを変更する目的が明確でないと、単に性能が優れているという理由だけで新しいソフトを選択することになってしまいます。その場合単なる「ソフトの入れ替え」に終わり、業務の効率化や改善につながりません。現状のソフトに足りない機能を洗い出したり、「入力作業の負担を減らしたい」「請求業務のミスをなくしたい」など、具体的な目的を設定することで、業務の課題を解決できるソフトを選ぶことができます。

介護ソフトを乗り換える際には、自施設に必要な機能要件を満たしているかを確認することが重要です。主な機能の要件として、以下の点が挙げられます。

介護ソフトを乗り換える際、最も大きな課題となるのがデータの移行問題です。膨大なデータをすべて移行することは難しい場合が多いです。利用者の名前や介護保険などの基本情報については、比較的低コストで移行できる場合が多いですが、詳細な記録や履歴の移行はより複雑で、費用がかかることがあります。

全てのデータを移行することは現実的ではないため、介護ソフトを選ぶ際には、どのようなデータが移行可能かを事前にメーカーに問い合わせることが重要です。各メーカーによって、移行できるデータの範囲や方法は異なりますが、自動でデータを移行することは通常できません。そのため、多くの情報を移行したい場合には、手入力による「データパンチ移行」が必要になります。この方法は時間とコストがかかるため、十分な準備と予算の確保が求められます。

介護ソフトを乗り換える際は、事前準備からシステム運用までのプロセスをイメージできるよう、事前に理解しておくことが重要です。本記事では、介護ソフトの乗り換え手順を5つのステップに分けて解説します。

まず、現在使用している介護ソフトの仕様やデータ量を把握しましょう。データ量によって移行作業に必要な時間やリソースが大きく異なります。また、以下の点を確認することが重要です。

• データ形式（CSV、XML、専用フォーマットなど）
• 現在のアップデート状況
• 連携している他システムの有無

既存ソフトの仕様を詳細に把握することで、スムーズなデータ移行が可能になります。

ソフトの仕様とデータ量が把握できたら、乗り換え計画を立てましょう。計画を策定することで、作業の流れを明確にし、関係者全員で共通認識を持つことができます。

計画策定のポイント

1.概要

• 乗り換えの目的や方針を明確にする。
• 業務への影響を整理する。

2.移行中の影響と対策

• 移行期間中に業務へ支障が出ないよう事前にシミュレーションを行う。
• 必要に応じて暫定的なバックアップ体制を整える。

3.移行スケジュールの設定

• 全工程を洗い出し、大まかなスケジュールを作成。
• タスクの細分化を行い、関係者へ共有。

計画段階でしっかりとスケジュールを立てることで、円滑な移行が実現できます。

次に、乗り換え先の介護ソフトを選定します。選定時には、以下のポイントを重視しましょう。

• 現在の課題を解決できる機能があるか
• データ移行の対応状況（CSV対応の有無、移行サポートの有無）
• サポート体制が充実しているか

特にデータ移行については、サポートが提供されているか確認し、自施設での対応が難しい場合はサポートのあるソフトを選びましょう。

新しい介護ソフトが決まったら、データ移行を行います。移行方法は主に以下の2種類があります。

• CSV移行：手軽に移行可能。取り込める情報が限られる。
• データパンチ移行（手作業での入力）：すべてのデータを自由に移行できるが、時間と労力がかかる。

施設の状況に応じて、適切な移行方法を選択しましょう。また、他システムとの連携が必要な場合は、事前にシステム提供会社に相談し、適切なサポートを受けることが大切です。

最後に、新しい介護ソフトを運用するために、スタッフの研修を行います。以下の点に注意しながら教育を進めましょう。

• 基本操作のトレーニング：実際に使用する業務フローを想定し、操作方法を説明。
• 業務フローの統一：スタッフごとに操作方法が異ならないよう、マニュアルを整備。
• トラブル対応の確認：システムトラブルが発生した際の対応フローを共有。

特に介護施設では、スタッフの年齢層が高い場合もあるため、個々の習熟度に応じた指導が求められます。

介護ソフトの乗り換え・新規導入を問わず、介護ソフト選びの際に注意しておきたいポイントは以下の通りです。

介護ソフトの利用料は5,000円～30,000円ほどと、金額に幅があります。また、初期費用が有料のソフト・無料のソフトがあります。欲しい機能に対してオーバースペックな介護ソフトを導入してコストが高くなってしまった…なんてことのないように、費用と欲しい機能を照らし合わせて、コストパフォーマンスの良い介護ソフトを選ぶようにしましょう。

介護請求に強いソフト・介護記録に強いソフトなど、介護ソフトによって特徴が異なります。導入目的に合わせた介護ソフトを選ぶようにしましょう。また、パソコン作業に不安があるため、サポートが充実している介護ソフトを選ぶ・使用したい補助金に対応しているソフトを選ぶなど、事業所に合った介護ソフトを選ぶことも大切です。また、医療や障害に対応しているのかなど、事業所の提供するサービスに合った機能があるのかを確認する必要があります。

複数の施設・事業を運営する、大規模事業所向け機能を搭載したタイプか、対応する種類や事業所施設間連携に制限があるものの、その分シンプルで使いやすく、安価なソフトが多い中規模事業者向けか、事業所の規模に合わせた介護ソフトを選びましょう。

比較サイトやSNSで、実際に導入した事業所の声を参考にするのがおすすめです。特に「使いやすさ」や「解決できた課題」など、具体的な評価に注目しましょう。

介護ソフト移行にあたっての、その他の注意点です。想定外の問題が発生して後悔することのないよう、頭に入れておくようにしましょう。

介護ソフトを乗り換え後、すぐに通常業務を行えるわけではなく、操作に慣れるまでの期間が必要となり、介護ソフトの使い方など、スタッフへの教育コストもかかります。
ユーザーインターフェースの優れた介護ソフトも存在しますので、感覚的に使用することができるソフトであれば、操作に慣れるまでの時間を短縮することができ、移行期間を短縮することが可能となります。

無料体験期間を設けている介護ソフトが多いため、無料体験に申し込みを行って、実際ソフトを使ってみることが必要です。操作画面が分かりやすいか、欲しい機能が備わっているか、サポートは繋がりやすく親切かを確認するためにも、体験版やデモで使用感を必ず確かめておきましょう。

また、新旧ソフトの併用利用をすることになるので、移行に向けての準備期間とし、介護の記録や請求データを旧ソフトと同じように入出力できるようになった時点で切り替え、通常業務に支障をきたすことなく乗り換える方法をとることもできます。

介護ソフトの乗り換えを行う際、介護事業所の通常業務に最小限の影響で実施できるタイミングとして、毎月10日の国保連合会への請求日が一般的です。
乗り換えの適切なタイミングは乗り換え先のソフト会社に事前に確認しておくようにしましょう。
介護ソフトを利用して国保連に伝送を行うため、伝送のタイミングで伝送データが介護ソフトに正しく入力されている必要があります。正しくデータの伝送が行えないと、返戻されてしまい、前月の介護報酬が受け取れない可能性があり、事業所の運営に影響が出ます。

また、既存のソフトをリース契約で導入している場合、新たなソフトへの移行を考える適切な時期は、その契約更新日の3～4ヵ月程度前からとなります。この期間を新旧ソフトの併用期間として設定することで、混乱を最小限に抑えつつ、スムーズな移行が可能となります。この3～4ヵ月間は、データの移行や新システムの習熟、不測の事態への対応など、様々な課題に取り組むための時間となります。新しい介護ソフトへの乗り換えを決定した場合、速やかにリース終了の手続きを開始することが重要です。
リース会社の多くは、契約更新月の1ヵ月前までに書面で継続しない旨を通知する必要があります。この手続きを怠ると、自動的にリースが更新されてしまう可能性が高く、不要な費用負担や契約上の問題を引き起こす恐れがあります。

介護ソフトの乗り換えを検討する際は、まず現状の課題が新しいソフトで解決できるかを確認することが重要です。データ移行の可能性や費用、スタッフへの教育コスト、操作性の良さも考慮する必要があります。特にデータ移行では、どの範囲が移行可能かを事前にメーカーに確認し、準備を進めることが大切です。

また、費用や機能、事業規模に合ったソフトを選ぶことで、効果的に運用が可能になります。導入目的や提供するサービスに合わせた選定や、外部システムとの連携も検討ポイントです。さらに、口コミや評判、サポート体制を確認することで、導入後の運用をスムーズに進められます。

乗り換えのタイミングとしては、国保連への請求後やリース契約の場合は契約更新日の3～4か月程度前が理想的です。この期間を利用して新旧ソフトを併用し、スムーズな移行を目指しましょう。適切な準備と慎重な選定が、乗り換え成功の鍵となります。

介護ソフトのトリケアトプスは、介護現場の負担を軽減し、効率化を行うための介護ソフトです。トリケアトプスはデータ移行に対応しており、介護保険請求に関する基本データ（事業所・利用者情報）の移行を無償でお手伝いさせていただきます。

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